miércoles, 15 de enero de 2014

Cómo Recibir en el Despacho (II)

En la primera parte de Cómo Recibir en el Despacho te conté qué tener en cuenta a la hora de la recepción de la visita, antes de comenzar la entrevista y cómo recibirla. En esta podrás encontrar qué hacer durante la reunión y la despedida.


Vamos a ello...

 
Durante la reunión

 
ejecutivo hablando por telefono
¿Llamadas durante la reunión? No
Lo correcto durante una reunión en el despacho es no atender llamadas telefónicas, tanto por no incomodar al invitado como por mantener la confidencialidad de la conversación. Si estás esperando una llamada urgente o no tienes a nadie que atienda tu teléfono mientras estás reunido, comunícaselo al invitado y discúlpate de antemano. Por desgracia, atender llamadas telefónicas mientras se tiene a una visita en el despacho, es algo más que frecuente. Todavía recuerdo una visita a nuestra abogada, donde respondió a todas las llamadas que le hicieron durante la hora que estuvimos con ella... y fueron muchas.

 
Y, por supuesto, no dejes abandonado a tu invitado en el despacho mientras vas a atender otro asunto en la oficina. Si eres un buen profesional, organizarás tus tareas para que no te suceda esto. Como anécdota, os contaré que hace poco me encontré con una persona que no tenía muy claro este concepto. Estaba manteniendo conmigo una entrevista para ofrecerme sus servicios como asesor y, ni corto ni perezoso, me dejó esperando en su despacho "porque había llegado un cliente que iba a pagar, y el dinero era el dinero", tal cual. Una vez pasados los primeros 15 minutos, me levanté y me fui. Por supuesto, no estamos trabajando con él. 


No utilices un tono o expresiones desagradables. Puedes decir cualquier cosa, pero de forma educada. Si eres el anfitrión, deberías mantener la compostura con tu invitado en cualquier situación, precisamente porque tu despacho es tu territorio.


Aunque es de lógica: no fumes durante la entrevista, aunque pidas permiso a la visita para hacerlo. Además de estar incumpliendo la normativa de espacios sin humo, tu invitado se verá en la obligación de darte su aprobación... aunque le moleste. Recuerdo a una proveedora que, tras haberle indicado que nos molestaba mucho el humo (por motivos de salud), decidió tras unos primeros instantes de contención que iba a fumar sí o sí porque se encontraba algo nerviosa. Tampoco trabajamos ahora con ella, claro.

 
juego de cafeSi lo consideras adecuado por el tipo de visita o por la duración de la entrevista, ofrece agua, refrescos o café a tu invitado.


Si llega otra persona a la reunión, especialmente si va a participar en ella de algún modo, debes levantarte y saludar. Después del recibimiento, presenta al recién llegado con su nombre, apellidos y cargo.


Si hay varias personas en la reunión, no te olvides de mirar y hablar a todas por igual. No te centres en un solo visitante y te olvides de los demás, porque conseguirás incomodar a todo el mundo; el primero porque se sentirá demasiado atendido, los otros porque se sentirán ignorados.


Si la entrevista se alarga, lo más apropiado es posponer los temas pendientes para una próxima ocasión. Las reuniones que se alargan indefinidamente, son tediosas y poco productivas


La despedida


Tu recibes, tu despides; esa es la norma. Si tu invitado es importante (por afecto, interés o jerarquía), acompáñale hasta la puerta o, al menos, hasta la zona de recepción.


Da siempre las gracias por haberte visitado y por el tiempo que te han dedicado


Aquí finaliza esta segunda parte. En la tercera y última (ya, ya se que parecen las obras completas de Tolstói), te hablaré de la otra cara de la moneda: de cómo comportarse en el despacho de otro.


Hasta la próxima entrega. 



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