Cómo Firmar un Documento

Hay algo que todos y cada uno de nosotros debemos hacer en algún momento: firmar documentos. Renovar el documento de identidad, abrir una cuenta en un banco, firmar un contrato laboral, presentar un documento en la Administración o recibir un paquete en una oficina de Correos requieren de nuestra firma.

Y hay muchas más firmas con las que hacernos responsables de un documento de la que parece. Por eso en este post te comento cómo firmar un documento de forma manuscrita, digitalizada y digital.

 

 

Firma manuscrita

 

Qué es

 

▣ Una firma manuscrita es aquella que alguien realiza a mano sobre un papel u otro tipo de soporte similar.

 

Tipos de firmas manuscritas

 

▣ Autógrafa u ológrafa. Es la que hace alguien de su puño y letra en un papel.

 

▣ Firma completa. Es la compuesta por el nombre, uno o dos apellidos y una rúbrica

 

▣ Media firma. Es parecida a la firma completa, pero de manera más simple y abreviada.

 

▣ Visé o firma abreviada. Es una firma simplificada, iniciales, un trazo simple o incluso un garabato; más o menos complejas según la persona.

 

 

Cómo organizar y realizar una firma manuscrita

▣ La antefirma es el cargo o el tratamiento de la persona que firma el documento. Se ubica antes de de la rúbrica, de ahí su nombre. Aunque también se puede indicar el cargo tras el nombre y después de la firma, siendo esta opción la que prefiero personalmente.

 

▣ Lo habitual es que la firma se coloque antes del nombre, especialmente si se escribe el término Firmado por: o por Fdo.: que es su abreviatura.

 

▣ Es recomendable firmar los documentos de forma manuscrita con tinta de un color diferente al de la impresión del documento, preferentemente azul. Si el texto está impreso en negro y la firma también tiene ese color, puede ponerse en duda que sea manuscrita.

 

Algunos consejos respecto a las firmas manuscritas

 

▣ No se debe firmar nunca suplantando a otra persona. Si no puede rubricar el documento por la razón que sea, se debe firmar por orden (P.O.) o por ausencia (P.A.)., siempre con autorización expresa de quien se responsabiliza del escrito. Y en este caso la persona que firme por orden o por ausencia, nunca debe imitar la rúbrica de la otra persona, sino la suya propia. Este tipo de prácticas debe realizarse únicamente en documentos de poca importancia o que no puedan tener repercusiones legales, puesto que para que esa firma tenga plena validez, tendría que estar respaldada por un poder notarial o judicial. 

 

▣ Si el documento tiene varias páginas, especialmente en el caso de los contratos y otros documentos de cierta relevancia, es necesario firmar al final del documento, pero también hacer un visé o firma abreviada en todas las páginas. Esto garantiza la integridad de todas y cada una de las hojas. En caso de que se trata de impresión a doble cara, se podría firmar una única cara y con eso sería suficiente, pero si te quieres curar en salud, haz un visé en todas y cada una de las caras con impresión. 

 

▣ Si se firma un documento en nombre de una empresa u organismo o si se trata de un profesional colegiado, se debe añadir el sello correspondiente. 

 

▣ Evita firmar aquello que no sea imprescindible. Una firma te obliga y cuanto más circule, más fácil es que alguien la pueda falsificar. 

 

▣ Nunca firmes un documento en blanco. Incluso si te lo pide alguien de tu entera confianza, la hoja firmada puede caer en malas manos y verte en un serio problema sin apenas darte cuenta. 

 

▣ Estampa la firma lo más cerca posible del texto, así evitarás que puedan añadir más texto a posteriori. Ya sé que es algo que suena paranoico, pero siempre es mejor prevenir. 

 

▣ Procura que tu firma sea lo más completa y compleja posible, así será más difícil de replicar.  

 

Firma digitalizada

 

▣ Es la firma escrita de forma manual, pero digitalizada para convertirla en una imagen, que puede ser integrada en cualquier documento.

