Si ese concepto te resulta desconocido, a continuación encontrarás información básica sobre las facturas rectificativas, porque tendrás que manejarlas en tu negocio con casi toda seguridad.
Quién puede emitirla
▣ Autónomos, micropymes, pymes y el resto de empresas.
Cuándo hacer una factura rectificativa
▣ Si hay errores u omisiones en la confección de la factura: datos de facturación del cliente, fecha de vencimiento, importes, descuentos, impuestos aplicados, concepto, etc. De hecho, es la única forma de modifica una factura errónea.
▣ Si el cliente ha pagado con antelación y procede a devolver la mercancía o rechaza el servicio.
▣ Cuando el cliente no va a pagar, podemos hacer una rectificativa que anule el importe recogido en la factura inicial. Esto es aplicable a créditos total o parcialmente incobrables. El impago de una factura por parte de un cliente no sólo implica que no hayamos cobrado lo que nos debe, además se añade el hecho de que hemos pagado unos impuestos por ello.
▣ Pero, ojo, no se puede anular una factura y emitir otra por la misma operación que motivó la factura original. Así que si el cliente se va a retrasar mucho en el pago, haz una factura rectificativa para anular la operación, pero ten cuidado a la hora de emitir una nueva, y evita el mismo concepto e importe, porque tendrás problemas con Hacienda, puesto que únicamente se pueden anular facturas para recuperar el IVA en caso de que sean incobrables. Y por este mismo motivo, no deberías utilizar las anulaciones de facturas con el único fin de posponer el pago de impuestos a otro trimestre.
▣ Lo ideal es que emitas la rectificativa en el mismo momento en el que te des cuenta del error.
Qué margen tengo para emitir una factura rectificativa
▣ Tienes 4 años desde la fecha de devengo de la factura para emitir la rectificativa. Una vez superado ese plazo, no tendrás que presentarla.
▣ Si lo que quieres es recuperar el IVA de las facturas emitidas y no cobradas, tendrán que haber transcurrido entre 3 y 6 meses para autónomos, 6 meses para las pymes y 1 año para el resto de empresas, y siempre que hayamos requerido al cliente su pago por requerimiento notarial
▣ Por cierto, desde que hayas emitido la factura rectificativa, tienes 1 mes para entregarla en Hacienda. Junto con la factura tendrás que enviar todos los documentos que justifiquen su emisión. Y tendrás que incluirla en la declaración del IVA que corresponda, mensual o trimestral.
Qué debe incluir
La factura rectificativa debe incluir básicamente los mismos datos que una factura normal, con alguna pequeña modificación:
- Los datos fiscales completos, tanto del cliente como los nuestros (Nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal).
- Número de factura. Es necesario recordar que las facturas rectificativas llevan una numeración consecutiva al igual que las habituales, pero con una R delante de la numeración. De esa forma, la primera factura rectificativa que preparemos será la R-1, la segunda la R-2, la tercera la R-3 y así sucesivamente. Estas facturas deben aparecer en el registro de facturas que llevemos de nuestro negocio.
- Fecha de emisión.
- Fecha de vencimiento.
- Concepto. Es decir la descripción del producto o servicio.
- Se debe indicar que se trata de una factura rectificativa y la referencia de la factura a la que rectifica.
- El motivo de la rectificación.
- Base imponible.
- Impuestos aplicables y su tipo impositivo. Habitualmente IVA e IRPF.
Facturas rectificativas de abono
▣ Son los que registran una diferencia, tanto a nuestro favor como en nuestra contra, en el precio registrado en la factura inicial que le hemos entregado al cliente. Es decir, si le hemos cobrado de más o de menos, debemos registrarlo a nivel contable y fiscal en una factura rectificativa de abono.
▣ Si el cliente nos debe dinero, la factura rectificativa será de abono positiva. Si le debemos pagar la diferencia nosotros al cliente, será de abono negativa.
▣ En este caso, tanto la factura original como la rectificativa son válidas.
Anulación de facturas
▣ Si necesitas anular una factura, porque el cliente se ha echado atrás en la compra o quiere cancelar un servicio, tendrás que emitir una factura rectificativa de abono negativa. Es decir, tendrás que hacerla por el mismo importe, pero con signo negativo. Esto implica que la factura rectificativa anula a la original y la sustituye.
▣ En cualquier caso, hay que tener cuidado con las anulaciones, porque Hacienda puede poner algún inconveniente, sobre todo en el caso de prestación de servicios, requiriendo una justificación exhaustiva.
Facturas rectificativas sin modificación de importes
▣ Si la factura rectificativa no afecta a los importes, sustituirá a la original y la anulará. Esto es aplicable a las que se hayan modificado por errores en los datos de facturación o de concepto.
Rectificación de varias facturas
▣ Si necesitas modificar varias facturas de un cliente, puedes recoger todas en una misma factura rectificativa, siempre que detalles clara y expresamente todos los documentos rectificados.
Espero que esta información te haya sido útil, aunque siempre te recomendaré que tengas contratado un gestor que te pueda resolver todas las dudas que te puedan surgir en cuanto a contabilidad y fiscalidad. Aunque tengas algún conocimiento sobre estos temas, la legislación cambia tanto y es tan farragosa, que es muy fácil equivocarse... y todos sabemos las consecuencias que tiene cometer errores con la Agencia Tributaria.
Información de interés:
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido
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La primera vez que apareció el post Guía Básica de las Facturas Rectificativas fue en el blog de Todos Somos Clientes
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