Y una de esas dudas probablemente tendrá que ver con los plazos que tienes para emitir una factura, tanto a particulares como a otras empresas o profesionales. Porque, sí, hay plazos para generarlas y emitirlas.
En este post encontrarás información básica acerca de esos plazos que espero que te sean de utilidad, aunque siempre te recomendaré que contrates a un buen gestor que te ayude con todos los asuntos fiscales, contables, administrativos, legales... Te ahorrará tiempo, dinero y disgustos.
Y si eres consumidor o una empresa receptora esta información también te será práctica si quieres hacer valer tus derechos.
Facturas ordinarias
Son las facturas que documentan una entrega de bienes (compra-venta) o una prestación de servicios y son las más habituales. Según el destinatario, tendrás unas obligaciones u otras.
Particulares
Cuando el destinatario de la factura es un cliente particular ésta ha de emitirse en el momento en el que devenga el IVA, que es cuando se realiza la entrega de bienes o la prestación de servicios.
El envío o la entrega de la factura debe hacerse según se emite.
Empresarios o profesionales
Si el destinatario es un profesional o un empresario la factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente al mes en que ha devengado el IVA, es decir, cuando se ha realizado la operación. Te pongo un ejemplo: si has prestado un servicio a tu cliente (una empresa) el día 8 de enero, tendrás hasta el día 15 (incluido) de febrero para emitir la factura.
El envío o entrega de la factura debe hacerse llegar dentro del mismo plazo de la emisión, es decir, antes de 16 del mes siguiente al del devengo del IVA y de la realización de la operación.
Facturas por operaciones intracomunitarias
Documentan compra-ventas o prestación de servicios entre dos operadores que residan estados de la Unión Europea y que cumplan el reglamento del IVA intracomunitario, por el que las entregas de bienes o prestaciones de servicios entre ellos están exentas de IVA. Recuerda que para ser operador intracomunitario hay que solicitarlo en la Agencia Tributaria (modelo 036 indicando que queremos ser operadores intracomunitarios), que tendrás que justificar la petición y que Hacienda puede investigarte para comprobar que esos motivos son ciertos. Una vez concedido tendrás un NIF-IVA intracomunitario, que coincidirá con el NIF que tenías antes con el prefijo ES, pero que ya figura en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) y que te permite hacer operaciones exentas de IVA con otros operadores que tengan su residencia fiscal en la UE.
Si vas a hacer entrega de bienes entre países la la UE tendrás que emitir la factura antes del día 16 del mes posterior a aquel en el que se inicie el envío de esos bienes a tu cliente.
El plazo de remisión del documento es el mismo que el de la emisión.
Por cierto, ten en cuenta que las transacciones sin IVA entre operadores intracomunitarios únicamente afectan a operaciones entre empresas o autónomos, no a las que tienen como destinatario un particular.
Facturas rectificativas
Son las que se emiten una vez que se haya generado una factura ordinaria y que documentan algún error, omisión o devolución de productos.
Deben emitirse según tengas constancia de que se dan las condiciones que requieren una factura rectificativa y hasta un plazo inferior a 4 años desde la generación de la factura ordinaria.
Es importante que la identifiques como factura rectificativa, los motivos que la justifican, el importe rectificado y los impuestos que la afecten.
El plazo de envío te obliga a que remitas al destinatario la factura rectificativa antes del día 16 el mes siguiente al de emisión de la factura.
Facturas recapitulativas
Hacienda permite que se emita una sola factura que recopile diferentes operaciones realizadas en diferentes fechas para el destinatario, pero siempre que esas operaciones se hayan hecho en el mismo mes natural.
Particulares
Se debe emitir el último día del mes natural en el que hayas facturado las operaciones que vayas a documentar.
Debes enviarlas cuando las emitas.
Empresarios o profesionales
Deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente al mes en el que hayas realizado las operaciones documentadas.
Debes remitirlas en el plazo de un mes a partir de la fecha de su emisión.
Duplicados
Deben contener los mismos datos que la factura original y la indicación de que se trata de un duplicado. Hay que diferenciarlas de la copia, que es el documentos que es la que se queda el proveedor, mientras que el original (únicamente puede generarse un original) es el que se emite para el cliente. Por lo tanto si al cliente se le pierde una factura, podrá pedir un duplicado, nunca una copia.
Si hay varios destinatarios habrá que emitir tantos duplicados como destinatarios, indicando en cada caso la base imponible y los impuestos aplicables a cada uno de ellos.
Ojo, porque debes llevar un control de la emisión de originales y duplicados, a fin de evitar un doble pago.
El Reglamento de Facturación (tienes el enlace más abajo) no indica expresamente el plazo de expedición de duplicados, pero puedes hacer valer tu derecho, porque tanto quien emite la factura como quien la recibe tiene la obligación de conservarlas entre 4 si se trata de documentar el IVA y 5 si se trata de IRPF (en caso de que se aplique a las facturas) o Sociedades. Y también debes tener en cuenta que el Código de Comercio indica que todos los documentos que tengan que ver con las transacciones comerciales deben conservarse durante 6 años como mínimo.
Cómo enviar las facturas
Puedes enviarlas por cualquier medio, incluso electrónico. Si empleas la vía electrónica es imprescindible que el destinatario de las facturas te haya dado su consentimiento y que los medios que emplees garanticen la autenticidad del origien, la integridad de su contenido y que sea legible, desde que se emita y al menos hasta que se cumpla el plazo legal de conservación de estos documentos.
Y si no se emite o se envía la factura
Hay profesionales y empresarios que no cumplen con sus obligaciones y no emiten las facturas, algunos incluso cuando se las reclaman sus clientes. Esta mala práctica no sale gratis, puede que estos defraudadores engañen a sus clientes y a la AEAT durante un tiempo, pero al final se paga.
Estas son las sanciones que pueden caerte si no emites o envías las factura:
▣ En caso de que no emitas la factura, puede suponerte un 2% del total de la misma. En caso de que no sea posible valorar el importe, Hacienda te cobrará la cantidad una cantidad fija. Y, ojo, esa cantidad se aplicará por cada factura que no hayas expedido.
▣ Si no respetas los plazos de emisión y envío, te puede suponer el 1% de la factura.
Espero que esta información te sea útil, tanto si eres tú quién la emite como si eres quien debe reclamarla.
Información de interés:
AEAT: obligaciones de facturación
Real Decreto 16/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria
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La primera vez que apareció el post Plazos para Emitir y Enviar Tus Facturas fue en el blog de Todos Somos Clientes.
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