 

▣ Este tipo de firma no garantiza la identidad del que firma, todavía menos que se se hace forma manuscrita en un documento en papel, puesto que cualquiera que tenga acceso a la firma la puede utilizar.

 

Firma digital

 

Qué es 

 

▣ Se trata de un conjunto de datos electrónicos asociados o que acompañan a un documento en formato también electrónico. Permiten identificar a la persona que firma de manera inequívoca, garantizar la integridad del documento (que sea idéntico al original y que no se haya modificado o manipulado) y asegurar que el documento firmado no puede ser repudiado (al considerarse que el documento es igual al original y que la firma se ha realizado de forma efectiva por quien dice haberlo hecho). 

 

▣ La firma digital y la electrónica se usan de forma equivalente, cuando realmente no lo son. Una firma electrónica es cualquiera que utiliza medios electrónicos para firmar un documento, mientras que una firma digital es una electrónica que emplea unas características técnicas concretas que cumplen con determinados estándares legales.

 

Tipos de firma electrónica

 

▣ Simple (SES). Es la más básica de todas. Puede funcionar simplemente con un código de acceso único (un PIN) que se le hace llegar al firmante o marcando una casilla. La validez legal de este tipo de firmas es limitada, puesto que la identificación no es realmente inequívoca.

 

▣ Avanzada (AES). Identifica de forma inequívoca al firmante y garantiza la integridad del documento firmado. Su validez legal es casi completa, puesto que se identifica de manera inequívoca al firmante y se garantiza la integridad del documento.

 

▣ Cualificada o reconocida (QES). Es realmente una firma avanzada, pero que se crea con una dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que requiere de un certificado cualificado de firma electrónica. Es la firma con el nivel superior de validez legal por la seguridad que ofrece. Es el tipo de firma que se suele emplear en trámites con las Administracones Públicas.

 

Qué es necesario

 

▣ Lo primero que debes hacer es contar con un certificado o con un DNI electrónico. Ambos cuentan con unas claves criptográficas que identifican de forma inequívoca a su propietario y que son imprescindibles para firmar. Deben estar emitidor siempre por Proveedores de Servicios de Certificación para que sean aceptados.

 

▣ También debes utilizar una herramienta o aplicación de firma electrónica avanzada o cualificada, en caso de que quieras firmar documentos no oficiales. Este tipo de herramientas te las tendrás que descargar en tu dispositivo.

 

▣ En algunos casos podrás firmar directamente en Internet, sobre todo en el caso de documentos relacionados con al Administración Pública.

 

▣ Hablando de la Administración Pública, debes tener en cuenta que se requiere siempre un certificado electrónico que sea reconocido por Cada Administración para utilizar sus Sistemas de Firma Electrónica Avanzada. Así que debes averiguar previamente qué certificados reconocen antes de firmar, porque puede que tengas que obtener más de uno para realizar tus trámites con las AA.PP.

 

▣ Ojo que no todos los equipos ni todos los navegadores son apropiados para ciertas herramientas de firma electrónica, así que lee cuidadosamente las condiciones que requiere la aplicación. 

Cómo funciona

▣ Se utiliza la herramienta de firma digital sobre el documento que se desea firmar, utilizando el certificado electrónico para acreditar quién está firmando.

▣ La aplicación crea un resumen del documento y lo codifica, creando otro documento resultante denominado firma electrónica. Conserva este documento, porque será el que te sirva como justificante. Incluye un código CSV (Código Seguro de Verificación), que permite cotejar una copia impresa con el documento electrónico original que se ha firmado.

 

 

Algunos consejos respecto a las firmas digitales

 

▣ No apuntes la clave de acceso en ningún lugar accesible de forma física o digital.

 

▣ No entregues las claves de acceso a otra persona, ni tampoco permitas que se instale tus certificados en sus equipos. Nadie debería firmar por ti, ni siquiera tu gestor. Un gestor o asesor fiscal puede presentar y firmar documentos en tu nombre ante la Administración empleando su propio certificado. 

