sábado, 11 de enero de 2014

Cómo Recibir en el Despacho (I)

despacho
Si tienes despacho profesional, seguro que recibirás muchas visitas, tanto de clientes como de compañeros de trabajo. Y atenderles correctamente es parte tus obligaciones y, como no, reflejo de tu imagen personal


Tu despacho es, a todos los efectos, como tu casa. Por lo tanto, debes actuar como un perfecto anfitrión en ambos, atendiendo a tu invitado con esmero. Y el protocolo ayuda mucho en este aspecto, aunque muchos no lo crean necesario.


"Sólo los tontos se burlan de protocolo. Simplifica la vida".
Charles Maurice de Talleyrand


Para recibir correctamente a tus visitas en el despacho, en este post (está dividido en tres partes) encontrarás algunos consejos de protocolo empresarial y sentido común que te pueden ser útiles.


Aquí comienza la primera parte:

 
La recepción

 
La recepción de la visita se puede hacer:


  • Por parte de la recepcionista.
  • Por parte de tu secretaria/o.
  • Por parte de tu asistente o de tu segundo de a bordo.
  • Por ti mismo.

Evidentemente, quién va a recibir al visitante dependerá de la organización de tu empresa y de la importancia de la persona a la que recibimos. Por ejemplo: si no cuentas con una secretaria, está claro que ésta no podrá recibir a tu visita y tendrás que buscar otra fórmula. Y si tu cita es un personaje relevante, lo lógico es que le recibas tú mismo en la puerta o en la zona de recepción.

 
La espera

 
Si el visitante llega y no puedes atenderle de inmediato, deberá aguardar en la sala de espera o en la de reuniones. Mi consejo es que no le hagas esperar en exceso, porque es una muestra de malos modales. Aunque hay personas que creen que hacerse de rogar es una forma de darse más importancia, lo cierto es que es la mejor manera de predisponer negativamente a la persona a la que vamos a recibir. Si vemos que nos vamos a retrasar (por algún motivo urgente) más de 15 minutos, lo adecuado es comunicárselo a la visita y preguntarle si desea seguir esperando o prefiere fijar la entrevista para otro día. Si no le importa esperar, lo más apropiado es ofrecerle agua u otra bebida.

 
Antes de recibir

 
mesa de despacho despejada
La mesa, lo más despejada posible
Algo que debemos tener en cuenta a la hora de recibir en nuestros dominios, es despejar la mesa todo lo posible antes de que llegue. No sólo porque la imagen que se ofrece es más pulcra y profesional, también porque dejamos espacio disponible para toda la documentación que necesitemos en el desarrollo de la entrevista. Y, por otra parte, estaremos cumpliendo con la LOPD y con la más elemental discreción, porque ningún documento con datos sensibles estará a la vista de la otra persona.

 
hombre en mangas de camisa
Evita recibir en mangas de camisa.
Si tienes varias zonas diferenciadas en tu despacho: mesa tradicional, zona con sillones y mesa baja, etc. Decide antes de que entre la visita dónde os sentaréis. Si te interesa marcar las distancias con la persona a la que recibes, ni lo dudes, utiliza tu mesa (y pon las sillas ligeramente alejadas de la mesa, si quieres ser realmente maquiavélico); también si la reunión va a requerir de consulta de documentos y de la utilización de portátiles u otros dispositivos (es más cómodo). Si lo que deseas es crear un ambiente distendido y amigable, lo mejor es que os sentéis en los sillones acompañados de un café.

 
Ponte la chaqueta (seas chico o chica) para recibir a tu visita... y los zapatos. Tengo referencias de una directora de comunicación que se quita los zapatos según llega al despacho y así recibe :(

 
Cuando llega el visitante


estrechando la manoDebes al menos levantarte de tu asiento para ofrecer la mano a tu invitado, aunque lo más adecuado es salir de detrás de la mesa para saludar. Recuerda que debes ser tú quién inicie el saludo, porque eres el anfitrión.


Sonríe. Aunque el tema que vayáis a tratar sea incómodo, la recepción de tu visitante debe ser agradable. Ya hablaréis del asunto delicado después. De hecho, una sonrisa (que no se confunda con mofa o ironía, claro) antes de discutir algo importante, es una forma de aflojar la tensión y encarar la conversación con mejor talante


"Más batallas se han ganado con la sonrisa que con la espada".
William Shakespeare

 
Ofrece asiento a la visita según os hayáis saludado. Así evitarás que tu invitado se sienta como un pasmarote de pie, mientras tú ya te has acomodado. Hay quien se escuda en que se le olvida. ¿Cómo no se va a olvidar de ofrecerle asiento a su invitado, si no le está prestando la menor atención?

 
Te aconsejo que sigas la norma básica de protocolo de ofrecer el asiento de tu derecha. Se considera que el lugar de mayor honor es el puesto de la derecha según se mira desde la mesa presidencial (o la entrada del edificio, según el caso). Si ese lugar no es el más afortunado, porque está la pantalla de tu ordenador o cualquier otro objeto que impida la visión, evidentemente, obvia esta recomendación.


Y hasta aquí llega la primera parte de este post. En la segunda podrás encontrar consejos para ser el perfecto anfitrión durante la reunión y la despedida


Nos vemos en la siguiente entrega.




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