Consejos para Acabar con el Desorden de Tu Vida Digital

Si te pregunto si tu mesa de trabajo, tu casa o tu trastero están ordenados, la respuesta puede variar según tu personalidad o incluso según el momento de tu vida en el que te encuentres. Hay personas muy organizadas, mientras que otras no lo son tanto (los del orden dentro del caos, ya sabes). Cuando se es adolescente, se tienen niños pequeños en casa o se tiene un trabajo muy absorbente, es más fácil dejarse llevar por el desorden. 

Pero si te consulto sobre el orden de tu teléfono inteligente, tu tableta, tu computadora o la información que tienes en la nube, es muy probable que me contestes que cualquiera de esos dispositivos están más cerca del desbarajuste que de otra cosa. Y no es algo que únicamente te sucede a ti, porque nos afecta a casi todos, y me incluyo, aunque estoy trabajando en ello.

Por eso en este post quiero darte algunos consejos para acabar con el desorden de tu vida digital. 

 

Fuentes de desorden

 

▣ Archivos sin identificar ni etiquetar. 

 

▣ Archivos obsoletos.

 

▣ Archivos duplicados.

 

▣ Emails sin archivar, inútiles, demasiado antiguos o indeseados

 

▣ Suscripciones a newsletters inútiles, anticuadas o no deseadas

 

▣ Perfiles en redes sociales que no usas, que no tienen interés para ti o que te resultan adictivas.

 

▣ Cuentas en servicios que ya no te sirven

 

▣ Aplicaciones que no utilizas o que quizás ni has abierto desde que las instalaste

 

Crea un método

 

▣ Establece un sistema que te permita organizar tu información de una forma sencilla y coherente. Y síguelo una vez que lo hayas creado, archivando inmediatamente la nueva información y eliminando lo que sea necesario lo antes posible.   

 

▣ Utiliza de forma inteligente la nomenclatura, las etiquetas, los colores y todo aquello que te sirva para organizar mejor la información. 

 

▣ Revisa las carpetas (y su contenido) que ya tienes en tus dispositivos. Elimina las que no te sean útiles o estén anticuadas. Y crea aquellas que vas a necesitar ahora y en un futuro próximo.  

 

Tómate tu tiempo

 

▣ Realizar una limpieza completa de la información que almacenas quiere tiempo, así que no pretendas terminarla en dos tardes, porque es imposible. Es la única manera de hacerlo de de forma metódica y eficiente. 

 

Digitaliza

 

▣ Escanea todos los documentos y contenidos que tengas en formato físico y que sean realmente importantes para ti. Hay varias aplicaciones que te permitirán hacerlo desde el móvil, así que ya no tienes la excusa de no tener un escáner en casa. 

 

▣ Luego tendrás que guardar cada uno de esos documentos, textos, imágenes o vídeos en el lugar correspondiente (en el que hayas establecido con tu nuevo método). 

Copia de seguridad

▣ Una vez que hayas hecho limpieza (y también antes de ponerte a ello), haz una copia de seguridad. Una en el propio equipo y al menos otra fuera de tu hogar o de tu negocio. Lo ideal sería tener una copia física en un disco duro o en otro dispositivo, y otra en la nube (especialmente si se trata de una privada).

 

Archivos

 

▣ Revisa todos los archivos, identifica los que te son útiles, etiquétalos y guaŕdalos en sus correspondientes carpetas. 

 

▣ A la hora de nombrarlos, procura que sean lo suficientemente descriptivos a fin de no tener que abrirlos para saber qué es lo que contienen. 

 

▣ Procura que no te tiemble el pulso a la hora de eliminar los archivos innecesarios, porque no todo lo que guardes te servirá en el futuro. No caigas en el Diógenes Digital.  

 

Correo electrónico

 

▣ Comprueba si tienes algún sistema de bandejas diferenciadas como primer paso de organización de tu correo electrónico. Es algo muy útil, porque de un vistazo sabrás qué información tienes y dónde guardarla de forma temporal hasta que la gestiones, la archives o la mandes a la papelera. 

 

▣ Revisa los correos que tienes en tu bandeja o bandejas y elimina aquellos que estén obsoletos o no tengan utilidad o interés para ti. 

