La LOPD por las Nubes

Los datos personales y la nube: un asunto complejo

En un artículo anterior pudiste encontrar información general sobre "la nube". En esta ocasión me gustaría hablarte del cloud computing en relación con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).


Como autónomo o empresario debes cumplir esta ley, además de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSICE), en caso de que existan comunicaciones o comercio electrónico, o sea, para todos los que desarrollamos una actividad profesional en el siglo XXI.


Y este cumplimiento es obligatorio, aunque tus datos anden "por las nubes".


Y, como cedente de tus datos personales, también debes saber que la empresa o autónomo a quien se los cedas debe cumplir esta legislación, aunque contrate un servicio de cloud computing. La seguridad de tu información personal depende de ello.


A continuación te daré unas cuantas claves para que no te lleves más de un disgusto.


Antes de subir la información a la nube


Debes valorar qué datos personales de tus contactos puedes subir y cuáles no. Piensa que tú no tienes el control absoluto sobre esa información y su tratamiento y, a veces, es mejor no ceder esos datos a un tercero para garantizar su integridad. 


Valora qué tipo de nube que interesa contratar:

• Pública. Presta servicio a particulares y empresas, de forma abierta y con una relación regulada por un contrato de prestación de servicio.

• Privada. No se presta servicio a terceros, sólo a la entidad que la gestiona. De tal forma que esa entidad tiene el control total sobre la nube.

• Híbrida. En este tipo de cloud computing unos servicios se prestan de forma pública y otros de manera privada.  

Precios

 
Contrasta precios y condiciones de varios proveedores antes de contratar. No te dejes llevar sólo por los cantos de sirena del precio y céntrate sobre todo en la seguridad.

 
Seguridad del servicio prestado


Ten en cuenta que tú eres el responsable el fichero y es una obligación que no se cede al contratar a un proveedor de cloud computing. Este será en encargado del tratamiento de los datos, pero no será responsable en caso de problemas con esa información. 

 

Verifica las condiciones del servicio: es tu responsabilidad

Es nuestra obligación verificar las condiciones en las que se prestará el servicio.

 
Debemos requerir información real, precisa y completa de cómo se va a llevar a cabo el tratamiento de los datos que subimos a la nube por parte del proveedor.


El proveedor te debe informar de cualquier incidencia relacionada con tus datos y de cómo la ha solventado.

 
Puedes exigir la comprobación de las medidas de seguridad del proveedor. También es posible que las audite un tercero si llegáis a un acuerdo.

 
Puedes exigir también que el proveedor te garantice su certificación de seguridad. 


Subcontrataciones


Averigua si subcontrata en todo o en parte alguno de los procesos. En caso afirmativo el proveedor deberá exigir a la empresa subcontratada todas las medidas y garantías de seguridad.   


Recuperación de los datos

Piensa que, aunque no deberías ser así, no siempre es fácil que el proveedor de cloud computing te facilite los datos personales que tú le has confiado y que obran en su poder. Bien porque no te los dan, bien porque el formato en el que te los entrega no te es útil para su proceso. Por ello es necesario conocer previamente cómo se llevará a cabo la entrega de esos datos en caso de que los requieras. Y que figure por escrito, claro.  

 
Cancelación del servicio


Es necesario que nos informen de las condiciones de cancelación del servicio, en cuanto a cómo se llevará a cabo el retorno de los datos, del protocolo para el borrado de los mismos, de si se devolverá el control íntegro sobre esa información, etc.

 
Ubicación de los servidores

¿Dónde está ubicada la información?

Otro de los puntos a tener en cuenta es dónde estarán ubicados de forma física nuestros datos a lo largo del tiempo. Este asunto es importante, puesto que según la localización de los datos, podremos ofrecer garantías de seguridad a sus titulares o no.

• En España la legislación aplicable es la LOPD.

• En el espacio europeo las garantías son las mismas que en nuestro país, de tal modo que no hace falta informar al titular de los datos del traspaso internacional de su información personal.

