Qué Es un Recibo o Justificante de Pago y Cómo Redactarlo

Hay documentos que son muy habituales en transacciones comerciales, tanto si están implicados empresarios, profesionales o particulares. Y uno de estos documentos es el recibo o justificante de pago. Todos hemos solicitado uno en algún momento de nuestra vida, y muchos de nosotros lo hemos tenido que redactar con mayor o menor frecuencia.

Pero que sean habituales, no significa que se sepa realmente lo que son (y lo que no), para que se usan y cómo emitirlos correctamente. Porque es muy normal confundirlos con otros documentos que pueden parecer similares a simple vista o no tomar las precauciones necesarias para generarlos o recibirlos de forma segura.

Por eso en este post quiero darte las claves para conocer los recibos o justificantes de pago, a diferenciarlos de otros documentos y a redactarlos de forma adecuada.

 

 

Qué es

 

▣ Un recibo o justificante de pago es un documento que acredita que se ha abonado una cantidad por un producto o un servicio. 

 

▣ Este documento justificativo tiene validez legal, por lo que es importante redactarlo de forma correcta y aceptarlo únicamente cuando estemos de acuerdo con él.

 

Y qué no es un recibo o justificante de pago

 

▣ No hay que confundirlo con un recibí de mercancía o un albarán, porque estos lo que justificante es la entrega de un producto o la prestación de un servicio en sí, sin que se produzca obligatoriamente el pago en ese momento. 

▣ Y tampoco se debe asimilar a una factura, porque no son lo mismo. La factura acredita una transacción y se genera y entrega cuando se origina, para solicitar el pago al cliente. Mientras que el recibo se emite justo después de recibir el pago, nunca antes, y sirve para dejar constancia de ello. Otra diferencia entre ellos es que generar la factura es obligatoria para el proveedor, pero el recibo no lo es, aunque sí es muy recomendable ofrecérselo al cliente.

Para qué se usa

 

▣ Para que el proveedor reconozca que se ha cobrado un dinero por un producto que se ha entregado o porque ha prestado un servicio a un cliente.

 

▣ Para que el cliente pueda acreditar que ha pagado de manera efectiva ese producto o ese servicio al proveedor.

 

▣ El cliente se beneficia de los recibos también, porque le sirve para llevar un control de sus gastos, tanto a título personal, profesional o empresarial.  

▣ Además sirve para que el cliente pueda acreditar la propiedad del artículo que haya adquirido.

▣ Y en caso de no haber recibido la factura, siempre tendrá un documento para poder reclamarla o hacer valer sus derechos en caso de que no esté conforme con el producto o el servicio. 

 

Qué debe incluir

 

▣ Debe aparecer una expresión que indique el tipo de documento: recibo, recibí, justificante de pago o comprobante de pago. 

 

▣ Número de documento, tanto si se trata de un talonario como si utilizas un documento individual, es aconsejable asignarle un número correlativo, como se hace con facturas, presupuestos, etc. Será una forma de que puedas localizarlos y registrarlos más fácilmente, algo imprescindible si generar muchos recibos en tu actividad profesional o empresarial.

 

▣ Fecha en la que se que recibe el pago o se realiza la operación.

 

▣ Los datos del emisor del recibo: nombre o razón social, domicilio, NIF. 

 

▣ La expresión "Recibí de" o similar.  

 

▣ Los datos del cliente que paga. Que serán los mismos que el del emisor, o al menos nombre y apellidos y NIF. Si actúa en nombre de una empresa, no te olvides de indicarlo. 

 

▣ La expresión "La cantidad de", seguida el importe que se abona, en número y también en letra.

 

▣ La expresión "En concepto de" o similar, seguida de la descripción del producto o del servicio, lo más detallada posible. Si se trata de un pago parcial o una reserva, debes indicarlo de forma clara.

 

▣ Nombre y firma  del receptor.  

 

Y ten en cuenta que siempre se debe generar por duplicado, siendo un ejemplar para el emisor y otro para el receptor del dinero. 

 

Algunos consejos si eres el receptor

 

▣ Nunca entregues dinero en efectivo sin tener un justificante de pago. Si haces una transferencia o entregas un cheque nominativo, dispondrás un comprobante de la operación generado por la entidad bancaria, pero si se trata de dinero contante y sonante no lo tendrás. 

▣ Comprueba que todos los datos que están consignados en el recibo es el correcto, si no lo es, pide que se modifique o cámbialo tú. En especial presta atención a la cantidad (en número y en letra), al concepto y a la fecha. 

▣ Exige siempre una copia del recibo y verifica que original y copia son idénticos. 

Espero que este post te haya sido útil a la hora de conocer y saber redactar de forma correcta y eficiente un recibo o justificante de pago.

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La primera vez que apareció el post Qué Es un Recibo o Justificante de Pago y Cómo Redactarlo fue en el blog de Todos Somos Clientes.

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