 

▣ Archiva aquellos que necesites, ya sea el propio correo o la información adjunta. 

 

▣ Establece filtros para eliminar los correos no deseados en lo posible. 

 

▣ Desuscríbete de listas y newsletters que no haya solicitado o que no sean interesantes para ti. Ocupan espacio y atención que no merecen, malgastarán tu tiempo y te harán perderte comunicaciones que realmente son importantes para ti. 

 

▣ Revisa la bandeja periódicamente, así no se te acumularán los correos y podrás gestionarlos mejor. 

 

Mensajería instantánea 

▣ Borra contactos, chats y canales que ya no te convengan. 

 

▣ De forma periódica borra imágenes, vídeos, archivos de audio y documentos que ya no te sean de provecho. 

 

▣ Establece en la configuración que los archivos no se descarguen automáticamente. 

 

▣ No almacenes información importante en la propia aplicación de mensajería. Toda aquella que te sea útil, archívala fuera. 

 

Redes sociales

 

▣ Revisa todos tus perfiles en redes sociales y valora cuáles te interesan y cuáles no. Aquellos que no has utilizado en un tiempo o que no son de tu interés, son totalmente prescindibles. 

 

▣ Revisa el contenido que has publicado y que no te interese que esté allí (o que incluso te perjudique) y elimínalo sin piedad. Esto es aplicable a fotos, vídeos, posts, etc.

 

▣ Revisa a quién sigues y valora si te aporta algo seguir haciéndolo. Si no es así, diles adiós lo antes  posible. 

 

▣ Evita publicar de forma indiscriminada en las redes sociales. Sé cauto a la hora de compartir información de forma pública. 

 

Navegador

 

▣ Revisa tus marcadores y elimina los que no sean importantes. 

 

▣ Borra la caché, las cookies y el historial de navegación de vez en cuando. 

 

▣ Puedes establecer que la caché y el historial se borren tras cada sesión.

 

Aplicaciones 

▣ Organiza las aplicaciones en carpetas en tu escritorio, agrupándolas según su finalidad, su tipo, etc. Te será mucho mas fácil encontrarlas y manejarlas.

 

▣ Ordena las apps según la frecuencia con la que las utilizas. Cuanto más las emplees, más fácil debe ser el acceso a ellas.

 

▣ Revisa las aplicaciones que tienes instaladas para saber cuáles usas y cuáles no. 

 

 

▣ Gestiona adecuadamente las suscripciones a las aplicaciones. En muchos casos nos suscribimos para disfrutar del período de prueba gratuita, luego se nos olvida darnos de baja y pagamos por algo que ni siquiera llegamos a usar. Puedes ponerte una alerta en el móvil para que te avise cuando vaya a finalizar el plazo y así podrás decidir si cancelas la suscripción o a la mantienes. 

 

▣ Comprueba cada cierto tiempo qué apps tienes, porque en algunos casos, se instalan sin tu permiso... o con las actualizaciones del sistema operativo. 

 

▣ Revisa todos los permisos que les has otorgado y revoca aquellos que no sean estrictamente necesarios. 

 

▣ Desinstala todas las aplicaciones innecesarias.

 

▣ Piénsate muy bien qué apps vas a instalar en un futuro, porque si no son útiles ocuparán un espacio precioso y pueden poner en riesgo tu privacidad y seguridad. 

 

¿Te han sido útiles estos consejos? ¿Tienes algún truco infalible para ordenar tu vida digital?

 

Post relacionados:

¿Sufres Diógenes Digital? 

Cómo Separar el Trabajo de la Vida Personal en Tu Ordenador

Documentos que Conviene Conservar en Formato Físico 

Cómo Organizar la Documentación de Pymes y Profesionales 

Destruir Documentos Te Conviene

 

La primera vez que apareció el post Consejos para Acabar con el Desorden de Tu Vida Digital fue en el blog de Todos Somos Clientes. 

Consejos para acabar con el desorden de tu vida digital by 1 de N Tecnologías de la Información - Arancha Moreno is licensed under CC BY-NC-ND 4.0

Consejos para Organizar las Apps en Tu Smartphone

¿Cuántas aplicaciones y herramientas tienes instaladas en tu smartphone? Si eres un usuario promedio, probablemente tengas muchas, o puede que muchísimas. ¿Y encuentras rápidamente la que buscas cuando lo necesitas, o quizás debes contratar los servicios de un detective privado para localizar esa app que necesitas? Si tienes instaladas muchas aplicaciones y las tienes desorganizadas, es muy posible que te cueste localizar una en concreto.

