Documentos que Conviene Conservar en Formato Físico

La digitalización de documentos e información es cada vez mayor, de eso no hay ninguna duda. Por consiguiente, el almacenamiento de todo ello en la nube, es una consecuencia lógica y casi irremediable.

Desde todos los ámbitos se promueve que los documentos y la información abandonen el formato en papel de forma definitiva y que se conserven mejor en la nube que en los dispositivos del usuario. La comodidad, el ahorro (papel, tinta, energía, espacio...), la accesibilidad y la seguridad son algunos de los motivos que se alegan para ello. Y que no se me entienda mal, es algo que me parece bien, pero también creo que hay determinado material que sí conviene guardar físicamente. De hecho, hay cierta información que estamos obligados a conservar de ese modo, al menos durante un tiempo. 

En este post quiero compartir contigo los motivos para conservar ciertos documentos e información en papel, consejos para almacenarlos y cuáles deberían ser.

 

Motivos por los que guardar ciertos documentos e información en papel

 

▣ Porque estarán accesibles si hay un corte de electricidad, si se cae Internet durante más o menos tiempo, también en caso de sufrir un ciberataque, tanto tú como tu proveedor de almacenamiento en la nube. 

 

▣ Porque pueden robarte o perder tus dispositivos o discos duros, en los que tengas almacenada la información.

 

▣ Porque hay muchos documentos que, al menos todavía, debes conservar en formato físico. 

 

▣ Porque te permite una cierta privacidad y seguridad, puesto que si alguien quiere hacerlo tendrá que tener acceso a esos documentos físicamente. 

 

Algunos consejos a la hora de conservar información físicamente

 

▣ Guarda datos e información importante en papel o al menos en un soporte que te permita acceder a ellos e imprimirlos si no hay conexión a Internet.

 

▣ Es fundamental que la documentación en papel esté bien organizada, para poder acceder a ella siempre que se necesite. 

 

▣ Es imprescindible que se cumpla con la RGPD en cuanto a la conservación de documentos físicos, desde el mismo momento en el que se trate de una sociedad, un autónomo o un profesional que maneje datos personales de otros. 

 

▣ Te recomiendo que el contenedor en el que almacenes la información sea seguro en cuanto al acceso a ella de terceros, pero que también lo sea en cuanto a la propia integridad de los documentos. Lo ideal: que sea robusto y resistente al agua y al fuego. 

 

 

▣ Debes actualizar la información cuando haya cambios sustanciales.  

 

▣ Todos los documentos que te menciono más adelante también deben estar digitalizados y estar almacenados en al menos dos lugares. Incluso aunque tengas información en la nube, también deberías tener una copia en un sistema de almacenamiento físico (USB, disco duro...).

 

Qué documentos e información conviene guardar en formato físico

▣ Documentos que debes conservar en papel según la legislación.

 

▣ Aquellos que son imprescindibles y que te conviene que estén accesibles si no hay conexión o si hay un corte de energía. 

 

▣ Documentación identificativa como persona física: NIF, pasaporte, tarjeta sanitaria, partida de nacimiento, libro de familia, etc.

 

▣ NIF de la empresa. 

 

▣ Escrituras de sociedades o de propiedades.

 

▣ Poderes notariales, tanto de sociedades como personales. 

 

▣ Testamentos.

 

▣ Capitulaciones matrimoniales. 

 

 

▣ Información bancaria. Te aconsejo que recopiles los números de cuenta, de productos bancarios, de hipotecas, tarjetas de crédito, etc.

 

▣ Documentos fiscales que justifiquen la presentación y pago de impuestos durante el plazo que Hacienda establece que deben conservarse.

 

▣ Documentación contable, que deba estar en tu poder durante el plazo establecido.

 

▣ Documentación laboral y de Seguridad Social que debas conservar obligatoriamente.

