40 Consejos para Organizar Tu Despacho

La buena organización es importante en todos los ámbitos. Incluso en tu despacho. Y es que el desorden complica y retrasa el trabajo mucho más de lo que pensamos. Documentos que no aparecen cuando se necesitan y cuya búsqueda requiere minutos o incluso horas, informes que se traspapelan, mesas atestadas que dan una imagen poco profesional a los clientes, archivadores que abarrotan las estanterías... son solo algunos de los efectos del desorden


A continuación encontrarás 40 consejos sencillos para organizar tu despacho y comenzar a ser más eficiente.

1.- Antepón siempre la funcionalidad sobre la estética. Aunque lo ideal es que aúnes ambas, porque la estética también tiene importancia, por ti y por los clientes que visiten tu despacho.


2.- Opta por un mobiliario que sea multifuncional, que se pueda mover y adaptar a las diferentes necesidades que te puedan surgir.


3.- Elimina todo mobiliario superfluo. Recíclalo, véndelo o llévalo a punto limpio. Todo lo que no tenga una función robará espacio a los elementos realmente útiles o contribuirá a crear un espacio abigarrado y poco profesional.


4.- Si vas a manejar documentos confidenciales, ten previstos distintos espacios de almacenaje con llave.


5.- La mesa de trabajo debe ser amplia, con una superficie agradable y una altura acorde a tu fisionomía. Pasarás muchas horas trabajando en ella, así que debe ser cómoda.

6.- Si es posible, ten alguna superficie más alta, para que puedas trabajar sentado o de pie con tu ordenador, tomando notas o haciendo llamadas. Es una manera de luchar contra el sedentarismo.


7.- Ten siempre una cajonera para poder almacenar material de oficina y tenerlo a mano, así no estará sobre la mesa. Eso sí, evita llenar los cajones, especialmente si se trata de objetos inútiles. Debes poder encontrar cualquier cosa sin tener que rebuscar.
 

8.- Organiza muy bien los cajones del escritorio para que sean eficientes. Emplea organizadores, separadores y cajas para tener todo bien ordenado.


9.- La silla de trabajo debe ser cómoda y funcional. Es una de las inversiones más importantes, puesto que pasarás mucho tiempo sentado sobre ella y tu salud te lo agradecerá. Si no inviertes en tu silla, lo harás en la consulta del fisioterapeuta.

10.- Utiliza un reposapiés. De ese modo podrás mantener tus pies a una altura correcta para mejorar tu circulación sanguínea y evitarás el cansando y la hinchazón, al menos en parte. 


11.- Pon un protector para la silla, sobre todo si el suelo es de madera o de materiales delicados. Al cabo del día moverás las ruedas de tu silla decenas de veces sobre él, lo que terminará rayándolo y dañándolo de forma irreversible. Los tienes disponibles por poco dinero en el mercado.


12.- Si tienes espacio, ten una pelota de Pilates para alternarla con la silla. Sentarte en estas pelotas relajará tu espalda, al mismo tiempo que fortalece tus piernas y tu abdomen, puesto que tendrás que hacer fuerza para mantener una postura erguida.


13.- Si el despacho es pequeño, prefiere los armarios y archivadores con correderas o persianas en lugar de puertas, de ese modo no restarás espacio al abrirlas y cerrarlas. 


14.- Elige los armarios y archivadores teniendo en cuenta el tipo de material que vayas a guardar en ellos y su volumen. Procura que sean capaces de sostener su peso y que aguanten que guardes y saques constantemente archivadores, carpetas y cajas.


15.- Procura que armarios y estanterías estén correctamente asegurados a la pared. Imagina lo que puede suceder si se te viene encima un mueble de grandes dimensiones lleno de archivadores... De hecho, es uno de los puntos que te obligará a respetar la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.


16.- Presta especial atención a la iluminación, porque es fundamental para llevar a cabo tu trabajo de forma cómoda y saludable para tu visión. Siempre que puedas elige la luz natural. Procura que la luz  no moleste ni haga sombra. Lo ideal es contar con iluminación general y con focos que puedas dirigir sobre tu zona de trabajo según tus necesidades, preferentemente con reguladores de intensidad. Para que el contraste entre la pantalla de tu ordenador y el ambiente no sea excesivo, al menos debe haber 500 lux de iluminación.

17.- Organiza tu material por categorías: archivos, manuales, libros, CDs... Así será más fácil encontrar lo que buscas.


18.- Ten bandejas para documentos que necesiten tu atención. Lo ideal es tener únicamente 2 ó 3 bandejas. Una para salida, otra para entrada y otra para documentos que necesiten otro tipo de tratamiento (correo postal, entrega en otros departamentos, etc.).


19.- Ten  a la vista únicamente lo que requiera tu interés inmediato. Si dejas sobre tu mesa, las sillas o los muebles auxiliares multitud de documentos y material prescindible o que no vayas a utilizar en un futuro cercano lo único que conseguirás es quitar espacio para lo realmente importante y crear un ambiente agobiante.