• Pero, y siempre hay un pero, cuando se trata de países de fuera del espacio europeo la cosa cambia y las garantías están en entredicho. Dependerán de la legislación de cada país y de si el proveedor está en condiciones de proporcionar garantías jurídicas suficientes. Por ejemplo, en EE.UU. las autoridades pueden exigir el acceso a los datos de ciudadanos extranjeros que obren en poder el proveedor, incluso cuando se declaran puerto seguro (safe harbor). Por no hablar de las dificultades que encuentra la Administración española en caso de problemas jurídicos con el proveedor.

El contrato


La relación entre la persona o empresa que requiere el hosting de datos y su proveedor se debe regular mediante un contrato.

 
Los contratos pueden ser negociados o de adhesión.

• En los contratos negociados, el cliente puede negociar cláusulas de seguridad para sus datos específicas para sus necesidades.

• En los contratos de adhesión, el contrato es igual para todos los clientes y no es posible que puedan establecerse condiciones específicas de ningún tipo.

 
Es necesario saber que, aunque se firme un contrato de prestación de servicios, el responsable último de los datos personales es el cliente que sube esa información a la nube; tanto ante el titular de los datos como ante la Ley.


Como cliente

Tus datos deben estar seguros, incluso en la nube.

Debes exigir que el autónomo o la empresa a la que cedas tus datos personales cumplan con la legislación vigente y te informe de que está recopilando información, para qué lo está haciendo, de tus derechos ARCO y, en caso de que almacene tus datos en un servidor internacional, te lo indique, así como las condiciones en las que tiene contratado este servicio fuera del territorio europeo.




Información de interés:

Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).
Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSICE).
Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.
Guía para Clientes que Contraten Servicios de Cloud Computing AEPD.


Post relacionados:

La Nube para "Dummies".
Cómo Inscribir Ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos.

 

El Arte de Regalar en la Empresa

El regalo es una forma de comunicación dentro de la empresa, ya se trate de obsequiar a un cliente habitual o a los propios empleados. 

 
Y como tal herramienta de comunicación, es necesario que funcione a nuestro favor. Es imprescindible que no pueda proporcionar una mala imagen de nuestra compañía ni de nuestras intenciones.


Así que, como se acercan las Navidades, una época en la que los regalos están presentes sí o sí, en este post te daré algunas pautas que puedes tener en cuenta a la hora de regalar (bien) en tu empresa.


A la hora de la planificación


Ten en cuenta lo siguiente:

• Objetivos. Pueden ser desde fidelizar a los clientes (internos y externo) a darle mayor (y mejor) presencia a nuestra marca.

• Presupuesto. A partir del dinero que tengas disponible para cada tipo de regalos en tu empresa, podrás comenzar a plantearte qué obsequios podrás comenzar a buscar.

 

• El destinatario del regalo. Deberías tener en cuenta a quién vas a obsequiar y porqué. Planifica todos y cada uno de los regalos que te gustaría hacer, así te resultará más fácil... y económico.

• Quién lo regala. Es importante que preveas qué personas y departamentos harán los regalos. Así podrás diseñar mejor la estrategia... e imputar los costes a cada uno de ellos, lo que siempre es interesante.

• Motivo por el que se hace el regalo. Ten claro el porqué del regalo: Navidades, jubilaciones, campañas promocionales, seminarios...

• Previsión. Teniendo en cuenta todo lo anterior, deberías prever con suficiente antelación la compra, preparación y envío de los regalos. Así no te llevarás sorpresas.

La base de datos


Es importante crear una base de datos para planificar los regalos dentro de la empresa.


En esta base de datos debería recogerse el tipo de regalo (corporativo, promocional...), el receptor (altos cargos, grandes clientes, secretarias, empleados según su cargo...), la época del año en la que se harán (Navidades, congresos, formaciones...) y el precio mínimo y máximo a gastar en cada uno de ellos. Con esta información será mucho más fácil acertar con los regalos y con la inversión destinada a cada partida. Por no hablar de que luego la operativa será mucho más sencilla a la hora de comprar, preparar y enviar los regalos. 

