Hay algo que todos y cada uno de nosotros debemos hacer en algún momento: firmar documentos. Renovar el documento de identidad, abrir una cuenta en un banco, firmar un contrato laboral, presentar un documento en la Administración o recibir un paquete en una oficina de Correos requieren de nuestra firma.
Y hay muchas más firmas con las que hacernos responsables de un documento de la que parece. Por eso en este post te comento cómo firmar un documento de forma manuscrita, digitalizada y digital.
Firma manuscrita
Qué es
▣ Una firma manuscrita es aquella que alguien realiza a mano sobre un papel u otro tipo de soporte similar.
Tipos de firmas manuscritas
▣ Autógrafa u ológrafa. Es la que hace alguien de su puño y letra en un papel.
▣ Firma completa. Es la compuesta por el nombre, uno o dos apellidos y una rúbrica
▣ Media firma. Es parecida a la firma completa, pero de manera más simple y abreviada.
▣ Visé o firma abreviada. Es una firma simplificada, iniciales, un trazo simple o incluso un garabato; más o menos complejas según la persona.
Cómo organizar y realizar una firma manuscrita
▣ La antefirma es el cargo o el tratamiento de la persona que firma el
documento. Se ubica antes de de la rúbrica, de ahí su nombre. Aunque
también se puede indicar el cargo tras el nombre y después de la firma,
siendo esta opción la que prefiero personalmente.
▣ Lo habitual es que la firma se coloque antes del nombre, especialmente si se escribe el término Firmado por: o por Fdo.: que es su abreviatura.
▣ Es
recomendable firmar los documentos de forma manuscrita con tinta de un
color diferente al de la impresión del documento, preferentemente azul.
Si el texto está impreso en negro y la firma también tiene ese color,
puede ponerse en duda que sea manuscrita.
Algunos consejos respecto a las firmas manuscritas
▣ No se debe firmar nunca suplantando a otra persona. Si no puede rubricar el documento por la razón que sea, se debe firmar por orden (P.O.) o por ausencia (P.A.)., siempre con autorización expresa de quien se responsabiliza del escrito. Y en este caso la persona que firme por orden o por ausencia, nunca debe imitar la rúbrica de la otra persona, sino la suya propia. Este tipo de prácticas debe realizarse únicamente en documentos de poca importancia o que no puedan tener repercusiones legales, puesto que para que esa firma tenga plena validez, tendría que estar respaldada por un poder notarial o judicial.
▣ Si el documento tiene varias páginas, especialmente en el caso de los contratos y otros documentos de cierta relevancia, es necesario firmar al final del documento, pero también hacer un visé o firma abreviada en todas las páginas. Esto garantiza la integridad de todas y cada una de las hojas. En caso de que se trata de impresión a doble cara, se podría firmar una única cara y con eso sería suficiente, pero si te quieres curar en salud, haz un visé en todas y cada una de las caras con impresión.
▣ Si se firma un documento en nombre de una empresa u organismo o si se trata de un profesional colegiado, se debe añadir el sello correspondiente.
▣ Evita firmar aquello que no sea imprescindible. Una firma te obliga y cuanto más circule, más fácil es que alguien la pueda falsificar.
▣ Nunca firmes un documento en blanco. Incluso si te lo pide alguien de tu entera confianza, la hoja firmada puede caer en malas manos y verte en un serio problema sin apenas darte cuenta.
▣ Estampa la firma lo más cerca posible del texto, así evitarás que puedan añadir más texto a posteriori. Ya sé que es algo que suena paranoico, pero siempre es mejor prevenir.
▣ Procura que tu firma sea lo más completa y compleja posible, así será más difícil de replicar.
Firma digitalizada
▣ Es la firma escrita de forma manual, pero digitalizada para convertirla en una imagen, que puede ser integrada en cualquier documento.
▣ Este tipo de firma no garantiza la identidad del que firma, todavía menos que se se hace forma manuscrita en un documento en papel, puesto que cualquiera que tenga acceso a la firma la puede utilizar.
Firma digital
Qué es
▣ Se trata de un conjunto de datos electrónicos asociados o que acompañan a un documento en formato también electrónico. Permiten identificar a la persona que firma de manera inequívoca, garantizar la integridad del documento (que sea idéntico al original y que no se haya modificado o manipulado) y asegurar que el documento firmado no puede ser repudiado (al considerarse que el documento es igual al original y que la firma se ha realizado de forma efectiva por quien dice haberlo hecho).
