Documentos que Conviene Conservar en Formato Físico

La digitalización de documentos e información es cada vez mayor, de eso no hay ninguna duda. Por consiguiente, el almacenamiento de todo ello en la nube, es una consecuencia lógica y casi irremediable.

Desde todos los ámbitos se promueve que los documentos y la información abandonen el formato en papel de forma definitiva y que se conserven mejor en la nube que en los dispositivos del usuario. La comodidad, el ahorro (papel, tinta, energía, espacio...), la accesibilidad y la seguridad son algunos de los motivos que se alegan para ello. Y que no se me entienda mal, es algo que me parece bien, pero también creo que hay determinado material que sí conviene guardar físicamente. De hecho, hay cierta información que estamos obligados a conservar de ese modo, al menos durante un tiempo. 

En este post quiero compartir contigo los motivos para conservar ciertos documentos e información en papel, consejos para almacenarlos y cuáles deberían ser.

 

Motivos por los que guardar ciertos documentos e información en papel

 

▣ Porque estarán accesibles si hay un corte de electricidad, si se cae Internet durante más o menos tiempo, también en caso de sufrir un ciberataque, tanto tú como tu proveedor de almacenamiento en la nube. 

 

▣ Porque pueden robarte o perder tus dispositivos o discos duros, en los que tengas almacenada la información.

 

▣ Porque hay muchos documentos que, al menos todavía, debes conservar en formato físico. 

 

▣ Porque te permite una cierta privacidad y seguridad, puesto que si alguien quiere hacerlo tendrá que tener acceso a esos documentos físicamente. 

 

Algunos consejos a la hora de conservar información físicamente

 

▣ Guarda datos e información importante en papel o al menos en un soporte que te permita acceder a ellos e imprimirlos si no hay conexión a Internet.

 

▣ Es fundamental que la documentación en papel esté bien organizada, para poder acceder a ella siempre que se necesite. 

 

▣ Es imprescindible que se cumpla con la RGPD en cuanto a la conservación de documentos físicos, desde el mismo momento en el que se trate de una sociedad, un autónomo o un profesional que maneje datos personales de otros. 

 

▣ Te recomiendo que el contenedor en el que almacenes la información sea seguro en cuanto al acceso a ella de terceros, pero que también lo sea en cuanto a la propia integridad de los documentos. Lo ideal: que sea robusto y resistente al agua y al fuego. 

 

 

▣ Debes actualizar la información cuando haya cambios sustanciales.  

 

▣ Todos los documentos que te menciono más adelante también deben estar digitalizados y estar almacenados en al menos dos lugares. Incluso aunque tengas información en la nube, también deberías tener una copia en un sistema de almacenamiento físico (USB, disco duro...).

 

Qué documentos e información conviene guardar en formato físico

▣ Documentos que debes conservar en papel según la legislación.

 

▣ Aquellos que son imprescindibles y que te conviene que estén accesibles si no hay conexión o si hay un corte de energía. 

 

▣ Documentación identificativa como persona física: NIF, pasaporte, tarjeta sanitaria, partida de nacimiento, libro de familia, etc.

 

▣ NIF de la empresa. 

 

▣ Escrituras de sociedades o de propiedades.

 

▣ Poderes notariales, tanto de sociedades como personales. 

 

▣ Testamentos.

 

▣ Capitulaciones matrimoniales. 

 

 

▣ Información bancaria. Te aconsejo que recopiles los números de cuenta, de productos bancarios, de hipotecas, tarjetas de crédito, etc.

 

▣ Documentos fiscales que justifiquen la presentación y pago de impuestos durante el plazo que Hacienda establece que deben conservarse.

 

▣ Documentación contable, que deba estar en tu poder durante el plazo establecido.

 

▣ Documentación laboral y de Seguridad Social que debas conservar obligatoriamente.

 

▣ Contratos, sobre todo los más importantes, incluido el del alquiler del centro de trabajo o de la vivienda. Y también todos los mercantiles que estén vigentes, así como los de prestación o recepción de servicios.

 

▣ Pólizas de seguros.

 

▣ Licencias de todo tipo, incluso las de actividad y medioambientales.

 

▣ Títulos de propiedad industrial e intelectual.

 

▣ Títulos universitarios y diplomas que avalen formación relevante. 

 

 

▣ Manuales profesionales que puedas necesitar para llevar a cabo tu trabajo.

 

▣ Planos de la oficina o de la vivienda. 

 

▣ Documentación relativa al vehículo, incluido el pago del seguro y el Impuesto de Vehículos de Tracción Mecánica.

 

▣ También te recomiendo que te prepares un resumen, por ejemplo en un Excel, de los conceptos, numeraciones, fechas de inicio y vencimiento/renovación y otros datos relevantes de todos los documentos que te he mencionado anteriormente. 

También te recomiendo que conserves en papel lo siguiente

 

▣ Un callejero de tu localidad. Si no hay conexión, no podrás recurrir al socorrido Google Maps u otro tipo de navegador. 

 

▣ Una agenda física con los números de teléfono y direcciones personales o profesionales que puedas necesitar.

 

▣ Un mapa de carreteras.

 

▣ Una agenda en papel con los teléfonos y direcciones de emergencias más importantes: Policía Nacional y Local, Guardia Civil, Protección Civil, bomberos, hospitales más cercanos, ambulatorio que corresponda, médicos especialistas en caso de padecer enfermedades crónicas, Centro Nacional de Toxicología, aseguradoras...

 

 

▣ Una agenda física con los números y direcciones de organismos públicos que puedas necesitas: Seguridad Social, AEAT, DGT, Ayuntamiento, Comunidad Autónoma que corresponda... 

 

▣ Un manual de primeros auxilios básico.

 

¿Guardas estos documentos en papel? ¿Añadirías alguno a esta lista?

 

¿No sabes cómo comenzar a redactar un documento? Pues no dejes de pasar por la pestaña de modelos de documentos de nuestro blog. 

 

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La primera vez que apareció el post Documentos que Conviene Conservar en Formato Físico fue en el blog de Todos Somos Clientes.

 

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