 

▣ Contratos, sobre todo los más importantes, incluido el del alquiler del centro de trabajo o de la vivienda. Y también todos los mercantiles que estén vigentes, así como los de prestación o recepción de servicios.

 

▣ Pólizas de seguros.

 

▣ Licencias de todo tipo, incluso las de actividad y medioambientales.

 

▣ Títulos de propiedad industrial e intelectual.

 

▣ Títulos universitarios y diplomas que avalen formación relevante. 

 

 

▣ Manuales profesionales que puedas necesitar para llevar a cabo tu trabajo.

 

▣ Planos de la oficina o de la vivienda. 

 

▣ Documentación relativa al vehículo, incluido el pago del seguro y el Impuesto de Vehículos de Tracción Mecánica.

 

▣ También te recomiendo que te prepares un resumen, por ejemplo en un Excel, de los conceptos, numeraciones, fechas de inicio y vencimiento/renovación y otros datos relevantes de todos los documentos que te he mencionado anteriormente. 

También te recomiendo que conserves en papel lo siguiente

 

▣ Un callejero de tu localidad. Si no hay conexión, no podrás recurrir al socorrido Google Maps u otro tipo de navegador. 

 

▣ Una agenda física con los números de teléfono y direcciones personales o profesionales que puedas necesitar.

 

▣ Un mapa de carreteras.

 

▣ Una agenda en papel con los teléfonos y direcciones de emergencias más importantes: Policía Nacional y Local, Guardia Civil, Protección Civil, bomberos, hospitales más cercanos, ambulatorio que corresponda, médicos especialistas en caso de padecer enfermedades crónicas, Centro Nacional de Toxicología, aseguradoras...

 

 

▣ Una agenda física con los números y direcciones de organismos públicos que puedas necesitas: Seguridad Social, AEAT, DGT, Ayuntamiento, Comunidad Autónoma que corresponda... 

 

▣ Un manual de primeros auxilios básico.

 

¿Guardas estos documentos en papel? ¿Añadirías alguno a esta lista?

 

¿No sabes cómo comenzar a redactar un documento? Pues no dejes de pasar por la pestaña de modelos de documentos de nuestro blog. 

 

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URL Acortadas: Cómodas... ¿Y Seguras?

Las URL acortadas son algo habitual para la mayoría de nosotros. En la mayoría de los casos somos receptores de esas direcciones cortas, aunque muchos de nosotros también utilizamos herramientas para convertir URL largas (a veces demasiado) en otras más manejables para compartirlas.

 

Hay que reconocer que son muy cómodas, porque requieren menos caracteres, y eso en redes sociales es algo imprescindible. 

 

Pero también esconden algunos peligros, precisamente porque al acortar la dirección original, aparecerá otra que nada nos indica acerca del remitente y de su contenido. Y eso puede puede ser todo un riesgo.

 

Por eso en este post quiero contarte qué es realmente una URL acortada, qué herramientas son útiles, qué peligros pueden esconder y cómo manejarlas con seguridad.

 

 

Qué es una URL acortada

 

▣ Una URL acortada no es más que un enlace que, compuesta por letras y números sin ningún orden ni significado, lleva a una dirección larga y completa cuando se pincha en ella.  

 

▣ Son muy cómodas a la hora de compartir enlaces en redes sociales o SMS, puesto que son mucho más breves que las URL largas. De hecho hay muchas redes que ya cuentan con sus propios acortadores integrados en su plataforma para que los utilicen sus usuarios. 

 

 

Qué peligros pueden acechar tras ellas

 

▣ Pero las URL acortadas también esconden ciertos peligros. Al no saber la dirección de destino de una simple ojeada, puede que enlace a una dirección diferente a la que se promete en el texto que acompaña a la URL o que se supone que pertenece a un remitente legítimo. 

 

▣ Una URL puede esconder sorpresas muy desagradable como phishing, malware o spam en el mejor de los casos. 

