Cómo Organizar la Documentación de Pymes y Profesionales

¿Eres emprendedor novato? ¿Estás comenzando a realizar una actividad profesional? Si la respuesta a cualquiera de estas dos preguntas es afirmativa, te aviso de que uno de los retos a los que te va a enfrentar no es nada cool, pero que es muy necesario: organizar la documentación de tu pyme o de tu actividad como profesional autónomo.


Y es que si nunca has trabajado en un departamento de administración o de contabilidad, no has realizado labores de secretariado o nunca has tenido un negocio propio, enfrentarte a todo el papeleo que vas a generar en tu negocio puede ser todo un caos.


Por eso, en este post quiero darte algunos trucos y consejos para salir airoso del trance organizativo documental de tu negocio. No es divertido, pero sí es muy útil, así que toma nota...

Qué documentación vas a tener que organizar y archivar


Según la forma jurídica y la actividad, habrá algunos de estos documentos que no serán aplicables en tu caso, así que quédate con los que procedan.


Documentación societaria

• Escrituras de constitución
• Escrituras de compraventa de acciones
• Escrituras de ampliación de capital
• Escrituras de cambio de objeto social
• Escrituras de cambio de domicilio
• Poderes notariales
• Libro Registro de Socios y Acciones Nominativas
• Libro de Actas
• Pactos entre socios 
• Documentación en materia de Prevención de Blanqueo de Capitales

Documentación contable

• Facturas emitidas
• Facturas recibidas
• Extractos bancarios
• Justificantes bancarios
• Extractos de otros medios de cobros y pagos
• Hojas de caja
• Registro de efectos comerciales o letras de cambio
• Registro de cheques y pagarés
• Registro de recibos bancarios
• Libro de Inventario y Cuentas Anuales
• Libro Diario
• Balances
• Pérdidas y Ganancias

Documentación fiscal

• IVA (trimestral, 303)
• Resumen IVA (anual, 390)
• IVA, operaciones con terceros (anual, 347)
• IRPF (trimestral. 111)
• Resumen IRPF (anual, 190)
• Impuesto sobre Sociedades (anual, 200 y 206)
• Pagos a cuenta Impuesto Sociedades (3 pagos del 1 al 20 de abril, octubre y diciembre, 202)
• Declaraciones censales (036 y 037)
• Otras declaraciones fiscales
• Impuestos municipales
• Impuestos sobre vehículos de tracción mecánica
• Impuestos especiales
• Correspondencia con la Hacienda estatal, autonómica y municipal

Documentación laboral

• Contratos
• Nóminas
• Seguros sociales mensuales (TC-1 y TC-2)
• Alta en la Seguridad Social (modelo TA-0521 en el caso de los autónomos).
• Declaración IRPF y situación familiar de cada trabajador
• Reconocimientos y controles médicos
• Calendario laboral
• Documentos de entrega de EPI (equipo de protección individual), si procede
• Documentos de entrga de información de seguridad, si procede
• Documento de aceptación de las normas laborales de la empresa
• Contratos de confidencialidad
• Planes de seguridad
• Documentación de la empresa encargada de la prevención, si es externa
• Documentación de la empresa encargada de vigilancia de la salud
• Calendarios de prevención
• Planes de formación
• Normativa interna de la empresa

Documentación comercial

• Presupuestos para clientes
• Presupuestos para proveedores
• Pedidos de los clientes
• Pedidos a los proveedores
• Contratos de prestación de servicios
• Contratos de recepción de servicios
• Albaranes
• Correspondencia

Otros archivos

• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
• Licencias
• Permisos
• Seguros
• Registro de Marcas y Nombres Comerciales
• Patentes
• Etc. 

Cuánto tiempo conservarla


Según el tipo de información tendrás que guardarla desde los 4 años hasta toda la vida de la sociedad, en caso de que tu negocio tenga esa forma jurídica:

• La documentación societaria ha de ser guardada durante toda la vida de la sociedad. Los Libros de Inventario y Cuentas Anuales deben guardarse al menos 6 años desde el último registro que se haya consignado en los Libros. 

