22 Tips para Montar un Despacho en Casa (I)

Hace unos días te ofrecí un post con 24 Consejos Infalibles para Trabajar desde Casa, sobre algunas consideraciones generales y de actitud que son imprescindibles para que trabajar desde tu domicilio sea un éxito. 


En esta ocasión, me centraré en cómo montar tu despacho en casa. Algo que parece fácil, pero que requiere de organización y sentido común. Y cuando digo que no es fácil, es por propia experiencia. Cuando nos embarcamos mi socio (a la vez que marido) en la aventura del emprendimiento, hace ya 11 años, nos las vimos con todos los problemas que conlleva tener la oficina en casa. Nos equivocamos como buenos novatos y, poco a poco, gracias a los batacazos y a la búsqueda de información (y de formación), fuimos aprendiendo cómo hacer las cosas.


Partiendo de esa experiencia, en este post encontrarás 22 tips que te pueden ser de utilidad. En esta primera parte tienes los 11 primeros:
  

1.- Destina una zona sólo para ese fin e intenta no mezclar ni integrar la zona de trabajo con la doméstica.


2.- Separa físicamente la zona de trabajo, ya sea con una puerta, con un biombo, con una mampara... cualquier elemento que divida las dos zonas, te ayudarán también a separarlas en tu mente.


3.- Procura que se pueda aislar del resto, no sólo físicamente. Si no puedes evitar el ruido del aspirador, de tus hijos haciendo el indio o de tu pareja y sus amigos viendo el partido de Liga, es como si estuvieses con ellos en la misma habitación. Una puerta, un pestillo... cualquier elemento aislante es bienvenido.


4.- Intenta que sea una estancia que se pueda ventilar con facilidad. Así estarás más cómodo, te concentrarás mejor y evitarás enfermedades.


5.- Busca la comodidad y la eficiencia. Si tienes que elegir entre la estética y la confortabilidad eficiente, no lo dudes, elige la segunda opción. 


6.- Procura que la decoración sea agradable y acogedora. Cuida los colores y la disposición de los muebles. El despacho tiene que ser un lugar donde, cuando llegues por la mañana, te invite a estar en el todo el día. 
Intenta que el mobiliario sea para oficina. No sólo está diseñado para trabajar con él, además te ayudará a asociarlo con el trabajo, no con el ocio.


7.- Si puedes, prepárate una zona de relax dentro del despacho donde puedas desconectar. Una chaise longue donde puedas leer un rato esa novela que tanto te gusta, una Wii para echarte una partidita y estirar los músculos, una ventana que te invite a contemplar un rato el paisaje...

8.- Busca el orden. En un despacho en una multinacional te podrías permitir un cierto desmadre organizativo, en tu casa, no. Es una forma de ordenar también tus pensamientos y procesos, aunque no te lo creas. Saber dónde está cada casa cuando trabajas desde casa, te dará mucha más seguridad y te ayudará a ser más eficiente, porque no perderás tiempo (y tus nervios) buscando una factura o un presupuesto en una montaña de papeles que sería el sueño de un escalador profesional.


9.- Hazte con todos los elementos de organización que preveas que vas a necesitar: archivadores, bandejas, estanterías, etc.


10.- Busca la seguridad y la ergonomía. Que el despacho esté en tu casa no es justificación para no cuidar la posición de tu pantalla, la altura de tu silla o los enchufes recogidos de tal manera que no te puedas tropezar con ellos. Esto es mucho más importante aún, si tienes a alguien más trabajando en tu despacho o te visitan clientes; en ese caso no es una recomendación, es tu obligación, porque deberás cumplir con la normativa de Prevención de Riesgos Laborales.


Y hasta aquí llegan los 11 primeros consejos. Si quieres ver los 11 restantes, sólo tendrás que visitarnos dentro de cuatro días.


¡Nos vemos!



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Ya que Estamos por la Zona...

Este post nace de experiencia que tuve con un concertador de visitas comerciales que me llamó hace pocos días. 

 

Ya que estamos por la zona...