 

▣ Ten muchísimo cuidado a la hora de obtener los certificados digitales, porque hay sitios web que se hacen pasar por las páginas oficiales de los emisores. Comprueba que estás solicitando tu certificado en la página adecuada. 

 

▣ Los certificados tienen caducidad, así que tendrás que estar pendiente de renovarlo cuando corresponda.

 

▣ Lee cuidadosamente cada documento que firmes. Que se vaya a utilizar una herramienta segura para firmarlo, no significa que el contenido sea fiable o exacto. 

 

▣ Acuérdate de almacenar los documentos firmados de forma segura, pero también accesible para ti. Puede que tengas que recuperarlos para hacerlos valer en algún momento.

Firma lo que necesites, pero hazlo siempre con seguridad.

Información de interés: 

Reglamento eIDAS (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Diretiva 1999/93/CE

Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza

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Guía Básica de Facturación Electrónica

Seguro que has escuchado hablar de la factura electrónica. En muchos casos las manejarás con frecuencia y sabrás perfectamente en lo que consisten, así que posiblemente no te contaré nada nuevo.


Pero también es probable que hayas oído campanas sin saber dónde y que te interese saber más acerca de la facturación electrónica, tanto si eres un proveedor como si eres un cliente. Si es tu caso, te invito a que sigas leyendo...

¿Qué es una factura electrónica?

 
Es una factura como tal, un justificante de la entrega de bienes o de la prestación de un servicio, con la misma validez, efectos y requisitos básicos que si estuviese enviada en mano o por correo postal.


Es, por lo tanto, una alternativa a la factura tradicional que se expide y se recibe a través de un formato electrónico.


Ventajas de la factura electrónica

• Permite ahorrar costes en cuanto a su generación, procesado, envío y conservación.

• Se evita malgastar papel, puesto que no es necesario imprimir el documento. 

• Se ahorra tiempo a la hora de generarlas y procesarlas al usar herramientas de facturación y contabilización, en lugar de que lo haga un humano de forma manual.

• Se reducen los errores, puesto que al no haber intervención humano a la hora de introducir los datos de la factura habrá menos equivocaciones. 

• Puede llegar a facilitar el cobro de las facturas, al facilitar su tramitación, siempre que haya voluntad de pago por parte del cliente. 

• Se necesita menos espacio de almacenamiento, puesto que al prescindir del papel en lugar de requerir de un archivo cada vez más amplio se pueden guardar todas las facturas en un simple servidor o en un disco duro. 

• Se facilita la búsqueda y consulta de las facturas.

¿Qué validez tiene?


La factura electrónica tiene la misma validez que la que se hace en papel y se envía por correo o se entrega en mano, lo único que las diferencia es el medio para hacérsela llegar al destinatario que será electrónico (también denominado digital o telemático).


¿Es obligatoria?


El proveedor debe cumplir con la obligación de entregar factura a su cliente, pero no es imprescindible que sea electrónica. De hecho, el cliente debe dar su consentimiento para que se le envíen facturas electrónicas. Si no lo hace, tendrás que seguir entregándole las facturas en papel o hacérsela llegar por otra vía.


En el caso de las empresas, el consentimiento para recibir facturas electrónicas puede ser tácito, como por ejemplo si el receptor la procesa o la paga. Pero si se trata de un consumidor o usuario, sí que tendrá que ser expreso, tanto si figura como una condición más en el contrato que se firma como si da su consentimiento específico por escrito.


La excepción se da con la facturación a la Administración, ya que desde el 15 de enero de 2015 los proveedores deben remitir sus facturas en formato electrónico obligatoriamente; así como los subcontratistas de contratos públicos, desde el 1 de marzo de 2018.   

Requisitos


La factura electrónica debe cumplir los siguientes requisitos:


▣ Legibilidad. Debe poder ser leída por humanos, es decir, una persona tiene que poder consultarla de forma sencilla cuando lo desee. No será admisible si el formato únicamente puede ser procesado o tratado por un ordenador. De todas formas, todas las herramientas destinadas a facturación electrónica cumplen este requisito.


