Qué Es una Factura Proforma y para qué Sirve

La factura proforma es un documento que se usa en operaciones comerciales, aunque no es del todo conocida por la persona física o jurídica que la recibe, ni por quien la podría emitir y todavía no lo hace. Y eso que es un documento bastante útil.

 

Si quieres saber qué es realmente una factura proforma, que datos incluye y para que usarla, no tienes más que seguir leyendo...

 

Qué es una factura proforma

 

▣ Es una factura provisional, una especie de borrador, no una factura ordinaria o definitiva.

 

▣ Implica un compromiso del proveedor para entregar bienes o prestar servicios con unos precios y condiciones determinado. 

 

▣ Se le envía al cliente de manera informativa con los datos que incluirá la futura factura. De esa forma éste sabrá los conceptos, precios  y condiciones que posteriormente se le cobrarán. De esa forma puede prever el pago de la factura. También le permitirá confirmar que los conceptos, precios y descuentos son correctos. 

 

▣ Funciona como justificante de una operación que todavía no se ha formalizado, pero que sí se ha iniciado.

 

▣ Tiene validez a efectos legales (acredita una operación comercial, aunque el proveedor no haya entregado el bien o prestado el servicio y el cliente no haya pagado), al contrario que el presupuesto, con el que en ocasiones se confunde. 

 

Y lo que no es...

 

▣ No es una factura ordinaria, por lo tanto no tiene valor fiscal. 

 

▣ No es un documento definitivo, sino una propuesta que se puede aceptar (en todo o en parte) o incluso que el cliente no la valide.

 

▣ No es un presupuesto, porque éste es una oferta que se le hace a un cliente (una propuesta inicial, que no tiene que estar totalmente definida ni cerrada), mientras que la factura proforma implica una voluntad de la partes de que la operación (que ya han acordado inicialmente ambas partes en cuanto a los productos/servicios, condiciones y precios) se realice. 

 

▣ No es un albarán, puesto que éste se emplea como justificante de la entrega de un producto o de la prestación de un servicio. 

 

▣ No es un justificante de pago.

 

▣ No se contempla en la contabilidad del autónomo o de la empresa (ni en el caso del proveedor ni en el del cliente).

 

Quién puede emitirla

 

▣ Cualquier autónomo, profesional o empresario que realice ventas de bienes o prestación de servicios y que facture por ello.

 

Qué datos debe incluir

 

▣ Debe indicarse que se trata de una factura proforma de forma clara.

 

▣ Es conveniente que tenga numeración (aunque no es obligatoria), pero ésta no debería seguir la misma que la de la facturas ordinarias (no tienen valor contable ni fiscal, por lo que no se deben confundir las proforma con las ordinarias). Si las emites con frecuencia, conviene numerarlas para mantener un mejor control sobre ellas.

 

 

▣ Tiene que llevar fecha de emisión. Es un dato importante a la hora de identificar el documento para su localización y archivo, pero también para controlar cuándo se hizo la propuesta al cliente. Si ha transcurrido una cierta cantidad de tiempo desde que se le hizo llegar al cliente la factura proforma hasta su aceptación, puede que hayan cambiado precios y condiciones. En el caso de los servicios de mantenimiento la fecha también es un dato fundamental, puesto que de que el pago se haga de forma puntual puede depender que el servicio se preste o cese por no haberse satisfecho, y esto es importante para el proveedor y para el cliente.

 

▣ Deben aparecer los datos tanto del proveedor como del cliente (nombre o denominación social, dirección, NIF, si es aplicable el número de IVA comunitario, etc.).

 

También tienen que aparecer los productos/servicios, la divisa que se emplea, los precios unitarios y el total. No está de más indicar también los descuentos y gastos que se aplicarán.

 

▣ Los impuestos aplicables. Esto no es obligatorio, puesto que no tiene valor fiscal, aunque conviene hacerlo para informar mejor al cliente acerca de los impuestos que gravarán la operación.  

 

▣ La forma de pago. Transferencia, tarjeta de crédito o débito...

 Para qué sirve

 

▣ Una vez que el cliente ya ha aceptado un pedido o que ya se ha acordado con él que se van a entregar determinados bienes o a prestar ciertos servicios.

 

▣ A nivel informativo para el cliente.

 

▣ Para declarar el valor de las mercancías enviadas en aduanas, cuando se trata de comercio internacional.

 

▣ Como justificación de una inversión cuando se ha pedido financiación o alguna subvención.

 

Como puedes comprobar, las facturas proforma son documentos útiles en muchas de las operaciones comerciales, tanto si eres el proveedor como si eres el cliente. ¿Las usas ya o lo harás a partir de ahora?

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La primera vez que apareció el post Qué Es una Factura Proforma y para qué Sirve fue en el blog de Todos Somos Clientes.

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