El concertador llamaba en nombre de una escuela de negocios que ofrecía másteres y cursos para profesionales. He de reconocer que era una persona con una voz muy agradable, con un lenguaje cuidado y con unas maneras impecables. Pero, y siempre hay un pero, utilizó una fórmula que hizo caer el bonito castillo de naipes que con tanto acierto había ido construyendo durante las primeras palabras: "tenemos a un asesor comercial por la zona esta semana y nos gustaría aprovechar para hacerle una visita y facilitarle más información..." ¡Así que sólo les intereso porque están haciendo visitas por la zona! Es una expresión sumamente desacertada (y frecuente, por desgracia), que me transmite como cliente que sólo me van a visitar porque les viene bien y, oye, aprovechan el viaje por si pico el anzuelo sin mucho esfuerzo. Planteado de este modo, casi hay les tengo que dar las gracias porque me van a hacer el favor de visitarme...


Y este error no es del comercial, es del concertador. O posiblemente de quien ha diseñado la acción, que no tiene ni la formación ni la experiencia adecuadas para esa misión.


Hay cierto tipo de concertadores que son los mayores boicoteadores que tiene la empresa. Son capaces de echar por tierra la imagen de marca de una empresa en 2 minutos (de reloj) y de cerrar las puertas definitivamente a cualquier tentativa comercial con ese cliente. Algo que no se explica.

 
El trabajo del concertador debe ser impecable porque es muy importante dentro del departamento comercial y/o de marketing. Su labor puede marcar la diferencia en los resultados obtenidos por la fuerza de ventas.

 
No podemos olvidar los beneficios que se pueden obtener de un buen concertador:

• Si realiza bien su labor, dará una excelente primera impresión de la empresa. Y eso prepara el camino para el trabajo comercial. Si el cliente que ha aceptado la entrevista ya está predispuesto de forma favorable hacia nuestra empresa gracias a ese primer contacto, será mucho más fácil que el comercial pueda hacer su trabajo. 

 

• Sondeará en ese primer contacto al cliente para conocer sus necesidades. Esto ayudará a buscar oportunidades de negocio para el equipo comercial. Captará clientes potenciales (leads) para la empresa. Si el concertador realiza su trabajo adecuadamente, el cliente con el que se cierra una cita es un posible comprador de los productos o servicios que le ofrecerá después el agente comercial. Por supuesto, si la concertación no se hace con profesionalidad, lo que se consigue es una visita comercial que no fructificará. Muchos primeros contactos mal realizados terminan resultando tan nefastos como estos: que el cliente no esté cuando llega el comercial, que no le interese lo que tiene que contarle (ya se lo avisó al concertador, pero este aún así insistió), que ofrezca una actitud hostil, etc.

 

• Aunque su labor no es la venta, sí que es el primer paso de la misma. Una visita bien cerrada, con una recogida de información eficiente y con una atención amable es la antesala de una venta cierta.

Para conseguir aprovechar todo ese potencial es necesario:

• Seleccionar y formar adecuadamente al personal que se vaya a dedicar a la concertación de visitas en la empresa. 

 

• Diseñar una buena acción de concertación de forma coordinada con el departamento comercial y de marketing. 

 

• También es imprescindible crear un guión básico y flexible sobre el que construir cada conversación, no como una forma de encorsetarla, si no como una manera de dirigirla.

 

• En caso de no contar con recursos o personal disponible para la concertación, una buena recomendación es subcontratar el servicio a una empresa de confianza. 

 

• Es necesario coordinar el trabajo de concertadores y comerciales. Si los concertadores saben cuáles son las necesidades de la fuerza de ventas, les será más fácil proporcionarles los contactos que necesitan. Si los comerciales conocen (y aprecian) cuál es la labor del concertador, podrán trabajar en sinergia con ellos para conseguir entrevistas más productivas. 

Y es importante tener en cuenta que, si eres autónomo y conciertas tus propias visitas, también debes cuidar ese primer contacto como oro en paño.


¿Qué opinas de esta experiencia? ¿Te resulta familiar? ¿Consideras imprescindible el trabajo de concertación de entrevistas comerciales? ¿Conciertas tú mism@ tus citas comerciales?



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24 Consejos Infalibles para Trabajar Desde Tu Casa (II)

En la primera parte de 24 Consejos Infalibles para Trabajar Desde Tu Casa te di los primeros 14 consejos, en los que te hablé de cómo organizar tu mente, tu espacio y tu tiempo para trabajar desde tu domicilio. En esta segunda parte encontrarás los 10 restantes; en este caso sobre la salud, la actitud y la planificación.