• La información de tipo contable debe archivarse durante al menos 6 años, aunque convendría que fuese durante 10, porque puede exigírtela el Servicio Español de Blanqueo de Capitales si te hace una investigación. 

• La documentación fiscal debe conservarse al menos durante un período de 4 años, aunque conviene, como en el caso de la contable, guardarla durante 10 años por si hubiese una investigación de Blanqueo de Capitales.

• La documentación de tipo laboral  en general tienes que guardarla al menos 3 años, salvo la relativa a Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad Social, que tendrás que conservar durante 5.

• La documentación de tipo comercial debes conservarla durante 6 años. La excepción serían los albaranes de los que, si tienes ya la factura, puedes deshacerte de ellos; aunque también puedes conservarlos grapados a la factura hasta que las destruyas pasado el período de conservación.

  

Cómo procesar los documentos


Lo ideal es que según lleguen facturas, contratos, pedidos y otros documentos, los dejes en una caja o bandeja habilitada para cada tipo de documentación.


Cada cierto tiempo, deberías revisar, seleccionar, darle solución o derivarlos al responsable o departamento correspondiente en caso de ser preciso, digitalizar y archivar esos documentos. Lo que no es nada recomendable es dejar los documentos en cualquier sitio, porque luego te será más difícil localizarlos, recopilarlos y procesarlos. 

Formas de conservar la documentación de tu negocio o actividad 


Hay dos formatos que podrás utilizar para guardar la documentación:

• Papel
• Formato electrónico

 
Habrá documentos que tendrás que conservar en papel, sí o sí, como las escrituras de constitución de las sociedades. Pero siempre que te sea posible, te recomiendo que digitalices toda la documentación (tanto la recibida como la emitida). De esa forma ahorrarás espacio, evitarás desperdiciar papel, podrás localizar cada documento de una manera más rápida (incluso desde fuera de la oficina si la tienes en la nube), agilizarás la tarea de compartir los documentos (con clientes, proveedores y con tu gestoría), evitarás que muchos documentos se degraden con el paso del tiempo (como el papel térmico, por ejemplo).


Eso sí, si quieres que el documento digitalizado tenga valor legal ante cualquier organismo oficial, tendrás que recurrir a una herramienta de digitalización certificada. Este tipo de herramientas, debe estar homologado por la Administración u organismo de carácter oficial correspondiente. Por ejemplo si quieres digitalizar facturas de forma certificada para la la AEAT, tendrás que emplear un software que cumpla los estándares tributarios. De esa forma te evitarás tener que guardarlas en papel. O si se trata de documentos legales habrá que cumplir la normativa que proceda en ese caso. 

Cada cuánto debo procesar la documentación


Según llegue la documentación deberías valorar si es urgente o no lo es, antes de dejarlos en la bandeja o caja que hayas destinado para contenerlos hasta que la proceses. Me explico, échale un vistazo superficial, por si fuese una comunicación administrativa que requiera contestación en un plazo concreto, si se trata de correspondencia importante que necesite una respuesta rápida, si es un requerimiento de pago, etc. 


La frecuencia a la hora de archivar los documentos dependerá del volumen que maneje tu empresa. Si gestionas poca documentación, con que lo hagas cada 15 días o incluso cada mes, es más que suficiente. Si el volumen es medio, puedes hacerlo una vez a la semana. Si la cantidad es muy grande, deberías revisar y procesar la documentación varias veces a la semana.


Cómo archivar la documentación


Algunos consejos a la hora de archivar son:

• Es importante que destines un espacio adecuado para albergar el archivo, que sea seguro y accesible, tanto en formato físico como electrónico. 

• Si vas a archivar en papel, tendrás que emplear el soporte más apropiado para el tipo de documentos de los que se trate. Lo ideal es tener un archivador para la información más reciente y una caja para archivar el ejercicio una vez finalizado.  

