martes, 28 de mayo de 2013

Cómo Presentar Correctamente en la Empresa

nice to meet youTodos los días nos vemos en la necesidad de presentar y presentarnos, tanto en nuestra vida personal como profesional.


Y, si en nuestro círculo más cercano las presentaciones son sencillas, en el mundo profesional necesitan de más cuidado, puesto que dicen mucho de nosotros y de nuestra empresa.


Saber presentar a otros y presentarnos nosotros mismos es imprescindible para nuestras relaciones con los clientes, tanto internos como externos


A continuación os dejo algunos consejos que os pueden ayudar en reuniones y eventos:


¿Cómo presentar a otras personas?


Antes de nada hay que recordar la siguiente regla, que también se aplica al protocolo fuera del ambiente laboral:

  • El hombre es presentado a la mujer.
  • El más joven es presentado a la persona de más edad.
  • La persona con menor rango jerárquico es presentada a la de mayor rango.
  • Excepción: el rango prevalece sobre la edad o el género. Y a igual rango, la edad está antes que el genero.


sala de reunionesEjemplo a: un directivo tiene una reunión con otro con igual rango jerárquico y va acompañado de su secretaria; según la norma, el directivo sería presentado a la secretaria pero, al prevalecer el rango sobre el género, será ella la presentada.


Ejemplo b: imaginemos el caso anterior con otro participante, el secretario del directivo al que visitan es hombre pero mucho más mayor que la secretaria del directivo visitante. En este caso, ella será la presentada al secretario, por razón de edad.


Si hay varias personas a las que debemos presentar, seguiremos las normas y excepciones anteriores a la hora de presentarles. Al principio puede parecer complicado, pero con una cierta práctica y atención resulta una acto automático.


Cuando presentemos a una persona, es imprescindible decir su nombre, apellidos y cargo dentro de la empresa


Ejemplo 3: "Sr. Martínez, permítame que le presente a Francisco Sánchez Ágreda, gerente de ventas de nuestra empresa"


Si por lo que sea, a la hora de ir a presentar no nos acordamos del nombre o del cargo, la actitud ideal es reconocerlo y disculparse. Una frase del estilo de "discúlpeme, tengo una memoria terrible, su nombre era...". También se puede recurrir (no en todos los casos) al viejo truco del "ustedes ya se conocían, ¿verdad?" lo que automáticamente lleva a que se autopresenten porque, evidentemente, no se conocían ;)


Las frases más adecuadas a la hora de presentar a alguien son: "permítame que le presente a ...", "me gustaría presentarle a ...", "tengo el gusto de presentarle a ...", "discúlpeme, ¿conoce usted a ...?", "Sr. XXX, le presento a ..." y otras similares.


conferenciaNormalmente presenta el anfitrión (organizador del evento o la reunión) aunque, si la asistencia es muy numerosa, lo habitual es delegar en una o varias personas para que realicen las presentaciones correspondientes entre los asistentes.


Un gesto de buen anfitrión es añadir algún dato extra que facilite la conversación entre las dos personas si vamos a seguir presentando a más gente. Hacer una referencia a un proyecto exitoso por parte del presentado o de un hobby común, puede ser muy útil para romper el hielo entre dos personas que no se conocen. 


Ejemplo 4: "Sra. Ramos, le presento a Carolina López Salinas, directora de comunicación. Carolina está preparando nuestro nuevo Manual de Protocolo y Comunicación y está realizando una labor excelente".


¿Cómo autopresentarnos?


Cuando no es posible que nos presenten en una reunión, lo más adecuado es elegir un grupo o persona y autopresentarse en un momento que se considere apropiado; es decir, cuando la persona o el grupo hagan una pausa en la conversación o si demuestran con su lenguaje gestual que se han percatado de nuestra presencia y somos bienvenidos.


Debemos presentarnos con nuestro nombre, apellidos y cargo, igual que si nos presentase otra persona. Como somos los que nos autopresentamos, debemos iniciar el saludo, extendiendo la mano hacia nuestro interlocutor.


Ejemplo 5: "Buenos días, permitidme presentarme, soy María Romero Colmenar, asesora legal de la empresa XXX".


Normas de cortesía básicas durante las presentaciones


Si somos invitados la reunión, debemos esperar a que el anfitrión o las personas que le representen, se dirijan a nosotros. Es su terreno y prima la cortesía, no la impetuosidad.


La persona de mayor rango jerárquico es la que inicia el saludo, así que el presentado debe esperar el gesto.


apretón de manosNunca se debe rechazar la mano que nos ofrezcan durante las presentaciones.


Es imprescindible estar atento al lenguaje corporal para saber si, tras la presentación, la otra persona nos estrechará la mano o se decidirá por uno o dos besos en la mejilla. 


Importante: los hombres deben llevar la chaqueta abrochada (no todos los botones, por supuesto) y las manos fuera de los bolsillos.


Si estamos sentados y se acerca alguien para presentar a otra persona o para autopresentarse, debemos levantarnos. Según el protocolo social, las señoras pueden permanecer sentadas aunque, mi consejo, es que hombres y mujeres se levanten como gesto de cortesía.


Cuando nos presentan a otra persona, las frases más oportunas son: "encantado/a de conocerle", "es un placer conocerle", "encantado/a de conocerle, Sr. XXX" y similares. Si la otra persona es de especial relevancia, podríamos optar por: "es un honor saludarle, Sr. XXX" o "me siento muy honrado de conocerle" o alguna frase equivalente; claro, que la ocasión debe merecerlo o parecerás un adulador irredento.


¿Se os ocurre algún consejo más que pueda ser útil a la hora de las presentaciones?



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