Comenzamos...

No te agobies... ;)

15.- Si notas que te estás agobiando o no puedes pensar de claridad, sal de la zona de trabajo y ve a otra estancia de la casa. Te ayudará a resetearte.


16.- Hay quien asocia el teletrabajo a estar en pijama todo el día... y es un error. Una forma de diferenciar mental (y físicamente) el trabajo del ocio y el descanso es asearse y vestirse para comenzar la jornada laboral, como si se fuese a trabajar a una oficina externa.


17.- Aliméntate de una forma saludable. Es muy fácil que al trabajar en casa, te veas tentado a comer cualquier cosa a toda prisa delante del ordenador, a no comer siquiera o, por el contrario, a pasarte el día picando y comiendo chucherías. Y ninguna de esas opciones es muy apropiada. Una alimentación sana y equilibrada te ayudará a pensar con más claridad, a rendir mucho más y a mantener el sobrepeso a raya. 

18.- Y la alimentación va de la mano del ejercicio, claro. Piensa que trabajando en casa te vas a mover mucho menos que yendo a la oficina. No tendrás que desplazarte, no subirás y bajarás escaleras, no tendrás que ir al despacho de otras personas para tener una reunión, no acudirás a todas partes corriendo... y eso te pasará factura si no lo contrarrestas con algo de movimiento. Si en casa tienes material para hacer algo de fitness, estupendo; aunque te recomiendo que dejes 3 ó 4 horas semanales para ir al algún gimnasio o que te apuntes a algún club de running o ciclismo (o lo que más te llame la atención), así conjugarás el ejercicio con la socialización.


19.- Planifica y define tus objetivos, como si estuvieses en una gran empresa. Utiliza herramientas de planificación siempre que puedas, te ayudarán a conseguirlo.

Planifícate.

20.- Programa tus tareas a corto, medio y largo plazo para alcanzar esos objetivos.


21.- Analiza y mide tus resultados para averiguar si has alcanzado esas metas y, si no ha sido así, saber el porqué. Haz balances e informes periódicos, aunque sólo sea en tu cabeza, te ayudarán.


22.- Y, algo muy importante, deja tiempo para los imprevistos. Aunque te hayas marcado un programa y lo sigas escrupulosamente, puede haber circunstancias y hechos inesperados que te obliguen a salirte del guión. Si reservas tiempo para esos momentos en tu planificación, no supondrán ningún inconveniente en tu trabajo.

Be professional, my friend...

23.- Respeta la privacidad de documentos y datos personales de los otros como si estuvieses en un despacho de una multinacional. En el momento en que manejes datos de otras personas deberás respetar la LOPD, estés dónde estés. No dejes documentos o información al alcance de cualquiera, aunque sean tu familia o amigos.


24.- Compórtate, muévete y exprésate de una forma tan profesional como si estuvieses en un despacho de una empresa externa. Siéntete profesional, porque lo eres independientemente de dónde desarrolles tu trabajo.
 

Espero que estos consejos te ayuden en tu nueva andadura profesional, tanto si es por cuenta propia como ajena. 


En un próximo post te daré unas cuantas sugerencias para acondicionar tu despacho en casa. 

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24 Consejos Infalibles para Trabajar Desde Tu Casa (I)

Trabajar desde casa cada vez es más frecuente, bien porque lo facilita la empresa para la que trabajamos o porque nos lanzamos a la aventura de ser emprendedores. Alquilar una oficina o un despacho profesional es una opción que no todo el mundo se puede permitir, por lo que trabajar en el propio domicilio se perfila como la mejor (y única) elección.


Seguro que si le comentas a alguien que vas a trabajar en casa, te mirará con admiración y un puntito de envidia. Te dirán que tú sí que sabes, que menudo chollo. Pero toda cara tiene su cruz, y trabajar desde la república independiente de tu casa :) tiene sus dificultades.


Para ayudarte a que el teletrabajo no se convierta en un problema, en este post encontrarás 24 consejos que te harán más fácil la tarea de comenzar a trabajar desde casa. En esta primera parte encontrarás los primeros 14:


1.- Ante de nada, plantéate si estás hecho para realizar tu trabajo en casa. Si no te ves con ánimo para marcarte y seguir unos objetivos en tu domicilio, si te distraes con facilidad o si necesitas el contacto humano más que respirar; lo más seguro es que el teletrabajo no sea lo tuyo.