 
Precio

 
El precio del regalo no debe ser ni tan bajo que nos avergüence a nosotros ni tan alto que ofenda al receptor. Un obsequio muy caro puede comunicar al receptor una imagen de prepotencia, que le estamos avasallando o que estamos teniendo una actitud paternalista con él. El gesto nunca debe ser malinterpretado ni debe suponer un compromiso para la otra persona.

Planifica tu gasto en regalos

Ten especial cuidado cuando se trate de funcionarios públicos o altos cargos, porque un regalo puede ser considerado un soborno... y no está el horno para bollos. 

 
También deberías tener en cuenta el precio en relación a los objetivos que quieres conseguir. Gastar mucho dinero en un regalo promocional y muy poco en una cesta de Navidad para los empleados, créeme, es una mala política; porque el beneficio que obtendrás con unos empleados contentos es mayor que el que conseguirás con un pisapapeles en la mesa de la secretaria de un cliente.

 
Tipos de regalos

 
Regalos de tipo particular o por motivos especiales

 
Son obsequios que se hacen a título particular, aun cuando se trate de un regalo que hace un representante de la empresa a un cliente o contacto. Se suelen hacer en ocasiones concretas y hacia personas relevantes para la empresa: altos cargos, grandes clientes, etc.


En estos regalos se busca agradar a quien recibe el regalo, porque es una muestra de consideración que va más allá de lo negocios. 


En este caso te desaconsejo que lo utilices como publicidad, por lo que el obsequio no debería llevar en ningún caso el logotipo o nombre de la empresa; ni de forma invisible, ni de forma velada.  


Se deberían enviar siempre con una tarjeta o carta con el texto (en todo o en parte) y la firma manuscritos.


Este tipo de presentes es mejor enviarlos por mensajero o repartidor de la empresa.

 

Regalos corporativos

 
Son los que se hacen en nombre de la organización y que están establecidos previamente en cuanto a las ocasiones, los receptores y los precios.

 
Estos regalos sí que tienen un componente publicitario, por lo que el nombre de la empresa o su logotipo sí deberían estar presentes, pero de una forma discreta. Por ejemplo, si vamos a regalar un alfiler de corbata, el logo debería ir en el envoltorio, la caja o grabado en la parte no visible del alfiler; es decir, queremos que la persona obsequiada pueda utilizar el regalo, pero que tenga presente quién se lo ha regalado. Otro ejemplo: si regalamos una agenda, el logotipo podría estar sutilmente grabado en la piel del interior.


Según el receptor, el motivo del regalo y los objetivos a cumplir, el regalo debería ir envuelto y acompañado de una tarjeta o carta con la identificación de la empresa y la persona (o departamento) que regalo.


También deberías valorar si te conviene enviarlo por mensajero, como si fuese un regalo particular, por correo postal o entregarlo en persona. 


Por ejemplo, si se trata de un regalo de Navidad para un buen cliente, te recomiendo que el regalo sea de calidad, que lleve un envoltorio cuidado y que lo acompañes con una tarjeta manuscrita. Si la relación no es muy estrecha, sería apropiado que lo enviases por mensajero; si tenéis una cierta amistad, sería mejor que lo entregases en persona.

 
Regalos promocionales

 
Esto sí son publicidad en estado puro. Son ese tipo de obsequios de menor valor, que llevan nuestro logotipo "para que se vea". Llevan incluso el teléfono, la dirección o la página web.

 

Los bolígrafos: un clásico

Son los tradicionales bolígrafos, plumas, llaveros, relojes de mesa, abrecartas, blocs de notas, dispensadores de post-it, etc.

 
Pero, ojo, incluso tratándose de este tipo de regalos, es importante que sean útiles y que tengan una buena relación calidad-precio. Piensa que es mejor gastarse un poco más y que el objeto esté encima de la mesa del receptor de forma constante, a que lo tire a la basura según sales por la puerta o que lo olvide en un cajón; entonces sí te habrá salido caro. Un consejo: valora qué te gustaría a ti y qué tirarías a la papelera, a partir de ahí, busca tu regalo promocional.