Qué herramientas puedes utilizar

 

▣ Hay varias herramientas para acortar un URL, tanto dentro como fuera de las de las redes sociales, algunas de ellas son:  Anonymiz, Bitly, Ow.ly (sólo dentro de Hootsuite), Rebrandly o TinyURL.

 

▣ Muchas de estas herramientas tienen funcionalidades que permiten acciones más allá del acortador en sí. Puedes personalizar la URL acortada, acceder a estadísticas, generar un código QR con la dirección obtenida, escoger la red social en la que deseamos compartir la URL... Algunas de ellas pueden ser gratuitas y otras de pago. 

 

Consejos para mantener tu seguridad

▣ Desconfía de cualquier URL acortada que te llegue de un remitente desconocido y/o que no hayas solicitado. 

 

▣ Tampoco te fíes de aquellas direcciones cortas que te prometan grandes ofertas, premios que te han tocado en juegos en los que no has participado u otros ganchos muy atractivos. 

 

▣ Y no te dejes llevar por la sensación de urgencia de correos electrónicos, SMS u otro tipo de mensajes. Si hacen hincapié en que tienes que acceder a algo importante ya mismo, que tienes que actuar sin demora y eso significa hacer clic en un enlace acortado... tómate un minuto y analízalo. Te darás cuenta que es un cebo.

 

▣ El hecho de que el enlace se haya generado con una herramienta acortadora de confianza, no implica que sea seguro. Cualquier delincuente puede utilizarla. Aunque algunas de ellas revisan los enlaces acortados para buscar contenido malicioso, no te garantizan una fiabilidad al 100%. 

 

▣ Procura ser muy cuidadoso con las URL acortadas que te pidan que introduzcas datos o contraseñas una vez que las sigas. Ante la duda, busca e introduce la dirección real y completa a la que deseas ir y no sigas el enlace con la acortada. 

 

▣ No hagas clic en un enlace sin pensar. No debes hacerlo en ningún caso, pero debes tener todavía más cuidado con las URL acortadas. 

 

 

▣ Algunas de las herramientas que con las que puedes acortar URL también permiten analizar las que hayas recibido de otros. Únicamente tienes que introducirla y te ofrecerán una vista previa del enlace del destino.

 

▣ Puedes utilizar un verificador de URL que analice la dirección, que te la muestre al completo y que la analice en busca de contenido malicioso. CheckShortURL, URLVoid o Virus Total.

 

▣ Otra opción es instalar un complemento en el navegador que te facilite visualizar la dirección de destino real de un enlace acortado. En Firefox tienes Link Unshorten y en Chrome puedes utilizar Unshorten.link. O Unshorten.me o URL expander para ambos.

 

▣ Como siempre, te recomiendo que tengas instalado un buen antivirus y que lo tengas siempre actualizado.

 

▣ Tampoco está de más que tengas un software que te proteja del malware.  

Utiliza las URL acortadas, pero como en todas las herramientas y opciones en Internet, hazlo siempre con seguridad.

 

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Cómo Usar con Seguridad una Unidad USB

Las unidades USB llevan mucho tiempo entre nosotros, y parece que seguirán haciéndolo por el momento. Son cómodas y muy versátiles, porque no sólo sirven para almacenar información. 

Pero lo cierto es que los pendrives también son vulnerables, por lo que es necesario mantener unas medidas mínimas de seguridad para que no se infecten ni se ponga en riesgo la información que almacenes en ellos. 

 

Para evitar este tipo de circunstancias, aquí encontrarás algunos consejos e ideas que te permitirán utilizar tu USB con seguridad.

 

 

▣ Evita utilizar tu pendrive en ordenadores de uso público, porque es fácil que termine infectado.

 

▣ Tampoco debes fiarte de otras computadoras que puedan parecerte seguras en principio. El ordenador de la copistería a la que llevas un trabajo para imprimir, el del departamento de recursos humanos al que le entregas el USB para que se descargue tu CV, o incluso el de tu mejor amigo al que le pides que te guarde las fotos de la última barbacoa pueden encerrar un cierto peligro.  