• En el caso de los archivadores, procura contar con bolsas de plástico, separadores y etiquetas para poder identificar y guardar la documentación. 

• Para otro tipo de formatos, como los planos y documentos en formatos grandes, tendrás que recurrir a tubos y otros tipos de soportes. 

• Recuerda que la documentación debe estar accesible para cualquier persona que deba consultarla, no sólo para ti. 

• Si no eres tú quien suele llevar el archivo y vas a sacar o añadir algún documento, comunícaselo y sigue el sistema que siga esa persona para organizarlo (alfabético, fechas...). 

• Si llevas la documentación de varias empresas, procura tener carpetas y cajas diferenciadas para cada sociedad. Es decir, no tengas un archivo contable único, con la información de ambas empresas en él, tanto si está mezclada como si está separada. 

• En caso de que los archivadores contengan datos personales sensibles y confidenciales, deberán estar guardados bajo llave y con el acceso restringido. 

• Estos consejos son aplicables cuando se trata del archivo electrónico, la única diferencia en es que en lugar de archivadores y cajas, tendrás carpetas y ficheros. 

• Si se trata del archivo electrónico, es fundamental tener al menos una copia de seguridad, preferentemente en un servidor o hosting externo. 

• Cuando se trate de datos personales, es fundamental que estén protegidos convenientemente y que cumpla la normativa de la RGPD.

La importancia de contar con una buena gestoría


Incluso aunque la contabilidad de tu empresa o actividad profesional sea sencilla y quieras llevarla tú, es fundamental que contrates a una gestoría que supervise esa contabilidad, que te presente los impuestos y que te pueda asesorar en el terreno laboral.


Forma de remisión de la documentación a la gestoría


Mi consejo es que nunca le entregues la documentación original a tu gestoría. Es mucho más cómodo, rápido y seguro hacerlo en formato electrónico. Para eso tendrás que digitalizar todo aquello que tengas en papel, pero te merecerá la pena el trabajo que conlleva.


Esa forma de remisión tiene muchas ventajas: te servirá de copia de seguridad de lo enviado, reducirás la pérdida de documentos por ambas partes y evitarás que la gestoría (si no es muy profesional) tome tus facturas simplificadas y las canjee para ponerlas a nombre de otros clientes (doy fe de que las hay), sin informarte de ello ni pedirte permiso. 


Periodicidad de entrega a la gestoría


En los primeros días de los meses en los que se presenta la documentación fiscal (IRPF e IVA)  del trimestre que corresponda (abril, julio, octubre y enero). Recuerda que los impuestos del primer trimestre se presentan hasta el 20 de abril, los del segundo hasta el 20 de julio, los del tercero hasta el día 20 de octubre y los del cuarto y último trimestre se presentan hasta el 31 de enero.
Una vez al mes si tu empresa o actividad profesional tiene mucho movimiento.


Recuerda que cuanto antes entregues la documentación a tu gestoría, antes te podrá informar del importe que vas a tener que pagar a Hacienda y podrás tomar las medidas necesarias según te convenga, como el aplazamiento en caso de que tengas problemas de tesorería.

Y una vez que la documentación haya cumplido el plazo de conservación...


Debes destruirla siempre, y debes hacerlo de una forma adecuada. Tirarla a la basura en una bolsa es una mala idea, porque puedes ponérselo en bandeja a los delincuentes que busquen datos, tanto tuyos como de tus contactos, para cometer delitos como la suplantación de identidad. Por no hablar de las multas y sanciones que pueden ponerte por no custodiar convenientemente los datos de tus clientes, proveedores y contactos. 


Como ves, es la organización de la documentación no es un tema muy divertido, pero fundamental para tu negocio. 




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La primera vez que apareció el post Cómo Organizar la Documentación de Pymes y Profesionales fue en el blog de Todos Somos Clientes



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