 

En este post quiero darte algunos consejos para organizar las apps en tu smartphone que espero que te sean tan útiles como a mí. 

 

▣ Aunque te cueste, lo primero es deshacerte de todas las apps y herramientas que te has instalado en algún momento y que no usas nunca. Al fin y al cabo es el mismo criterio que se debe seguir a la hora de organizar un armario: sacar todo fuera, clasificar lo que usas y aquello de lo que debes deshacerte, y eliminar esto último sin pestañear. 

 

▣ Mantén siempre las apps que utilizas con mucha frecuencia en la pantalla de inicio, así las tendrás siempre a la vista. Tendrás que elegir sabiamente cuáles son estas aplicaciones, porque tienes un espacio limitado, tenlo en cuenta.  

 

▣ Puedes consultar todas las aplicaciones que tienes instaladas en tu listado o cajón de aplicaciones, en el que podrás verlas ordenadas.

 

▣ Si tienes la posibilidad de anclar determinadas aplicaciones independientemente de la pantalla en la que te sitúes, puedes hacerlo si las que usas muy frecuentemente son pocas.  

▣ Puedes organizar las apps y otras herramientas por orden alfabético, aunque puede ser un inconveniente si no te acuerdas exactamente del nombre.

▣ Otra forma de ordenación es situar las de un mismo tipo en una zona concreta de cada pantalla. Puede colocarlas en línea, en forma de cuadrícula o incluso a pantalla completa si tienes muchas instaladas. 

▣ Y también puedes utilizar mi sistema favorito: la organización por carpetas. Crea carpetas y arrastra las apps y herramientas que pertenezcan a un mismo tipo para tenerlas mejor localizadas. Sigue un sistema lógico y nombra o describe cada carpeta de una forma práctica y coherente. 

 

 

▣ Puedes utilizar el buscador que tanto Android como iOS tienen disponible, que aparece si estás en la pantalla de inicio, deslizando hacia la derecha (o hacia arriba), según el caso.

▣ En caso de que utilices el asistente digital de tu teléfono, pide que abra la aplicación que no encuentras.

 

▣ Si hay aplicaciones que no usas frecuentemente, pero no quieres deshacerte de ellas por el motivo que sea, siempre puedes ocultarlas para que no te agobien ni ocupen espacio en tu pantalla. No siempre podrás hacerlo, porque no es una opción disponible para todos los dispositivos.  

Tener un smartphone organizado te ahorrará más tiempo y esfuerzo del que puede parecer a primera vista.

Post relacionados:

Cómo Conseguir Más Espacio en Tu Smartphone

Cómo Detectar Aplicaciones Falsas con Éxito

Aplicaciones: Permisos que Pueden Ser Peligrosos 

¿Qué Permisos le Das a las Aplicaciones en Tu Smartphone? 

 Apps: Cuidado con el Permiso para Conocer Tu Ubicación

¿Sufres Diógenes Digital?

 

La primera vez que apareció el post Consejos para Organizar las Apps en Tu Smartphone fue en el blog de Todos Somos Clientes.

Consejos para organizar las apps en tu smartphone by 1 de N Tecnologías de la Información - Arancha Moreno is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional License.

25 Frases Inspiradoras sobre Orden y Organización

El orden y la organización, tanto nivel profesional como personal, es una ventaja. De hecho no una, sino muchas:


▣ Ahorra tiempo, porque el acceso a documentos y objetos es más ágil y no se pierden minutos (o incluso horas) en buscar y rebuscar lo que está perdido. 


▣ Ahora espacio, porque cuando se ejerce el orden y la organización realmente, se prescinde de lo innecesario; primero porque se conoce lo que se tiene y lo que no se usa.


▣ Fomenta el bienestar y la autoestima, porque un espacio ordenado y organizado nos hace sentir bien y trabajar con mejor ánimo. 


▣ Permite un mejor desempeño profesional, porque permite que los procesos sean más ágiles y precisos.