▣ La firma digital y la electrónica se usan de forma equivalente, cuando realmente no lo son. Una firma electrónica es cualquiera que utiliza medios electrónicos para firmar un documento, mientras que una firma digital es una electrónica que emplea unas características técnicas concretas que cumplen con determinados estándares legales.
Tipos de firma electrónica
▣ Simple (SES). Es la más básica de todas. Puede funcionar simplemente con un código de acceso único (un PIN) que se le hace llegar al firmante o marcando una casilla. La validez legal de este tipo de firmas es limitada, puesto que la identificación no es realmente inequívoca.
▣ Avanzada (AES). Identifica de forma inequívoca al firmante y garantiza la integridad del documento firmado. Su validez legal es casi completa, puesto que se identifica de manera inequívoca al firmante y se garantiza la integridad del documento.
▣ Cualificada o reconocida (QES). Es realmente una firma avanzada, pero que se crea con una dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que requiere de un certificado cualificado de firma electrónica. Es la firma con el nivel superior de validez legal por la seguridad que ofrece. Es el tipo de firma que se suele emplear en trámites con las Administracones Públicas.
Qué es necesario
▣ Lo primero que debes hacer es contar con un certificado o con un DNI electrónico. Ambos cuentan con unas claves criptográficas que identifican de forma inequívoca a su propietario y que son imprescindibles para firmar. Deben estar emitidor siempre por Proveedores de Servicios de Certificación para que sean aceptados.
▣ También debes utilizar una herramienta o aplicación de firma electrónica avanzada o cualificada, en caso de que quieras firmar documentos no oficiales. Este tipo de herramientas te las tendrás que descargar en tu dispositivo.
▣ En algunos casos podrás firmar directamente en Internet, sobre todo en el caso de documentos relacionados con al Administración Pública.
▣ Hablando de la Administración Pública, debes tener en cuenta que se requiere siempre un certificado electrónico que sea reconocido por Cada Administración para utilizar sus Sistemas de Firma Electrónica Avanzada. Así que debes averiguar previamente qué certificados reconocen antes de firmar, porque puede que tengas que obtener más de uno para realizar tus trámites con las AA.PP.
▣ Ojo que no todos los equipos ni todos los navegadores son apropiados para ciertas herramientas de firma electrónica, así que lee cuidadosamente las condiciones que requiere la aplicación.
Cómo funciona
▣ Se utiliza la herramienta de firma digital sobre el documento que se desea firmar, utilizando el certificado electrónico para acreditar quién está firmando.
▣ La aplicación crea un resumen del documento y lo codifica, creando otro documento resultante denominado firma electrónica. Conserva este documento, porque será el que te sirva como justificante. Incluye un código CSV (Código Seguro de Verificación), que permite cotejar una copia impresa con el documento electrónico original que se ha firmado.
Algunos consejos respecto a las firmas digitales
▣ No apuntes la clave de acceso en ningún lugar accesible de forma física o digital.
▣ No entregues las claves de acceso a otra persona, ni tampoco permitas que se instale tus certificados en sus equipos. Nadie debería firmar por ti, ni siquiera tu gestor. Un gestor o asesor fiscal puede presentar y firmar documentos en tu nombre ante la Administración empleando su propio certificado.
▣ Ten muchísimo cuidado a la hora de obtener los certificados digitales, porque hay sitios web que se hacen pasar por las páginas oficiales de los emisores. Comprueba que estás solicitando tu certificado en la página adecuada.
▣ Los certificados tienen caducidad, así que tendrás que estar pendiente de renovarlo cuando corresponda.
▣ Lee cuidadosamente cada documento que firmes. Que se vaya a utilizar una herramienta segura para firmarlo, no significa que el contenido sea fiable o exacto.
▣ Acuérdate de almacenar los documentos firmados de forma segura, pero también accesible para ti. Puede que tengas que recuperarlos para hacerlos valer en algún momento.
Firma lo que necesites, pero hazlo siempre con seguridad.
Información de interés:
Reglamento eIDAS (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Diretiva 1999/93/CE
Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza
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