Qué es un Albarán y Para Qué Sirve

Todos hemos oído hablar de los albaranes, y seguro que también hemos recibido alguno, sobre todo con el auge imparable del comercio on-line. Pero... ¿sabes exactamente qué tipo de documento es un albarán y para qué sirve? Porque es mucho más interesante de lo que parece, tanto para el vendedor/prestador de servicios como para el propio cliente.

Es este post vas a encontrar información básica acerca de los albaranes y su uso, así que no te lo pierdas...

 

Qué es un albarán, y qué no

 

▣ Es un documento comercial, que también se denomina nota de entrega, se aplica tanto a bienes como a prestación de servicios.

 

▣ A diferencia de la factura, no es un documento obligatorio, aunque sí que es útil y muy recomendable.

 

▣ El recibo, el presupuesto o la orden de servicio pueden sustituir al albarán en algunas ocasiones.

▣ Desde el punto de vista jurídico es una carta comercial y puede tener valor probatorio en caso de discrepancias entre el vendedor y el comprador acerca de la mercancía entregada.

 

Un albarán no es una factura

 

▣ No sustituye a la factura en ningún caso. 

 

▣ Puede haber varios albaranes, si hay más de una entrega en un cierto período de tiempo, y una única factura que recopile todas las operaciones.

Para qué sirve

 

▣ Es provechoso tanto para el comprador como para el vendedor, también para el transportista si es que es un tercero en la relación comercial. 

 

▣ Para el comprador es práctico, puesto que le permite llevar el control de la mercancía que se le ha entregado. Con él puede cotejar que lo que ha recibido es lo que había pedido (y lo que se le ha cobrado ya o debe pagar tras su recepción), así como el estado en el que le ha llegado.

 

 

▣ Para el vendedor también lo es, ya que le facilita la preparación del pedido, el control de la salida de mercancía de su almacén y que ha sido entregada a su destinatario.

 

Cómo confeccionar un albarán

 

Los datos

 

▣ No hay datos obligatorios para confeccionar un albarán, aunque sí que hay algunos que son recomendables. Estos son:

 

Del proveedor

 

• Nombre o razón social.

 

• Dirección postal.

 

• Identificación fiscal.

 

• También conviene que aparezca el logotipo de la empresa si se dispone de él. 
  

 

Del cliente

 

• Nombre o razón social.

 

• Dirección postal.

 

• Identificación fiscal.

 

Del albarán

 

• Número del albarán.

 

• Fecha de emisión.
  

 

Referencias

 

• Número de pedido o referencia.

 

• Número de la factura, si es que ya se ha emitido.

 

• Plazo de pago, en caso de que el cliente deba pagar la mercancía a su entrega. Esto no es aplicable a las compras on-line que se abonan antes de su entrega.
  

 

De la mercancía o del servicio prestado

 

• Descripción detallada de la mercancía entregada o del servicio prestado.

 

• Si no se ha podido completar el pedido o presupuesto del cliente es necesario indicar qué artículos no se han entregado, si se podrá hacer en un futuro y las condiciones de entrega cuando estén disponibles.

 

• Hay albaranes en los que aparece el precio unitario y total de la mercancía (albarán valorado) y otros que no lo incluyen (albarán sin valorar). El primero no suele ir acompañado de la factura, el segundo sí, o ya se le ha enviado previamente el documento en formato físico o digital.
  

 

De la entrega

 

• Es necesario dejar un espacio para que el cliente firme la recepción del pedido, así como la fecha y hora si se considera oportuno. 

 

• La fecha es fundamental puesto que si el pago se va a hacer tras la entrega, el cliente tiene un plazo máximo de 60 días para abonar la mercancía o la prestación de servicios. 

• Para el cliente es importante revisar que la mercancía entregada es la que aparece en el albarán y que está en perfecto estado. Ya sé que no siempre es posible, por el poco tiempo del que dispone el transportista para repartir los envíos, aunque no puedo dejar de darte este consejo. Si no has revisado los artículos en el momento de la entrega, hazlo lo antes posible, de modo que se lo puedas comunicar al proveedor inmediatamente.
  

 

El formato

 

▣ Lo ideal es que tanto la tipografía como los colores y el estilo sean los mismos del resto de documentos de la empresa, o al menos que tenga una cierta coherencia con ellos. 

 

 

▣ Habrá que generar al menos 2 copias, una para el proveedor y otra para el cliente. En caso de que el transportista sea un tercero, también conviene crear una copia también para él.

 

▣ Se puede utilizar una plantilla (gratuita o de pago) o confeccionar el albarán desde cero.

 

▣ Se pueden enviar en papel o de forma electrónica.

 

▣ En algunos casos se puede aceptar la entrega de mercancía de forma electrónica, mediante un dispositivo electrónico habilitado para ello, y luego enviar el albarán en papel como justificante a posteriori.

 

La conservación

 

▣ Se deben conservar, como en el resto de documentos comerciales, durante 6 años. Aunque no es obligatorio, sí que es aconsejable. Lo ideal: guardar el albarán grapado a la factura, la cuál sí que debes conservarla durante el período de regularización y 4 años después. 

 

Espero que esta información acerca de los albaranes te haya sido útil. 

¿No sabes cómo comenzar a redactar un documento? Pues no dejes de pasar por la pestaña de modelos de documentos de nuestro blog. 

 

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La primera vez que apareció el post Qué es un Albarán y Para Qué Sirve fue en el blog de Todos Somos Clientes.

 

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