Qué Es una Propuesta de Proyecto y cómo Redactarla

Hay una cosa que tienen en común los que emprenden, los que tienen un negocio ya consolidado y los que trabajan por cuenta ajena: tienen ideas que quieren proponer a alguien con poder de decisión (un cliente, una institución, una entidad financiera, un jefe...), con la finalidad de convencerle para que sean aceptadas y que éstas se materialicen. ¿Y quién no necesita que un cliente se enamore de un proyecto? ¿O conseguir financiación para poner en práctica un plan prometedor? ¿O hacerse con una subvención? ¿O lograr que el jefe acepte innovar en el proceso productivo?

 

Y para presentar estas propuestas, hay un documento que debes conocer y redactar correctamente: la propuesta de proyecto. A continuación de doy todas las claves para que las tuyas sean un éxito.

 

 

Qué es una propuesta

 

▣ Es un documento que comunica una idea de proyecto a los responsables de la toma de decisiones, con toda la información que estos necesitan acerca del mismo, resumida y de la forma más convincente posible. 

 

▣ No es un contrato vinculante (sí una futura referencia para elaborarlo), tampoco un plan detallado o un presupuesto. Todos estos documentos tienen otras funciones.  

 

Cuál es su objetivo

 

▣ Lo primero que debe conseguir con este documento es captar la atención del interesado, ya sea interno o externo. Una vez logrado esto, finalidad última de la propuesta es que el proyecto se apoye y/o se acepte.

 

Cuándo se presenta

 

▣ Este documento se elabora justo al inicio del proyecto, como primera fase, puesto que si no tiene éxito no tendrá más recorrido. 

 

 

Tipos de propuestas

 

Hay diferentes tipos de propuestas de proyecto:

 

▣ Solicitadas: son las que se elaboran como respuesta a una solicitud de propuesta (RFP). En este caso el cliente pide que los proveedores hagan ofertas para proporcionar productos o servicios que ellos no pueden generar o conseguir por ellos mismos. 

 

▣ No solicitadas: se trata de aquellos documentos que no responden a una solicitud previa, y en los que no se compite con otros equipos o empresas, pero en los que tampoco sabes si lo que propones será del interés del destinatario. 

 

▣ Informales: en este caso el cliente solicita de manera no formal una propuesta de proyecto. 

 

▣ Seguimiento o continuación: para informar a las partes del progreso del proyecto.

 

▣ Complementaria o suplementaria: una vez comenzado el proyecto, se preparan estas propuestas para justificar que se necesitan más recursos.  

 

▣ Renovación: se utiliza este tipo de propuesta cuando ya tienes un cliente y pretendes que éste siga trabajando contigo.  

 

Antes de comenzar

 

▣ Plantéate qué es lo que quieres conseguir con la propuesta (haz un esquema que te sirva como guía), por qué quieres que sea exitosa, a quién va dirigida y cómo vas a lograr tus objetivos.

 

▣ Una vez hecho esto, investiga y documéntate exhaustivamente. 

 

▣ Después de estos primeros pasos, planifica cómo será el documento Y ahora ya puedes comenzar a redactarla.  

 

 

Cómo redactarla 

 

Partes de la propuesta

 

▣ Resumen ejecutivo. Es un resumen del proyecto, en el que no pueden faltar el problema, lo que se ha investigado antes sobre el mismo, la solución y los beneficios. El resumen ejecutivo lo puedes presentar al principio o como cierre del mismo.  

 

▣ Contexto. Problema detectado y que justifica el proyecto, investigación al respecto, antecedentes, oportunidades, metas, objetivos y alcance del proyecto.

 

▣ Cómo vas a solucionar el problema, incluidos los beneficios para el cliente. Añade el calendarios y cronograma del proyecto, detalle de los implicados y sus responsabilidades, entregables del proyecto....  Tanto este apartado como el anterior, el de Contexto, los puedes unir en uno con el epígrafe de Justificación.

 

▣ Riesgos. Estimación realista de los posibles riesgos y cómo abordarlos.  

 

▣ Presupuesto inicial, con el detalle de los recursos que se emplearán y sus costes.

 

▣ Conclusión. En este punto tendrás que reafirmar tu propuesta.

 

 

La extensión

 

▣ Dependerá de la complejidad del proyecto que debas presentar, aunque te aconsejo que ronde las 10-20 páginas de media.

 

▣ Es recomendable incluir siempre un índice, para que el lector pueda conocer y localizar rápidamente los contenido. Y si es muy extensa, además deberás incluir un resumen ejecutivo (objetivos, descripción, plazo y presupuesto). 