 

▣ Analiza el pendrive con un buen antivirus antes de abrir nada que haya en él. Eso significa que debes tener uno instalado y actualizado, ya sabes... 

 

▣ También hay herramientas que te permitirán protegerlo, como USB Disk Security. 

 

▣ Puedes encriptar la unidad para proteger tus datos con herramientas como VeraCrypt Portable, Toucan, Rohos Mini Drive o BitLocker. Recuerda que debes descargarla y luego instalarlo en tu USB. Si usas Mac, puede cifrar la unidad directamente, sin necesidad de recurrir a herramientas de terceros. Y si lo tuyo el Linux, puedes utilizar Crypsetup, por ejemplo. Ojo, que si encriptas el USB, tendrás que establecer una contraseña... y recordarla. 

 

 

▣ Otra opción es encriptar archivos concretos con contraseña en lugar de hacerlo con toda la unidad.

 

▣ Si vas a entregarle a alguien el pendrive para que se descargue o te cargue algún archivo en él, procura entregárselo sin más información de la necesaria. Borra todo lo que no tenga que leer (o copiar) otra persona que pueda acceder a la unidad.

 

▣ De hecho, te aconsejo que borres cualquier información sensible después de cada uso, porque nunca se sabe quién va a poder acceder al USB.

 

▣ Haz una copia de seguridad del contenido de tu pendrive. Ya sabes que desde este post siempre te insistimos en que hacer backup de toda tu información, esté donde esté almacenada, es algo imprescindible. 

 

▣ En caso de que utilices la unidad como copia de seguridad de tu información, te aconsejo que no la utilices en dispositivos potencialmente peligrosos ni que la compartas con nadie, porque puedes poner en riesgo el contenido y su privacidad.  

 

▣ Hay quien recomienda olvidarse del almacenamiento en USB y recurrir a la nube, pero en mi caso lo que te aconsejo es que emplees ambos, puesto que cada uno tiene su uso.

▣ Procura no olvidarte de recuperar tu unidad flash cuando la compartas con alguien.

Espero que estas ideas y consejos te haya sido útiles... y seguros.

 

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25 Frases Inspiradoras sobre la Reflexión

Puede parecer que reflexionar es pensar, pero lo cierto es que es mucho más. Es pensar, es examinar algo con atención, valorarlo detenidamente e intentar comprenderlo. La finalidad de todo ello: sacar conclusiones, formarse una opinión sobre ello y/o tomar una decisión.

Sin la reflexión es difícil conocernos a nosotros mismos y a los demás, ni tampoco relacionarnos con el mundo que nos rodea. Hay pocas actividades más propias del ser humano y que sean tan trascendentes. Pero lo cierto es que no se practica lo suficiente. No hay más que echar un vistazo a las redes sociales, a escuchar a muchos tertulianos y opinadores profesionales en los medios de comunicación tradicionales o escuchar una conversación en la terraza de un bar para darse cuenta de ello. Se opina, se reacciona y se actúa sin ningún tipo de reflexión. Y así nos va...

Para poner mi granito de arena para paliar esa carencia (que sé positivamente que no es tu caso), aquí comparto mis 25 frases inspiradoras sobre la reflexión, precisamente para eso, para reflexionar.

 1.- "Hay un arte en el que la gente debería ser maestra: el arte de la reflexión".
 

Samuel Taylor Coleridge

 

2.- “Es necesario alternar la reflexión y la acción, que se completan y corrigen la una con la otra. También para avanzar se necesitan las dos piernas: la acción y la reflexión”.
 

Antoni Gaudí

 

3.- “Reflexiona con lentitud, pero ejecuta rápidamente tus decisiones”.
 

Isócrates

 

4.- “Reflexionar serena, muy serenamente, es mejor que tomar decisiones desesperadas”.
 