▣ Garantía de autenticidad del origen. Se tiene que garantizar la identidad de quien realiza la entrega de bienes o presta los servicios que se facturan, así como la del emisor de la factura, en caso de no coincidir. Esta coincidencia no se dará en caso de que se recurra a proveedores de servicios de facturación electrónica o que se de la autofacturación por parte del cliente receptor de los bienes o los servicios.


▣ Garantía de integridad del contenido. También se tiene garantizar que el contenido de la factura no ha sufrido ninguna modificación en ningún momento. Tanto la autenticidad como el origen se demuestran por los mismos medios que una factura en papel, pero también a través de la firma electrónica, del intercambio electrónico de datos (EDI) y de medios avalados por la AEAT.


Garantía de la legibilidad y acceso al contenido


Esta legibilidad la garantiza el programa o herramienta con la que se crea la factura, que permitirá que un humano pueda visualizarla, procesarla, buscarla, copiarla, descargarla o imprimirla cuando sea necesario. 


Garantía de autenticidad del contenido


La certificación de la autenticidad del contenido de la factura se logra mediante:

• Firma electrónica avanzada con un certificado electrónico reconocido.

• Firma electrónica avanzada con un certificado electrónico reconocido y creada por un dispositivo seguro de creación de firma.

En cualquier caso, se necesita un certificado electrónico reconocido. Puedes consultar las empresas y organismos públicos que los emite, o utilizar el que obligatoriamente debemos tener autónomos y empresas para recibir las comunicaciones con la AEAT o el del DNI electrónico.

Contenido


El contenido mínimo de las facturas electrónicas debe ser el siguiente:

• Número y, en su caso, serie de la factura. La numeración tiene que ser correlativa en cada serie.

• Fecha de expedición.

• Nombre, apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir la factura como la del destinatario de los bienes o los servicios.

• Domicilio del obligado y del destinatario de las operaciones. 

• El número de identificación fiscal tanto del emisor como del receptor.

• Descripción de las operaciones, es decir, de los bienes o los servicios que originan la factura.

• El tipo o tipos impositivos aplicables.

• La cuota tributaria.

En cualquier caso, te recomiendo que consultes el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, para saber más sobre las facturas y sus requisitos.


Plazo de emisión


Como norma general hay que expedir la factura en el mismo momento en el que se realice la operación.


Si el destinatario de la entrega de bienes o prestación de servicios es una empresa, debe expedirse antes de día 16 del mes siguiente al que se produzca el devengo del impuesto.


Cómo puedo generar facturas electrónicas

• A través de una herramienta que las genere. Puede tratarse de un software que instales en tus equipos o un programa en la nube.

• Que sea el propio cliente destinatario que vaya a recibir la factura el que se autofacture.

• Que sea un tercero, un prestador de servicios de facturación electrónica, el que emita la factura.

En cualquier caso, la herramienta que se emplee para generar la factura debe ser compatible con los medios técnicos del receptor.


Conservación


Las facturas electrónicas deben conservarse durante el mismo tiempo que una factura en papel, de forma que puedan seguir siendo legibles y que se puedan garantizar tanto la autenticidad de la factura como su integridad. Y, además de la factura, también hay que conservar la firma digital que la acompaña.

Y, por supuesto, hay que conservarlas de forma que la Agencia Tributaria pueda acceder a ellas de forma inmediata y sencilla.


Por cierto, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica, tienen la obligación no sólo de conservarlas, también la de ponerlas a disposición de sus clientes (incluso si ya no tienen relación contractual o comercial) durante un plazo de 3 años. Si quieres consultar cuáles son estas empresas puedes consultar este glosario.


Destinatarios


La factura electrónica puede tener tres tipos de destinatario: una empresa, un particular o la Administración.