 

 Estilo

 

▣ Ajusta el estilo del documento al público y sector al que va dirigido.

 

▣ Procura utilizar un lenguaje claro y sencillo, que pueda comprender el público al que diriges la propuesta.  

 

▣ Cuida al máximo la gramática y la ortografía del texto.

 

▣ Incluye gráficos e imágenes que apoyen tu propuesta.  

 

Plantillas

 

▣ Si no tienes claro cómo comenzar a redactar una propuesta de proyecto, no te preocupes, porque puedes recurrir a plantillas que te serán muy útiles. Las tienes de pago, pero también las hay gratuitas, como las de Adobe Express, Canva, Flipsnack, Hubspot, PandaDoc o Smartsheet.

 

Revisa y corrige

 

▣ Antes de entregar la propuesta al destinatario revísala varias veces y corrige lo necesario. Tanto el éxito de esa propuesta como tu imagen profesional están en juego.  

 

¿Te ha sido útil esta información? ¿Añadirías algo que puedan ampliarla? 

 

 

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La primera vez que apareció el post Qué Es una Propuesta de Proyecto y Cómo Redactarla fue en el blog de Todos Somos Clientes.  

 

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¿Clientes Tóxicos? No, Gracias (II)

En la primera parte de ¿Clientes Tóxicos? No, Gracias, te di algunas claves para identificar a este tipo de elementos negativos para ti y tu empresa. En esta segunda parte, podrás encontrar los efectos que pueden generar, por qué decirles bye-bye sin contemplaciones y cómo conseguirlo sin demasiada dificultad.


Vamos a ello...


Qué efectos (muy negativos) pueden tener sobre ti y sobre tu negocio
 

• Te generarán ansiedad y estrés, lo que verá perjudicada tu relación con otros clientes, con tus compañeros y con tu entorno familiar.

• No te enfocarás en clientes y proyectos realmente interesantes, porque estarás perdiendo tu tiempo y tu energía con personas que te intoxican.

• Te sentirás inseguro en el desempeño de tu trabajo y comenzarás a cuestionarte personal y profesionalmente.

• Comenzarás a no disfrutar de tu trabajo. 

• Te harán perder dinero en forma de tiempo, de clientes perdidos (otros) y de impagos. 

• Estos clientes son capaces de arruinar tu prestigio personal, profesional y de empresa porque, para justificar sus actitudes, echarán públicamente por tierra tu labor y tu imagen sin que les importe nada.

Por qué romper la relación comercial con ellos


Aunque todos pensamos que siempre hay que conservar a los clientes, en este caso es mucho más rentable decirles adios para siempre. Aquí tienes las razones:

• Porque conseguirás una mayor serenidad y tranquilidad en tu trabajo, lo que repercutirá en tu vida personal y laboral.

• Optimizarás tu tiempo y tu energía. 

• Podrás dedicar tu tiempo y esfuerzo a tus clientes, los buenos, que realmente te darán alegrías... y beneficios. Y te lo agradecerán, créeme.

• Tendrás más tiempo libre y de mejor calidad.

• Te sentirás más alegre y podrás disfrutar de tu trabajo.

Si quieres incrementar tus ingresos... diles adiós

• Incrementarás tu confianza y seguridad en tus capacidades personales y profesionales, porque no habrá nadie que te cuestione con malas artes y sin motivos.

• Incrementarás tus beneficios y evitarás impagos.

•  Mejorarás tu imagen profesional y de empresa. 

Cómo "quitártelos de encima"

• Infórmate acerca de tus nuevos clientes, sobre todo de los especialmente amables, para comprobar si ya tienen antecedentes de ser clientes tóxicos. 

 

• Especifica cuidadosamente las condiciones de trabajo en el proyecto y en el posterior presupuesto. Valora y mide cada punto del trabajo. 

• Evita los "puesyaqués" con contratos de servicios perfectamente definidos, donde quede claro que los cambios y modificaciones están sujetos a un nuevo presupuesto, sin ceder en los "pues ya que estamos, cámbiame/añádeme esto". 

• Valora tu tiempo... literalmente. Si vas a invertir más horas de las lógicas en un proyecto, ponles precio e inclúyelas dentro del presupuesto.

• Sube los precios y asegura los pagos (adelantos de factura, factoring, etc.) de tal forma de puedas compensar las molestias y/o pérdidas que preveas que te van a causar. Normalmente no aceptarán, así que perderás un cliente... en este caso con mucho gusto.

