Cómo Dictar Datos en Persona o por Teléfono

¿Alguna vez has tenido que proporcionar datos de cualquier tipo en persona o a través del teléfono? Si ha sido así, que estoy segura de que la respuesta es así, también me atrevo a afirmar de que en más de una ocasión has tenido dificultades para que los escribiesen correctamente. 

 

Y aunque duela reconocerlo, la culpa de estos errores no es únicamente de la persona que recoge la información, porque tanta responsabilidad tiene en la comunicación el que emite como el que recibe. 

 

Si quieres saber cómo dictar datos en persona o por teléfono y que se entiendan y se recojan sin errores, te doy algunos trucos que funcionan.

 

 

▣ Lo primero que debes tener en cuenta es si los datos los vas a tener que facilitar en persona o a través del teléfono. En el primer caso, comprobar si la información que has proporcionado se ha tomado de forma correcta es algo mucho más sencillo, puesto que puedes verificar si lo han escrito correctamente en la pantalla o en papel. En el segundo es más complicado confirmar que los datos que el otro ha tomado son exactos. 

 

▣ Cuando vayas a dictarle datos a otra persona, es fundamental que lo hagas de forma clara. Esto quiere decir que debes hablar en un tono de voz audible y procurando vocalizar lo mejor posible.

 

▣ También es importante que facilites la información de forma pausada, para que el otro tenga tiempo para escribirla sin dificultad. En muchos casos, como nosotros sabemos los datos de memoria o los tenemos escritos delante, pensamos que quien nos escucha los conoce tan bien como nosotros y los dictamos tan rápido que dejamos atrás a los velocistas olímpicos. Ojo, tampoco hay que dar los datos con tanta lentitud que la otra persona se sienta casi insultada.

 

▣ Cuando se trate de nombres, apellidos, direcciones, denominaciones sociales o productos, es recomendable que los deletrees, sobre todo si son largos, complicados, se prestan a confusiones o pertenecen a otros idiomas. 

 

 

▣ A la hora de deletrear y para que se entiendan mejor las letras, puedes utilizar términos conocidos que comiencen por ellas. Por ejemplo, si dictas la palabra AVE, puedes decir lo siguiente: A de Ávila, V de valle y E de extremo. Es muy habitual recurrir a ciudades y países para deletrear así, pero también puedes usar cualquier otros términos sencillos y que todo el mundo conozca. 

 

▣ Aunque si quieres un método infalible para deletrear, puedes utilizar el alfabeto radiofónico internacional (o el español). Esto no es más que la asignación de una palabra que se identifica fácilmente para cada una de las letras del alfabeto. Se utiliza en aviación, en navegación, en las comunicaciones de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad el Estado...

 

 

▣ Si tienes que facilitar una dirección postal, debes comenzar primero por el tipo de vía (calle, paseo, ronda, travesía...), su nombre completo, el número de esa vía, el piso, la letra o el número de la vivienda , el código postal y la localidad, Si es necesario, añade cualquier otro dato identificativo de la dirección que sea necesario, como la escalera. Y también el país, si la dirección pertenece a otro diferente en el que te encuentras en ese momento. 

 

▣ Cuando debas proporcionar un número de teléfono, ten en cuenta que conviene separarlos en bloques. Si se trata de móviles, lo más recomendable es organizarlos en 3 bloques de 3: XXX XXX XXX, aunque también puedes utilizar la fórmula XXX XX XX XX. Los fijos deberías ordenarlos también en bloques, mejor en el formato de 3 bloques de 3 (tanto los fijos como los móviles se escriben así en documentos oficiales). Si se trata de números internacionales, no te olvides del código internacional (código de salida internacional de cada estado, en España es el + o el 00) y de país (cada uno tiene el suyo), antes del número en sí. Por ejemplo, facilitar un teléfono de Portugal si estás en España, tendrías que indicar primero +351 o 00351 y luego el número.

 

▣ Cuando tengas que dictar una gran cantidad de datos, especialmente si no te los sabes de memoria, procura localizarlos todos y tenerlos ordenados delante antes de dictárselos a otro.  

 

▣ Si tienes que proporcionar mucha información, te aconsejo que te prepares un pequeños guion con ellos, ordenados de un modo lógico y fácilmente accesibles.  

 

 

▣ En caso de que vayas a proporcionar información en persona, especialmente si se trata de un lugar con público cerca que pueda escucharla, te recomiendo que la escribas en un papel, y que una vez que la hayan registrado, pidas que te lo devuelvan para destruirlo. De ese modo, le facilitarás a quien te solicita los datos que los escriba, al mismo tiempo que tú mantienes tu privacidad. 

 

▣ Pide feedback a la otra persona para comprobar que los datos que ha recogido son los correctos. Puedes pedir que te los repita, pero siempre de una forma amable y sutil, poniendo el énfasis en comprobar si tú te has expresado bien, y no en si el otro se ha enterado.  

 

¿Has tomado nota de esta información? Espero que sí y que te pueda ser de utilidad, tanto en tu vida profesional como personal.  

 

 

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La primera vez que apareció el post Cómo Dictar Datos en Persona o por Teléfono fue en el blog de Todos Somos Clientes. 

 

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