Te hablaré de cómo responder, de cómo conducirse en los grupos y también te daré algunos consejos generales muy útiles, tanto para la comunicación personal como laboral.
Las respuestas
Responde con suficiente rapidez. No siempre podrás hacerlo de forma instantánea, aunque lo ideal es no dejar pasar más de 2 horas para dar tu respuesta. Procura que no pasen más de 24 horas, salvo que tengas una buena justificación, con más razón aún si es un tema profesional.
Si se trata de trabajo redacta cuidadosamente las respuestas, porque tienen la misma repercusión y efecto de cara a tus compañeros, clientes o proveedores que en el caso de un e-mail, una carta o una llamada telefónica.
Si la respuesta merece una llamada telefónica, por su complejidad o por su temática, pide permiso para llamar por teléfono en ese momento o en otro que le convenga al destinatario. Si estás comunicándote por WhatsApp, es posible que no puedas hacer o recibir llamadas, así que siempre es conveniente cerciorarse de que es un momento oportuno para telefonear .
En ocasiones, te convendrá sacar una copia del chat o un pantallazo del mismo. Si quieres tener constancia de alguna conversación por la razón que sea, es la mejor manera de hacerlo.
Los grupos
Participa sólo en los grupos que realmente te interesen. Piensa que te robarán parte de tu tiempo y debes valorar si te merece la pena.
Si vas a incluir a personas en un grupo, reflexiona acerca de si realmente encajan en él y les apetecerá participar. Y, siempre que puedas, pide el consentimiento antes de añadirles.
Si te incluyen en un grupo, cerciórate de quiénes están incluidos en él antes de escribir... por si acaso.
Si
creas un grupo, ten cuidado de qué nombre le pones, para que no se
confunda con ningún otro. Imagina si tienes dos grupos: Trabajo
(departamento) y Trabajo (amiguetes). El primero es sólo para los
asuntos de tu departamento, incluido tu jefe. En el segundo sólo están
los colegas con los que te vas a tomar una cerveza después de la jornada
laboral y con los que juegas reñidos partidos de baloncesto los fines
de semana. ¿Te imaginas confundirte a la hora de elegir el grupo y
enviar algún mensaje comprometedor?Si vas a comunicar información de manera puntual, evita los grupos, porque no tiene razón de ser. Se supone que la finalidad de estos grupos es la interacción entre los miembros; si sólo vas a informar una o dos veces de temas que, además, no tendrán respuesta por parte de sus miembros, será mejor que utilices otro medio.
Si los grupos son muy activos, siléncialos, salvo en momentos que te interese estar atento a todos los mensajes. Por tu salud mental y por la de los que tienes alrededor. No hay nada más molesto que estar con alguien a quien le está sonando el chivato del WhatsApp cada 30 segundos. Y, por supuesto, no informes al grupo de que le has silenciado.
Si vas a abandonar un grupo, avísalo antes. Si te vas de una reunión con familia o amigos, normalmente te despides antes de irte, en este caso igual. Educación a nivel básico.
Si estás en un grupo, participa al menos un poco. Los convidados de piedra en los grupos que tienen acceso a la información de todo el mundo, pero que no aportan nada propio, son bastante incómodos.
Más consejos...
No escribas nada de lo que puedas arrepentirte mañana. Reflexiona acerca de qué pensarías si vieses ese mismo texto escrito por una persona ajena...
En
la misma línea que en el punto anterior, te recomiendo que no discutas a
través de WhatsApp, porque casi seguro que te arrepentirás. No es lo
mismo una discusión en persona, que en un medio en el que cada vez que
entres al chat verás lo que habéis dicho ambos estando enfadados. Respeta los horarios y no envíes mensajes a cualquier hora del día o de la noche. En caso de que utilices el WhatsApp para comunicarte con tus clientes, puedes poner en el estado tu horario laboral. Esto es especialmente útil si debes dar citas para prestar un servicio profesional (belleza, salud, etc.).
Procura evitar las críticas y descalificaciones personales más agrias, porque nunca sabes cuándo el criticado tendrá acceso a tus amables comentarios.
No te agobies si no te responden a un mensaje. Si no lo hacen es porque no pueden, porque no quieren, porque no han podido leerlo... o por problemas técnicos (literalmente hablando). En cualquiera de los casos no puedes hacer nada al respecto.
No atosigues a la otra persona recordándole cuándo estuvo conectado por última vez a la aplicación. Esto no es de recibo entre personas con una relación personal, mucho menos aún si se trata de una relación profesional.
Espero que este post te haya sido útil.
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