▣ Mejora la imagen profesional y de marca, porque no hay nada que ofrezca una peor imagen de manera instantánea que un espacio de trabajo desordenado.


▣ Evita accidentes, porque todo aquello que esté por medio o que esté mal colocado puede provocar un percance. 


▣ Facilita la higiene, porque un espacio desordenado no se puede limpiar en condiciones. 


Si bien es cierto que si el orden y la organización son el fin y no una herramienta, se termina por quedar atrapado en una serie de normas y procesos inútiles. Por eso es imprescindible que ese orden sea práctico, no meramente estético.


En caso de que el orden y la organización te apasionen tanto como a mí, aquí te dejo mis 25 frases favoritas sobre orden y organización. 

 

1.- “Todo tiene un orden, aún dentro del caos”.

Swami Nadhin

2.- “El desorden no es más que decisiones pospuestas”.

Barbara Hemphill

3.- “En donde hay orden, hay carácter”.

Doménico Dieri Estrada

4.- “Un buen orden es la base de todas las cosas”.

Edmund Burke

5.- “Un buen sistema acorta el camino hacia la meta”.

Orison Swett Marden

6.- “Debo crear un sistema o ser esclavizado por el del otro hombre”.

William Blake

7.- “Organización y educación, cuando interactúan entre sí, se fortalecen, se apoyan mutuamente”.

Noam Chomsky

8.- “Tampoco es inescrutable el azar, también está regido por un orden”.

Novalis

9.- “Con orden y tiempo se encuentra el secreto de hacerlo todo, y de hacerlo bien”.

Pitágoras

10.- “Por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora”.

Benjamin Franklin

11.- “Estableced el orden, el hábito se encargará de mantenerlo”.

Duque de Lévis

12.- “En pocas palabras, si no lo usa o no lo necesita, es desorden y debe desaparecer”.

Charisse Ward

Lo que no necesites, deséchalo

13.- “Comience donde estés. Usa lo que tienes. Haz lo que puedas”.

Arthur Ashe

14.- “La organización no se trata de la perfección; se trata de eficiencia, reducir el estrés y el desorden, ahorrar tiempo y dinero y mejorar su calidad de vida en general”.

Christina Scalise

15.- “El desorden no es solo material físico. Son viejas ideas, relaciones tóxicas y malos hábitos. El desorden es cualquier cosa que no respalde su mejor yo”.

Eleanor Brownn

16.- “Nuestro entorno está conectado con nosotros y refleja nuestra mente, cuando está desordenado nuestra mente también”.

Keisuke Matsumoto

17.- “Soy un bicho raro… me parece que un escritorio ordenado refleja una mente ordenada y organizada, ¿sabes?”

Jann Wenner

18.- “Primero viene el pensamiento; luego organización de ese pensamiento, en ideas y planes; luego transformación de esos planes en realidad”.

Napoleon Hill

19.- “Cuando un hombre no tiene sus ideas en orden, cuantas más tenga, mayor será su confusión”.

Dale Carnegie

20.- “Cuidado con el hombre que habla de poner las cosas en orden. Poner las cosas en orden siempre significa poner las cosas bajo su control”.

Denis Diderot

21.- “La creatividad es la capacidad para poner orden en el azar de la naturaleza”.

Eric Hoffer

22.- “El orden y conexión de las ideas es lo mismo que el orden y conexión de las cosas”.

Baruch Spinoza

23.- “El orden es el placer de la razón, pero el desorden es la delicia de la imaginación”.

Paul Claudel

24.- “El desorden llega del orden, la cobardía surge del valor, la debilidad brota de la fuerza”.

Sun Tzu

25.- “El caos se encuentra en mayor abundancia cuando se busca el orden. El caos siempre derrota al orden porque está mejor organizado”.

Sir Terry Pratchett

Espero que estas frases te ayuden a poner orden dentro del caos que a todos nos acompaña en mayor o menor medida.

Post relacionados:

Cómo Organizar la Jornada Laboral de Forma Productiva 
Trucos para Organizar y Gestionar el Correo Electrónico 
Cómo Organizar la Documentación de Pymes y Profesionales 
40 Consejos para Organizar Tu Despacho

La primera vez que apareció el post 25 Frases Inspiradoras sobre Orden y Organización fue en el blog de Todos Somos Clientes.