2.- Una vez que te decidas a trabajar en casa, deja clara la situación a tu pareja, tus hijos, tus padres o tus compañeros de piso. Exponles cómo llevarás a cabo tu trabajo, tus necesidades, tus prioridades y lo que esperas y necesitas de ellos. Tú necesitas separar tu desempeño profesional de tu vida personal cuando te decides a teletrabajar... ellos también.

Separa claramente tu zona de trabajo.

3.- Separa claramente tu zona de trabajo y tu zona personal. Intenta que se pueda aislar del resto con una puerta y, si tienes niños, con un pestillo para poder cerrarla. Y esta separación no sólo debe ser física, también debe ser mental.


4.- Analiza cuáles son tus distracciones más frecuentes e intenta eliminarlas de tu zona de trabajo. Si te encantan los videojuegos, no dejes la consola cerca de tu despacho. Si tienes tendencia a perderte en Internet en asuntos personales, utiliza un software para bloquear tus páginas favoritas en el ordenador destinado al trabajo. 

 
5.- Planifica y decora tu lugar de trabajo de una forma eficiente y agradable. Vas a pasar muchas horas allí y debe ser una zona que sea confortable y te permita desempeñar tu trabajo sin dificultades. Tiene que ser un lugar en el que te apetezca estar.


6.- Utiliza toda la tecnología a tu alcance para facilitarte el trabajo. Un buen arsenal tecnológico te ayudará suplir en gran medida la falta de infraestructura con la que cuenta una empresa más grande.


7.- Haz una lista de todo lo que prevés que vas a necesitar y asígnale un orden de prioridades. Así, si tienes un presupuesto ajustado, podrás planificar las compras de una forma más eficiente.


8.- Si tu presupuesto te lo permite, intenta tener un ordenador para el trabajo y otro para el ocio. Así diferenciarás física y mentalmente las dos facetas. Y la seguridad de tu ordenador laboral será mucho mayor...


9.- Igual sucede con los teléfonos. Procura tener dos números, uno para uso profesional y otro uso particular. Te ayudará a ser más profesional con tus contactos laborales y te evitará situaciones incómodas. Analiza cómo respondes una llamada de un amigo cuando se trata de tu teléfono particular. ¿Te gustaría sonar así cuando atiendas a un cliente?

Intenta tener dos ordenadores y teléfonos distintos

10.- Márcate un horario. Si bien no hace falta que sea tan estricto como si tuvieses que fichar en una empresa, intenta no desviarte demasiado de la rutina que te hayas propuesto.


11.- Pon límites en los horarios de atención a clientes y proveedores. Es muy fácil que se dé por hecho que, como trabajas en casa, estés siempre disponible. Y no debe ser así. Si tú te vas a marcar unas horas de trabajo, los demás deben conocerlas y respetarlas.


12.- Y los horarios deberían ser tanto para comenzar la tarea... como para terminarla. Uno de los peligros de trabajar en casa (y lo digo por pura experiencia) es no saber cuándo desconectar. No por trabajar más horas se es más productivo, más bien ocurre lo contrario.


13.- Hablando de desconectar, es importante que tengas vida social, tanto fuera como dentro de las redes sociales. No renuncies a comer con tu grupo de amigos del gym o a ir al cine con tu pareja, porque es lo que te ayudará a poner en perspectiva tu trabajo... y tu vida.

Sal de casa todos los días, aunque sea para tomar un café

14.- Procura salir de casa todos los días. Así desconectarás de verdad de tu puesto de trabajo, tomarás el aire y harás algo de ejercicio. Da lo mismo la finalidad de la salida: ir a visitar a clientes o proveedores, comprar el pan, a tomar un café, echar el correo o, simplemente, salir a estirar las piernas. Y así te dará un poco la luz del sol y tus niveles de vitamina D te lo agradecerán ;)


Y hasta aquí llega esta primera parte. Nos vemos en la segunda con los 10 consejos restantes. ¡No te los pierdas!


¡Nos vemos dentro de 4 días! 




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