Diles adiós, sin pena

• Si ves que el perfil de cliente es altamente peligroso, es reincidente o no acepta las condiciones que te he comentado anteriormente, ni lo dudes, dile amable y firmemente que no podéis mantener una relación comercial. Justifícalo como prefieras: no tenéis feeling, no tenéis la misma visión del proyecto, estás saturado de trabajo y no puedes atenderle como se merece ;)... eso sí, no entres en una confrontación directa con él.

 
¿Has tenido algún cliente tóxico a lo largo de tu carrera profesional? ¿Qué efectos tuvo sobre ti? ¿Conseguiste quitártelo de encima? Cuenta, cuenta...

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¿Clientes Tóxicos? No, Gracias (I)

Los clientes tóxicos son uno de los peores especímenes con los que puedes encontrarte en tu desempeño laboral. Son capaces de minar tu paciencia, tus resultados e, incluso, la viabilidad de tu empresa. Y claro, algo así merecía un post... doble, claro. 

¡Peligro! Clientes tóxicos a la vista...

En esta primera parte te daré las claves para identificarlos. En la segunda te comentaré los efectos que pueden tener sobre tu negocio, por qué te interesa decirles adiós y cómo hacerlo de forma sencilla.


Comenzamos...


Pistas para identificar a los clientes tóxicos

• Antes de nada te diré que los clientes tóxicos se saben camuflar a la perfección. Al principio serán encantadores y estarás deseando trabajar con ellos... craso error.  Es la mejor forma que tienen de captar a pobres incautos.

• No te escuchan, aunque aparenten estar haciéndolo. No prestarán atención a tus razonamientos, consejos o advertencias. Y no me estoy refiriendo a que puedan diferir de tu opinión, es que directamente no la han escuchado, porque sólo importa lo que quieren y necesitan. Ellos van por libre y tú no tienes ni voz ni voto.

Su falta de planificación, te cuesta dinero...

• Hacen gala de una falta de planificación fuera de lo normal. No es que no hayan previsto algunos puntos o inconvenientes en el proyecto, es que no han planificado nada. Tienen unos objetivos nebulosos que cambian constantemente durante el desarrollo del trabajo.

• Este último punto les lleva a cambiar mil veces de criterio, lo que llega a resultar un verdadero infierno.

• Consumen tu tiempo y tu energía de manera desproporcionada. Todos somos conscientes de que todos los clientes necesitan nuestra atención y nuestro tiempo, pero los tóxicos exceden con creces lo que cualquiera debería esperar de nosotros.

• Buscan que aceptes cada petición sin cuestionarla y sin oponer resistencia, por muy injusta y descabellada que sea. Una cosa es negociar de forma dura y otra muy distinta lo que buscan estos clientes, que raya en la tiranía más descarada.

• Si no accedes a esas peticiones descabelladas, intentan hacerte sentir culpable por todos los medios. Te intentarán manipular de forma emocional, haciéndote ver lo desconsiderado que eres al no ceder a sus requerimientos; incluso llegarán a cuestionarte a ti y a tu empresa.

• Que se quejan de todo y por todo. Nunca están satisfechos con lo que les das e insisten en hacerte sentir mal porque no estás a la altura de sus expectativas, aunque hayas cumplido escrupulosamente punto por punto con sus requerimientos.

• Son desconsiderados en el fondo y en las formas, llegando a rozar la grosería.

• Intentarán hacerte creer que te están haciendo un favor por trabajar contigo. Esto siempre ha ocurrido así con este tipo de clientes, pero es algo que se ha agudizado con la crisis económica, donde estos elementos han visto el cielo abierto.

Regatearán... o no te pagarán.

• Pueden llegar a regatear contigo el precio de forma realmente despreciable, llegando incluso a pagarte tarde y mal. O, peor aún, pueden llegar a no pagarte.  

• No te agradecerán nada de lo que hayas hecho por ellos. Nunca. Claro, como te están haciendo un favor...

• Y, ojo, que algunos te harán pasar por un verdadero calvario como el que te he descrito en los puntos anteriores, sólo para que les des un presupuesto y condiciones extremadamente favorables, con las que posteriormente presionar otros proveedores.

Hasta aquí llega esta primera parte. Te espero en la segunda y, hasta entonces, cuidado con los clientes tóxicos para ti y tu negocio.


Para terminar te dejo un vídeo que probablemente te haga sonreír:
 

Si no puedes visualizar el vídeo, por favor, pincha en este enlace.