25 frases inspiradoras sobre orden y organización by 1 de N Tecnologías de la Información - Arancha Moreno is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional License. Por supuesto, las frases mencionadas son propiedad de sus autores.

Cómo Organizar la Jornada Laboral de Forma Productiva

¿Notas que no eres tan productivo como te gustaría a pesar de ser un profesional muy capaz? Los motivos pueden ser muchos, aunque uno de los más habituales es no organizar tu jornada laboral de forma productiva. 


A continuación te doy algunas ideas para que mejores esa organización y puedas alcanzar el nivel de productividad que deseas.

▣ Acostúmbrate a dedicarle unos minutos al final de tu jornada laboral para planificar la del día siguiente. Aunque haya sido un día agotador, el hecho de sentarte y analizar lo que te espera el día siguiente te ayudará a ser más eficiente y a afrontar tus tareas con menos estrés. Hazlo por escrito (mejor en digital, para luego poderlo consulta más fácilmente que en papel), es más eficaz que hacerlo únicamente en tu mente.

▣ A la hora de organizar el día siguiente, anota las tareas por orden de importancia, aunque luego las anotes en tu agenda de forma cronológica por motivos obvios. El hecho de leerlas organizadas en una lista por su importancia, te hará afrontarlas con la perspectiva correcta.


▣ En caso de que te queden tareas pendientes que tenías en la lista, que no cunda el pánico, ponlas en la lista del día siguiente y listo.


▣ Deja organizado tu espacio de trabajo antes de abandonar tu puesto. Si no te ha dado tiempo el día anterior, hazlo a primera hora de la mañana antes de comenzar tu jornada laboral. Esto es muy importante a la hora de ser eficiente en el desempeño de tu trabajo, aunque haya quien todavía no lo cree.

▣ Aprovecha las herramientas que hay disponibles para organizar tu día a día.


▣ Averigua cuáles son los momentos más productivos para ti a lo largo del día y procura organizar tus tareas teniéndolas en cuenta.  


▣ A la hora de planificar tu día, ten en cuenta una jornada laboral concreta. Es decir, parte de las que figuran en tu contrato (si estás contratado) o las que te pongas idealmente como límite si eres autónomo, ni más ni menos, que idealmente estarían entre las 7-8 horas. Si intentas estirar el día ya desde la planificación, lo único que obtendrás es una jornada maratoniana e irracional, porque a las tareas de más que habrás añadido, tendrás que sumar los imprevistos y distracciones. Y el día tiene 24 horas...

▣ No sobrecargues tu agenda diaria, porque lo único que conseguirás es estresarte y no terminar la mayor parte de las tareas planificadas. Deja espacios libres para poder dedicarte a tareas menores, a imprevistos o, por qué no, a descansar.


▣ Cuando vayas a realizar tareas importantes olvídate del multitastking y evita las distracciones. Si intercalas tareas o te dejas llevar por distracciones voluntarias o inducidas por otros, te costará retomar la concentración necesaria para realizar adecuadamente un trabajo importante. Hay expertos que afirman que se tardan más de 20 minutos en volver a enfocarse en una tarea cuando se ha perdido la concentración, no te digo más.


▣ Evita enredarte en tareas menores y que te resulten más fáciles de realizar, porque acabarás postergando las que sean más importantes (y generalmente más incómodas o difíciles de realizar). Esta forma de afrontar el trabajo implica que no terminarás a tiempo las tareas que sí cuentan o que cometerás errores, por no hablar del malestar y la lucha interna que implica. Programa lo realmente decisivo de tu día primero y deja las tareas más sencillas para el final. 

▣ Gestiona tu correo electrónico de forma eficiente. Esto implica que organices tu bandeja de entrada, que apliques filtros y que te pongas unas horas para consultar y responder los emails a lo largo del día, en lugar de atenderlos según llegan a tu bandeja.


▣ No te dejes llevar por los cantos de sirena de las redes sociales (salvo que seas community manager, claro). Consúltalas en los descansos o una vez que termines tu jornada.