Formatos


Estructurado


Para utilizar este formato el emisor genera la factura utilizando un programa de facturación que gestiona los datos y tramita el envío de la misma al receptor por medios telemáticos, todo ello de manera automática, como el reconocimiento óptico de caracteres u OCR. Es el que se utiliza entre empresas y con las Administraciones Públicas.


El formato estructurado utiliza lenguajes como el XML, EDIFACT y otros similares.


No estructurado


La factura electrónica en formato no estructurada es básicamente una imagen en formato TXT, DOC, JPG, JPEG, PDF, GIF o HTML. Generalmente se trata de las facturas en papel o los ficheros que se suelen enviar en ficheros con cualquiera de los lenguajes anteriores.


El envío de este tipo de facturas se hará por medios telemáticos, pero no hay ningún tipo de automatización de la transmisión entre el emisor y el receptor. 


En este formato la introducción y contabilización de la factura en los sistemas informáticos del receptor se realiza de forma manual y está destinada principalmente a los particulares. Es decir, hay que picar las facturas a mano para introducirlas en el sistema del receptor. 

Para las Administraciones Públicas


A la hora de enviar facturas electrónicas a la Administración hay que introducirla utilizando el FACe, que es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.


Evidentemente, se trata de un formato estructurado de factura electrónica específico para las AA.PP., que se detalla en la Disposición adicional segunda. Formato de la factura y la firma electrónica, de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación el registro contable de facturas en el Sector Público, que indica que debe usar el formato de la factura electrónica Facturae, versión 2.3., y de firma electrónica conforme a la especificación XMLAdvanced Electronic Signatures (XAdeES).


A la hora de generarla se puede emplear el programa que proporciona la misma Administración o incluso utilizar nuestra propia herramienta de facturación, siempre que se adecue a los requisitos exigidos. También se puede recurrir a la intermediación de un prestador de servicios para que realice la expedición como tercero.


Facturas en papel convertidas en formato electrónico


Es posible convertir estos documetnos en papel a formato digital, pero es obligatorio emplear para hacerlo una herramienta (software) de digitalización que esté debidamente homologado por la Agencia Tributaria. 


Y a la hora de recibirlas


Si eres receptor de facturas, ten presente que puedes negarte a recibirlas en formato electrónico y seguir haciéndolo en papel. Para que te envíen facturas electrónicas el emisor tiene que tener tu consentimiento.


Si eres un particular, no podrán cobrarte por recibirlas en papel. Si se trata de una empresa o profesional, no hay ningún artículo que diga que no te pueden cobrar por hacerte llegar estos documentos impresos.


En caso de que desees recibir las facturas en formato electrónico necesitaras en primer lugar una conexión a Internet y también una dirección de correo electrónico en la que recibirlas.


Necesitarás una herramienta capaz de interpretar las facturas electrónicas, tanto si está instalado en tu dispositivo como si accedes a él a través de la Red. Este programa tiene que ser capaz de recibir los documentos cumpliendo unos requisitos técnicos que sean compatibles con los del emisor. Y, por supuesto, también podrás recibirlas de un tercero que preste servicios de facturación electrónica al proveedor.


También podrás descargártelas del sitio del proveedor directamente, algo muy frecuente en ciertas empresas, como por ejemplo las de suministros; aunque necesitarás autenticarte para poder acceder a ese servicio.


Programas gratuitos de facturación electrónica


Hay muchas herramientas de facturación electrónica disponibles, algunas de ellas de pago y otras gratuitas. En caso de que te interesen estas últimas, aquí tienes algunas:


Aplicación de escritorio de facturación electrónica del Ministerio de Industria, Energía y Turismo
Contasimple Windows (plan básico)
MGest (version LITE) 
Express Invoice 
B2Brouter (plan Basic)


Espero que esta guía de facturación electrónica te haya despejado algunas dudas y puedas comenzar a utilizarlas desde ahora mismo. Te espero en el próximo post.



 
Información de interés:

Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.
 
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, que mantiene su vigencia en cuanto no se oponga al Real Decreto 1619/2012 anterior.


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