No hace falta que estén envueltos ni que lleven tarjeta que identifique a la compañía que regala, puesto que esa información ya está presente en el propio regalo.


Este tipo de obsequios no hace falta que se entreguen en mano, porque pueden enviarse por correo postal o por mensajero, si se trata de una campaña que así lo requieres. Aunque te recomiendo que los entregue en persona quien haga de enlace comercial con el cliente, porque estrechará los lazos con él.


Regalos para el cliente interno

 
Son los obsequios que se entregan a los empleados y colaboradores, tanto si se trata de regalos periódicos (cestas de Navidad, por ejemplo) como si son de tipo especial (jubilación, ascenso, incentivos, maternidad, etc.).

 
En este caso también debería aparecer el nombre de la empresa, pero de una forma discreta; puesto que se trata de reconocer y valorar el trabajo y la relación del trabajador con la compañía.

 
Te aconsejo que cuides también este tipo de regalos, porque consigue fidelizar a tus trabajadores, aumentando el grado de compromiso con tu empresa.

 
Buenos consejos

• Nunca se avisa con antelación que se envía un regalo y, mucho menos, se adelanta de qué se trata.

• Si vas a regalar a varias personas de una empresa o departamento, aun cuando tengas un presupuesto para cada categoría laboral, procura que nadie pueda sentirse ofendido al compararse con los demás. Es decir, si vas a hacer obsequios al departamento de administración de un cliente, intenta que las diferencias de precio o de categoría de los regalos no sean excesivas. Si al jefe de departamento le regalas un estuche de madera noble con 6 botellas de vino del bueno y a los administrativos les regalas un bolígrafo promocional de plástico, probablemente se sentirán agraviados. Y, al fin y al cabo, ellos te pueden poner muchos problemas en un futuro; por ejemplo, que se les traspapele tu factura a la hora de pagarte ese mes...

Mejor acompañados de tarjeta

• Los regalos deben entregarse con una tarjeta y la identificación de la empresa, salvo los promocionales.

• Salvo los regalos promocionales, todos los demás obsequios deberán ir bien envueltos. Según el destinatario y el motivo, se pueden utilizar papel de regalo corporativo o algún adhesivo identificativo. 

• Mi consejo es que no te decantes por artículos demasiado personales, a no ser que sean regalos de tipo especial y que conozcas mucho al receptor.

• Los obsequios que tienen que ver con la comida y la bebida suelen ser bien recibidos, siempre que tengan un mínimo de calidad. 

 

• Es necesario tener especial cuidado si las personas a las que se regala son de otras nacionalidades y culturas porque puede convertirse en un campo minado. Por ejemplo, un español (en general), aceptará de buen grado una botella de vino como regalo; algo que un musulmán, probablemente, considerará una ofensa. O regalar una bonita agenda de cuero bovino a un cliente indio, tampoco sería una buena idea, puesto que la vaca es un animal sagrado en su país. Los clientes estadounidenses, incluso, no estarán muy cómodos con regalos costosos, porque están mal vistos por razones fiscales.

Bases de Datos: Uso o Abuso

Hay muchas empresas que se ven tentadas por la compra o el alquiler de bases de datos para hacer campañas publicitarias de sus productos o servicios, especialmente de telemarketing. Algo por lo que hay que pagar y que, en la mayor parte de los casos, no da buen resultado. Bien porque la base de datos está desactualizada o tiene datos erróneos, bien porque ya está demasiado trillada por otros usuarios de dicha base. En ambos dos supuestos, nuestra compra no nos habrá servido de mucho, porque el rendimiento será mínimo. Y ya no voy a hablar de si las bases de datos cumplen con la legislación vigente o se la saltan a la torera, que eso es otro cantar.

 
En otros casos, las compañías optan por crear bases de datos propias, gracias a distintas fuentes, como por ejemplo: 

• Repertorios telefónicos y guías de telecomunicaciones.