▣ Aliméntate bien y haz ejercicio físico de forma regular. Y no creas que es un asunto menor. Tanto la nutrición como el ejercicio mejoran el nivel de energía, la resistencia al cansancio, la creatividad y el rendimiento.


¿Qué te parecen estos consejos? ¿Tienes algún truco infalible que pueda añadirse a esta lista?



Post relacionados:

Consejos para Ser Más Eficiente Si Trabajas desde Casa 
Cómo Aprovechar Mejor Tu Tiempo


La primera vez que apareció el post Cómo Organizar la Jornada Laboral de Forma Productiva fue en el blog de Todos Somos Clientes.



Cómo organizar la jornada laboral de forma productiva by 1 de N Tecnologías de la Información - Arancha Moreno is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional License.

Trucos para Organizar y Gestionar el Correo Electrónico

Revisar el correo electrónico, en muchas ocasiones, da hasta miedo. Y es que cada vez recibimos más comunicaciones vía email. Al abrir tu correo por la mañana, probablemente te encuentres con decenas (sino centenares) de emails que abarrotan tu bandeja de entrada. Y lo mismo ocurrirá cuando llegues a tu puesto de trabajo después de comer o darle un último vistazo al finalizar el día.


Clientes, proveedores, candidatos, amigos, conocidos, saludados, desconocidos varios, spammers... todos quieren contarte o pedirte algo, y lo hacen a través del email. Esto implica que a menos que te organices muy bien, tu programa de correo electrónico puede resultar un verdadero desastre en el que no encuentres lo que necesitas y pierdas comunicaciones importantes. Por no hablar de que echarle un vistazo a la bandeja de entrada y encontrarla tan atestada que la rueda de scroll de tu ratón acaba pidiendo clemencia cuando intentas llegar al final de la lista, puede resultar realmente estresante.


Como quiero evitarte esos problemas y ese estrés derivado de la desorganización, a continuación quiero compartir contigo unos cuantos consejos para organizar y gestionar de forma eficiente tu programa de correo electrónico. ¿Te los vas a perder?

Conoce tu programa de correo


Aprende a usar las utilidades de tu programa de correo. En muchas ocasiones nos limitamos a las funciones más básicas y perdemos la oportunidad de gestionar nuestros emails de una manera más cómoda y eficiente. De hecho, para poner en práctica muchos de los consejos que verás a continuación necesitarás conocer un poco más a fondo tu herramienta de correo electrónico.


Organización


Si recibes correos personales y profesionales, lo más recomendable es tener dos direcciones de correo electrónico separadas, para evitar que se mezclen ambas facetas. Además, al ser diferentes, te permitirá organizar mucho mejor la bandeja de entrada.


Organiza tu bandeja de entrada por los criterios que más se adapten a tus necesidades: que aparezcan primero los más recientes, procedentes de las direcciones más habituales o importantes, las comunicaciones no leídas antes de las que ya hayas revisado...

Utiliza etiquetas y estrellas para identificar los emails que recibas. Es un método para identificar de un vistazo qué tipo de mensaje es y la acción que requiere. Utiliza diferentes colores para cada tipo de etiqueta y de estrella, así de un único vistazo valorarás de qué tipo de comunicación se trata. Cuando cambie el estado del mensaje, tendrás que cambiar la etiqueta, si es que lo vas a archivar en las carpetas del programa de correo. Por ejemplo si le has puesto la etiqueta de "por hacer" y lo dejas solucionado, deberías reetiquetarlo con un "hecho" o borrarlo definitivamente si no lo vas a necesitar más.


Crea filtros por dirección, por palabras clave o por reglas que te ayuden a gestionar los correos entrantes. Así podrás derivar los mensajes entrantes a determinadas carpetas, reenviarlos automáticamente, etc.


Crea varias carpetas y subcarpetas para dirigir los correos según su temática y su importancia. Según sean tus necesidades, tendrás que abrir más o menos. Si en tu correo recibes correos de trabajo y personales, puedes abrir dos carpetas principales, una para cada faceta. Si controlas varias cuentas de correo, lo ideal sería abrir una carpeta por cada cuenta. Otra opción es crear una carpeta por cada cliente o cada proveedor, si estos no son muy numerosos. Incluso puedes abrir carpetas principales para archivar los emails que debes leer o responder hoy, los que tienes que gestionar a lo largo de la semana o a lo largo del mes. En fin, eres tú quien debe decidir qué sistema de organización es el más apropiado para ti.  


