Cómo Aprovechar Mejor Tu Tiempo

Dicen que el tiempo es oro, aunque yo cambiaría la frase por "el tiempo es vida". Vida para dedicarla a lo que más nos interese: el trabajo, la familia, los amigos, los hobbies... 

 
Y aunque el tiempo es tan importante, desperdiciarlo es un pasatiempo bastante común. Así que, para evitar semejante dispendio, hoy quiero compartir algunos consejos contigo:
 

Antes de nada...


Valora tu tiempo... literalmente. Ponle precio a una hora, de esa forma te será más fácil no desperdiciarlas, ni dejar que otros lo hagan. Toma como referencia lo que cobras por una hora de trabajo o lo que tú crees que vale y toma consciencia de ello. Te aconsejo que esa tasación de tu tiempo la tengas presente no sólo lo hagas en el terreno profesional. Y es que una cosa es invertir tu tiempo en lo que desees, sea lo que sea, y otra muy distinta malgastarlo.


Establece tus objetivos, a corto, medio y largo plazo. Si no tienes claro qué quieres conseguir, difícilmente podrás organizar tu tiempo para lograrlo.


Análisis


Analiza tu día a día, identificando cada tarea y el tiempo que sueles dedicarle. Hazlo de forma realista, ya sé que es difícil enfrentarse a ello, pero es necesario.


Aprovecha también para reconocer cuáles son tus ladrones de tiempo. Es decir, esas acciones y personas que consiguen que los minutos se escurran entre tus dedos sin que apenas te des cuenta. Redes sociales, e-mails, compañeros de trabajo chismosos, llamadas de teléfono interminables e insustanciales, reuniones sin sentido... vamos, los sospechosos habituales.

 
Te aconsejo que el listado de tareas y el de ladrones de tiempo lo escribas cuidadosamente, porque es la forma más fácil de ser realmente consciente de cómo inviertes (o gastas) cada minuto. Y si lo haces con papel y bolígrafo, mucho mejor, porque el hecho de escribir a mano suele hacernos reflexionar mucho mejor.


Averigua qué tareas son urgentes (con plazo de finalización) y las importantes (las que sirven para lograr tus objetivos, ya sea a corto, medio o largo plazo). Una vez que las tengas identificadas, dedícate primero a las tareas urgentes e importantes, luego a las importantes pero no urgentes, después a las urgentes y no importantes y, por último, a las que no son ni urgentes ni importantes. No te dejes llevar sólo por la urgencia, porque es una gran trampa para dejar de llevar a cabo lo que realmente te interesa. 


Toma medidas


Una vez analizado tu día a día actual y las necesidades reales que tiene tu trabajo, resérvale un espacio a cada tarea durante el día. Y sé realista si quieres que funcione.

 
Evita por todos los medios a los ladrones de tiempo. Si se trata de las redes sociales o las aplicaciones de mensajería instantánea, lo tienes más fácil, porque tienes herramientas para que puedas controlar tu acceso durante la jornada laboral. Si hablamos del correo electrónico, deberías eliminar el chivato de tu ordenador que te avisa de la entrada de cada correo nuevo y establecer momentos concretos durante la jornada en los que consultar tus e-mails; así no te dispersarás. Si son personas... tendrás que armarte de valor y paciencia para ser asertivo y no permitir que te arruinen tu agenda. 


Para desanimar a esas personas que tienen como única meta en la vida eso de hacernos perder el tiempo, puedes utilizar el viejo truco de poner cara de concentración y no levantar la vista, porque si estableces contacto visual estás perdido... También puedes colocarte un auricular bluetooth o los de tipo diadema (como los de los teleoperadores y que son comodísimos) y hacer ver que estás hablando por el móvil. Y también los auriculares, como si estuvieses escuchando música. Por supuesto, estos trucos no son aptos si se trata de clientes.


Crea rutinas de trabajo, aunque procura que sean flexibles. Una buena organización aporta seguridad, una organizacion muy estricta, sólo genera ansiedad.

 
Tómate tu tiempo al final de la jornada para organizar tu agenda del día siguiente, incluidas las llamadas y correos que sean previsibles. Esto no sólo te permitirá organizar tu jornada de forma más eficiente, además te servirá para ordenar tu propia mente para el día siguiente.


La planificación


Procura programar las visitas y gestiones que tengas que hacer para la primera hora de la mañana o la última de la tarde. Así dejarás un espacio a mitad del día que podrás ocupar para otras labores. Si tienes varias salidas durante la jornada, aprovecharás mucho menos tu tiempo. 