• Listados de profesionales. 

• Boletines oficiales.

• Medios de comunicación.

• Formularios de contacto.

• Correos electrónicos.

• Redes sociales.

• Contactos o visitas previas.

• Listados, con coste, de empresas recopilados en plataformas como e-informa, axesor, etc.

• Listados de nuevas empresas como las que te ofrece de forma gratuita Infocif.

 
En cualquier caso, habrá que respetar lo siguiente:

• Los listados telefónicos, guías de telecomunicaciones y directorios profesionales sólo se pueden utilizar durante un año, es decir, hasta que entra en vigor el siguiente. Luego dejan de ser fuentes accesibles al público.

• Los datos recabados a través de formularios de contacto, correos electrónicos, redes sociales y contactos previos (visitas, entrevistas, networking, etc.) requieren de información y consentimiento si vamos a enviarle publicidad al usuario, especialmente si se trata de comunicaciones electrónicas (LSSICE). Y esto en cada envío.

 

• En el caso de las RR.SS. deberemos atenernos a las políticas de cada una de las redes. 

 

• En boca de todos está el que se puede utilizar el censo promocional como fuente accesible al público, aunque tienes sus peros. El censo promocional son los datos (nombre, apellidos y domicilio) recogidos en el censo electoral pero que, ojo, sólo tiene validez de un año para considerarla fuente accesible al público. Pasado ese tiempo, ya necesita de la información y consentimiento del interesado. Y, por supuesto, no recoge ni teléfono ni correo electrónico; así que no nos sirve ni para telemarketing ni para e-mail marketing.

 
Esta opción de crear bases de datos propias es una inversión de tiempo y esfuerzo, porque requiere que se alimenten y se actualicen de forma constante para que sean realmente eficientes. Esto precisa de un equipo concienciado y una buena herramienta CRM para indexar y gestionar los datos. Si se hace bien, unas BBDD propias y saneadas, pueden ser una mina de oro para tu empresa. Sabrás qué, cómo, cuándo y a quién venderle tus productos o servicios. Y, además, esos contactos no se sentirán molestos o agobiados, con lo que su predisposición hacia ti y hacia lo que quieres venderles será mayor. 


Si las bases se han conseguido de forma ilegal están obsoletas, son erróneas o el equipo que las utiliza es poco profesional y descuidado, el resultado que podemos conseguir es nefasto.

 
A mi compañía siguen llamando personas que o no saben a qué empresa llaman o, peor aún, tienen el nombre incorrecto. Si la empresa se llama 1 de N Tecnologías de la Información, no se puede preguntar por N Tecnologías. ¡Con lo que nos costó elegir el nombre y el cariño que le pusimos! ¿Cómo que N Tecnologías? 


Incluso, rizando el rizo de la incapacidad profesional, las dos frases que ningún comercial o teleoperador debería de pronunciar: 

• "Oiga, ¿eso es una empresa de informática?" (¿de informática, piltrafilla? ¡que hacemos diseño de software a medida!) 

 

• O el tradicional "querría hablar con el gerente/responsable" (¿responsable? oiga usted, que en esta empresa somos todos muy responsables).

O el que en la etiqueta de un envío postal dirige la comunicación a una persona y cargo que ya no está en la empresa. Y estamos hablando de hace ya varios años. 


Y qué decir de esos e-mails no deseados, en los que nos ofrecen piscinas de obra, cerramientos metálicos o grúas de pluma. ¡Señores, que nos dedicamos al sector del software, no de la construcción! 

 
Es importante saber a quién nos dirigimos y cómo podemos cubrir sus necesidades, para que nuestra publicidad sirva de algo. Si no, lo que conseguimos es justo lo contrario, trabajar en contra de nuestra imagen de marca. 


Y, por otra parte, trabajar con una buena base de datos y utilizarla bien, también es un servicio público. Si no quemamos a los clientes con spam (telefónico, postal o electrónico), otras empresas podrán también hacer su trabajo. 

 
Y, tú, ¿usas o abusas de las bases de datos?



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