Franz Kafka

 

5.- “Al afrontar la sensación de estancamiento y confusión, puede sernos útil tomar una hora, una tarde o incluso varios días para reflexionar y determinar qué es lo que nos aportará verdaderamente felicidad, para luego organizar nuestras prioridades”.
 

Dalai Lama

 

6.- “El hombre es un dios cuando sueña; un pordiosero cuando reflexiona”.
 

Friedrich Hölderlin

 

7.- “Todo lo que emprendió un impulso poco meditado, aunque al principio se sostiene con fuerza, cae luego con el transcurso del tiempo”.
 

Tácito

 

8.- “Dudar de todo o creerlo todo son dos opciones igualmente cómodas, pues tanto una como otra nos eximen de reflexionar”.
 

Henri Poincaré

 

 

9.- “Nada hace marchar al tiempo ni abrevia el camino como un pensamiento que absorbe en sí mismo todas las facultades del organismo de quien piensa”.
 

Alejandro Dumas

 

10.- “La experiencia no consiste en lo que se ha vivido, sino en lo que se ha reflexionado”.
 

José María de Pereda

 

11.- "El pensamiento reflexivo convierte la experiencia en conocimiento".
 

John C. Maxwell

 

12.- "Por tres métodos podemos alcanzar la sabiduría. Primero, por la reflexión, que es la más noble. Segundo, por la imitación, que es la más fácil. Y tercero, por la experiencia, que es la más amarga".
 

Confucio

 

13.- "La reflexión es una de las herramientas más infrautilizadas pero poderosas para el éxito".
 

Richard Carlson

 

14.- “Una vida que no reflexiona ni se examina a sí misma no merece la pena vivirse”.
 

Fernando Savater

 

15.- "Siempre es nuestro propio yo lo que encontramos al final del viaje. Cuanto antes nos enfrentemos a ese yo, mejor".
 

Ella Maillart

 

16.- “La reflexión tiene aristas duras y afiladas. Cuanta más sinceridad en la propia conciencia, más hondas las heridas”.
 

Quino

 

 

17.- "Reflexiona sobre tus bendiciones presentes, de las cuales todo hombre tiene muchas, no sobre tus desgracias pasadas, de las cuales todos los hombres tienen algunas".
 

Charles Dickens

 

18.- “Le propongo detenerse un momento a reflexionar, ya que no conocemos una cosa simplemente por padecerla en nuestra carne, sino cuando llegamos a entender de dónde nace”.
 

Antonio Escohotado

 

19.- “Por consiguiente, lo mejor es tener el mayor conocimiento posible de los objetos al observarlos, y de nosotros mismos al reflexionar sobre ellos”.
 

Goethe

 

20.- "Sin reflexión, seguimos nuestro camino a ciegas, creando más consecuencias no deseadas y sin lograr nada útil".
 

Margaret J. Wheatley

 

21.- "La autorreflexión es un proceso de humildad. Es esencial descubrir por qué piensas, dices y haces ciertas cosas... y luego mejorar".
 

Sonya Teclai

 

22.- "Conocer tu propia oscuridad es el mejor método para lidiar con la oscuridad de otras personas".
 

Carl Jung

 

 

23.- "La mayor de las faltas, diría yo, es no ser consciente de ninguna".
 

Thomas Carlyle

 

24.- "Tu alma necesita tiempo para la soledad y la autorreflexión. Para amar, liderar, sanar y crear, primero debes nutrirte a ti mismo".
 

Louise Hay

 

25.- “Todos los pensamientos verdaderamente grandes se conciben mientras se camina".
 

Friedrich Nietzsche

 

Espero que estas frases te hayan parecido interesantes. A mí me es muy útil recordarlas, porque hay cosas que doy por sabidas y casi superadas, pero que se me olvidan, y el hecho de recopilarlas y escribirlas me sirven para seguir progresando... o al menos intentarlo.

 

 

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