 
Y hablando de salidas de la oficina, procura planificar los recorridos de la forma más eficiente posible. Sólo te llevará unos pocos minutos, pero luego te ahorrarás horas. Ten en cuenta los lugares donde debes ir, las horas punta de tráfico, los recorridos alternativos, los lugares donde puedes aparcar sin problemas, etc. Y valora si en ciertos casos te puede compensar utilizar el transporte público o el taxi.


Por lo tanto, ten presentes en tu agenda estos tiempos que puedas necesitar para desplazamientos o esperas, etc. 


Deja espacios libres en tu agenda diaria para descansos e imprevistos. Esto te aportará seguridad y desahogo.


No conviertas las jornadas maratonianas en costumbre. No ocurre nada porque de vez en cuando te excedas con las horas que dedicas al trabajo, pero todos los días acaba siendo un lastre para tu productividad. Aunque siga habiendo empresarios (y emprendedores y autónomos también) que piensan que por debajo de las 12 ó 14 horas no se trata de un trabajo sino de un descanso remunerado, es todo lo contrario. El presencialismo no es productivo.


Adelántate a los hechos, sé proactivo. Siempre es mejor estar preparado y tener a mano un "plan B". 


A evitar 


Evita el estrés, porque es al pasaporte directo a la reducción de productividad. Una pequeña cantidad de presión sirve de acicate para trabajar más y mejor, pero llegado a un cierto punto actúa justo al contrario.   

 
Tómate descansos. Si no desconectas cada cierto tiempo de tu trabajo, terminarás por no realizar bien tus tareas y te estresarás en exceso. Haz una parada cada hora u hora y media para ir a por agua, al WC, al archivo... lo que sea para moverte un poco y distraer la atención. Cuando vuelvas habrás recargado las pilas y verás el trabajo con otra perspectiva. 


Elimina la procrastinación de tu repertorio y no aplaces tus obligaciones constantemente. Retrasar lo inevitable sólo ayuda a acumular tareas.

 
Programa (y haz) primero las tareas que más te desagradan. Si las dejas para el final de la jornada, estarás demasiado cansado y tendrás la tentación de posponerlas para el día siguiente. Eso sí, siempre sin perder de vista las variables urgente-importante.

 
No hagas muchas cosas al mismo tiempo. No te concentrarás lo suficente en cada tarea y al final acabarás empleando más tiempo que si hicieses una a una... y será más fácil que te equivoques.


No digas que sí a todo. Si te cargas con demasiadas ocupaciones, terminarás por realizar ninguna de forma satisfactoria, además de estresarte sin necesidad. Valora lo que puedes abarcar y rechaza lo que no sea importante o necesario.


Esquiva las reuniones innecesarias, a las que tan aficionados somos en España. Si lo que (supuestamente) se va a tratar en la reunión se puede llevar a cabo vía videoconferencia, llamada telefónica o correo electrónico, ¿para qué convocar una reunión, con la pérdida de tiempo y desplazamientos que supone?


La delegación


Del consejo anterior se deriva otro realmente vital: delega. A los obsesos del control (como yo misma), nos cuesta mucho delegar, pero es la única manera de que el trabajo sea haga a tiempo y bien. 


Procura rodearte, si te es posible, de un buen grupo de colaboradores para que el trabajo se realice de forma eficiente. Así te será más sencillo delegar cada una de las tareas en la persona adecuada.


Tus ases en la manga


Orden, ante todo. Organiza tu zona de trabajo, tu archivo y tu información. Es algo que, aunque no lo parezca, te ahorrará muchísimo tiempo en tu día a día. Saber dónde está cada cosa cuando hace falta es como el eslogan de esa famosa tarjeta de crédito: "no tiene precio".

 
Aprovecha la tecnología. Tienes una gran cantidad de aplicaciones, herramientas y dispositivos que te ayudarán a ello. Todo aquello que te ayude (realmente) a organizarte y ahorrarte trabajo es bienvenido si quieres aprovechar mejor el tiempo. 


Utiliza cualquier técnica o sistema que te ayude a organizar tu tiempo. Puede ser la técnica del pomodoro, la división de las tareas en bloques cortos para que los imprevistos e interrupciones tenga menos impacto, las listas, los recordatorios, etc.

 
Por cierto, muchas gracias por el tiempo que has dedicado a leer este post, que espero que no consideres malgastado.





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La primera vez que ha aparecido este artículo ha sido en el blog de Todos Somos Clientes.

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