Ventajas de los Sistemas de Cita Previa

La cita previa es cada vez más común en las empresas que dan atención al público, incluso la Administración está apostando cada vez más fuerte por la cita previa en su atención al ciudadano... y por algo será. 


Cuando antes íbamos a la peluquería o al dentista, lo habitual era acudir sin tener hora reservada, con la seguridad casi absoluta de una espera interminable. Ahora, por suerte, cada vez es más frecuente que los negocios implanten un sistema de cita previa, aunque aún siguen existiendo ciertos establecimientos resistentes a esta práctica. 


Por ejemplo: ¿quién no ha querido reservar una mesa en ciertos restaurantes y le han dicho que no era posible? En mi caso, esto es un motivo más que suficiente para no ir nunca a esos lugares, porque no me apetece tener que esperar una hora a que me den una mesa. Hay quien piensa que eso les ayuda a trabajar mejor y que esas esperas agotadoras consiguen que el cliente valore más el restaurante y la comida cuando, por fin, consigue una mesa. Craso error.


La cita previa, sea cual sea la actividad a la que se dedique la empresa ofrece muchas ventajas. Algunas de ellas son:

• Te permitirá planificar mejor el tiempo y las tareas. Evidentemente, la cita previa ayuda a organizar el tiempo que se dedicará a cada cliente y a destinar ese trabajo a la persona que esté libre antes o que sea más adecuada para él.

• Te facilitará una distribución de tareas dentro de tu equipo de trabajo mucho más racional y eficiente.

 

• Te ayudará a controlar el desarrollo y la calidad de los procesos. Si sabes quién hace qué y a qué hora, te será más fácil ejercer el control sobre el cómo se hace.

• Se ahorran costes, porque la organización eficiente del trabajo y los recursos siempre redunda en una reducción de costes.

 

• Mejora la productividad. Todo lo anterior (planificación, distribución de tareas, control de procesos y calidad y reducción de costes) conllevan un incremento directo de la productividad de tu empresa/equipo.

 

• Te permitirá racionalizar el volumen de trabajo de tu equipo, evitando que hay personas que estén desbordadas y otras no tengan ninguna tarea que hacer.

 

• Mejora la imagen profesional de la empresa y sus trabajadores. Con un sistema de cita previa bien organizado se transmite una sensación de orden y eficiencia.

• Te ayudará a mejorar la orientación y atención al cliente. La cita previa te permitirá personalizar mucho más la atención a tu cliente, utilizando los recursos y personal que mejor se adapten a las necesidades de tu cliente. Por otra parte, podrás incrementar el tiempo de atención, porque no se perderá en tiempos muertos. Y al eliminar de la ecuación las esperas innecesarias, evitarás que los clientes se disgusten y conseguirás que estén más receptivos a lo que les vayas a proponer cuando les atiendas.

Eso sí, para que el sistema de cita previa funcione, es necesario cumplir una serie de requisitos esenciales:

• Es imprescindible diseñar un método de cita previa adecuado a la actividad que desarrollamos, nuestros horarios de atención, nuestro equipo y la clientela a la que nos dirigimos. El sistema debe ser eficaz y sencillo de poner en práctica, para que clientes y personal lo acepten sin problemas.

• Es necesario comunicar ese sistema al personal involucrado en la atención al público para que lo conozca y participe en su correcta implementación. El ser humano es resistente al cambio y es importante comunicar esos cambios de forma adecuada, si no se hace, al proyecto de cita previa de tu empresa se lo llevará el viento.

 

• Y, por supuesto, es indispensable respetar los tiempos escrupulosamente. Si tenemos un centro de belleza con cita previa y, aun así, el cliente debe esperar más de media hora para que le atendamos, será peor el remedio que la enfermedad. Todos entendemos que puede haber un retraso de 5 ó 10 minutos, pero más de ese tiempo puede ser un motivo de enfado... o de pérdida del cliente. 

• También es vital motivar al personal para que lo considere una ventaja, no un engorro. Hay muchas personas que consideran las novedades como un trabajo extra, no como una forma de ahorrar tiempo y esfuerzo, como es este caso. Lo ideal es transmitir, además de los procesos a seguir, los beneficios que se obtendrán a corto, medio y largo plazo.

 

• Es imprescindible comunicar el sistema al cliente para que haga uso del mismo desde el primer momento de su implantación. Y, por supuesto, animarle a que lo utilice, explicándole las ventajas.

 

• Es necesario analizar periódicamente el sistema de cita previa para comprobar si se utiliza correctamente, se cumplen objetivos y si es necesario incluir algún cambio o mejora para obtener el máximo rendimiento.

¿Ya tienes cita previa en tu empresa o institución? ¿Cuál es tu experiencia? Cuéntanoslo, estaremos encantados de aprender contigo.