Gestiona tu correo eficazmente


Aprovecha tus dispositivos móviles y los tiempos muertos para consultar el correo tranquilamente e ir realizando las acciones que requiera cada email: archivar, responder o borrar. Los trayectos en transporte público y las esperas para realizar trámites o visitas son ideales para ello.  

No acumules mensajes sin leer en tu bandeja de entrada, porque te abrumarán y terminarás por no localizar los emails realmente urgentes o importantes. Derívalos a las carpetas que te he comentado anteriormente para dejar la bandeja de correos entrantes lo más despejada posible.


Ponte un plazo para leer, responder y borrar los correos que tengas archivados. No los dejes eternamente en sus carpetas. Por ejemplo, si te ha llegado un email el 1 de febrero invitándote a asistir a una conferencia que tendrá lugar el día 3 de marzo y todavía no tienes claro si ir o no ir, pero quieres dejar la comunicación a la vista por si te animas, acuérdate de borrarla si llega el día 4 de marzo y no has acudido al evento.


Borra los correos innecesarios desde el principio. Para que no te pases el día borrando emails no deseados, lo ideal es consultar la bandeja de entrada cada cierto tiempo y aprovechar para eliminar lo que no te sirva. Puedes marcarte como momentos para consultar el correo el principio del día, antes de irte a comer y al finalizar la jornada, por ejemplo. Aunque hay quien dice que no hay que consultar el correo a primera hora, para no engancharse con él y dejar tareas más importantes de lado, allá cada cual. Cada actividad y cada profesional necesitan una frecuencia de consulta concreta, averigua cuál es la más eficaz para ti.


No te dejes llevar por los impulsos. Si eres de esas personas que siempre van aceleradas, haciendo mil cosas a la vez y rápidamente (me incluyo en este perfil), probablemente acabes borrando correos que son realmente importantes junto con los que son inútiles. Aprende a cribar de un sólo vistazo lo que te interesa de lo que no. Para ello necesitas fijarte en el remitente, en el asunto, en la fecha y hora y hacer memoria para discriminar si es un tema importante o no lo es. Ante la duda de si borrar o no, arrastra ese email a una carpeta específica y déjalo reposar antes de realizar ninguna acción.


Crea filtros para marcar el spam y educa a tu programa de correo para que cada vez sea más eficiente a la hora de librarte de este tipo de comunicaciones basura.


Acostúmbrate a revisar la carpeta de spam para comprobar que no se ha colado ningún mensaje importante. Si es así, deberás revisar los filtros y reglas con ese remitente o ese asunto.


Quien evita la ocasión...


Antes de suscribirte a una newsletter, piénsatelo dos veces. ¿Te interesa realmente la información que te van a enviar o no? En muchas ocasiones esta suscripción es algo compulsivo y lo único que conseguimos con ellos en aumentar la cantidad de correo inútil.

Date de baja en todas las newsletters o boletines que no te interesen, porque ensucian el correo, agobian y no permiten identificar rápida y claramente los mensajes importantes. Con la entrada en vigor del RGPD nos está resultando más fácil a los usuarios detectar cuáles son estas newsletters, puesto que al enviarnos el correo de consentimiento del tratamiento de los datos podemos aprovechar para darnos de baja.


Si sueles utilizar alertas para encontrar información, revísalas periódicamente para eliminar las que no te sirvan o reformular las que sean necesarias.


Hablando de alertas y notificaciones, reduce las que procedan de redes sociales y comentarios en publicaciones, dejando únicamente las realmente importantes. 


Espero haberte ayudado a tener un correo más organizado y eficiente. ¿Tienes algún truco infalible que añadir a estos?




Post relacionados:

Cómo Escribir el Asunto Perfecto para Tus Emails 
Netiqueta en el Correo Electrónico (I) 
Netiqueta en el Correo Electrónico (II)


La primera vez que apareció el post Trucos para Organizar y Gestionar el Correo Electrónico fue en el blog de Todos Somos Clientes.



Trucos para organizar y gestionar el correo electrónico by 1 de N Tecnologías de la Información - Arancha Moreno is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional License.