20.- Evita almacenar documentos uno sobre otro encima de la mesa. Si quieres encontrar lo que necesitas rápidamente o tener sitio para poder tomar notas, hacer consultas o trabajar sobre algún plano o documento, lo que menos necesitas son pilas de papeles sobre tu mesa.


21.- Procura eliminar de tu mesa aquello que no utilices. No es un bazar oriental, es una superficie de trabajo, tenlo siempre presente. 


22.- Coloca cerca de ti lo que necesites constantemente: teléfono, bolígrafos, notas... Al resto vete dándole su espacio más o menos lejos de tu mesa, dependiendo de cuánto lo usas. 


23.- Sitúa la pantalla de tu ordenador una distancia adecuada. Lo ideal es que estires tu brazo y tomes como medida el lugar al que llegan tus nudillos. En cuanto a la altura,  toma como referencia la línea superior de los textos y procura que esté a la altura de tus ojos o ligeramente más abajo. 

24.- Si trabajas con muchos documentos abiertos a la vez en tu ordenador, te aconsejo que te plantees el uso de las pantallas múltiples. Aunque pueda parecerte muy friki, es realmente cómodo poder consultar y trabajar con muchos documentos y datos al mismo tiempo, sin necesidad de cambiar de ventanas cada dos por tres.


25.- Busca sistemas de almacenamiento apropiado a los documentos o soportes con los que trabajes: papel, CDs, vídeos...  Los documentos requerirán archivadores en forma de carpetas o cajas, los CDs cajas apropiadas para ellos, etc.


26.- Los documentos siempre se organizan mejor con un almacenamiento vertical (carpetas colgantes, cajas archivadoras, carpetas de anillas..). Es un método que facilita la consulta y suele ocupar menos espacio que el horizontal.

27.- Etiqueta siempre los contenedores para saber qué contienen. Si no están identificados de algún modo, perderás tiempo buscando lo que necesitas.


28.- Acostúmbrate a tirar lo que no sea imprescindible, no insistas en acumular lo que no vas a utilizar más. Guarda los documentos que necesites para el desarrollo de tu trabajo o los que sean obligatorios legalmente, el resto destrúyelos o búscale un almacenamiento externo. 


29.- Digitaliza todo lo que puedas. Cuantos más documentos estén digitalizados, menos espacio necesitarás para archivar, estarán más seguros y los podrás consultar de una forma más rápida y cómoda.


30.- Archiva con frecuencia. Es mejor archivar una o dos veces por semana, incluso todos los días, que tener montañas de documentos para almacenar por todas partes. 


31.- Ten una destructora de documentos. Es imprescindible. Por un parte es más seguro, porque podrás deshacerte de documentos con datos personales delicados con seguridad; y por otra te dará menos pereza eliminar material inservible. Importante, colócala en un lugar accesible por todos, si no no la utilizaréis ninguno. 


32.- Ten contenedores y elementos de almacenaje para el material de oficina. Sobre todo para los que tengan pequeño tamaño, como los bolígrafos, lápices, clips, grapas, etiquetas, sobres, etc.


33.- Los cables deben estar bien organizados con bridas y preferentemente fuera del paso y de la vista. Es más seguro para todos los que circuléis por el despacho, y también por estética.


34.- Utiliza las paredes como forma de almacenamiento: revisteros, colgadores, pizarras, corchos, estanterías... Así podrás aprovechar el espacio sin quitarle metros cuadrados al despacho.


35.- Pon plantas que limpien el aire y aproten un toque fresco y green al espacio. Es un pequeño detalle que crea ambientes más agradables.


36.- Coloca un perchero. Tú, tus colaboradores o tus clientes necesitaréis un lugar en el que colocar los abrigos, las chaquetas o los bolsos, por lo que es mejor tener un lugar adecuado en el que colgarlos, que dejarlos sobre cualquier silla o mesa. Procura que no ocupen demasiado espacio y que estén en la zona de acceso, no cerca de las mesas de trabajo.


37.- No te olvides de tener un paragüero. Parece un detalle sin importancia, pero realmente útil. Un paraguas empapado puede estropear el suelo, además de convertirse en un peligro, porque cualquiera puede patinar sobre un suelo mojado. Por no hablar de la incomodidad de los clientes que llegan con su paraguas chorreando al despacho y que no saben qué hacer con él.


38.- Permítete tener algunos elementos personales para decorar: marcos de fotos, dibujos de los niños, regalos importantes...Te ayudarán a humanizar tu espacio de trabajo y a darte ánimos cuando te sientas decaído y cansado. Eso sí, siempre en una cantidad moderada, para no sobrecargar el espacio y para transmitir una imagen profesional.


39.- Busca un sitio para tus cosas personales. Reserva un cajón o un espacio en un armario o estantería para dejar tu bolso, tu maletín o tu neceser. No los dejes por medio, por comodidad y por seguridad, sobre todo si recibes clientes en el despacho.


40.- Recoge a diario. Reserva unos minutos al final de tu jornada para dejar tu mesa limpia y recogida. Al día siguiente comenzarás la jornada con más ganas, el personal de limpieza podrá realizar mejor su labor y evitarás miradas indiscretas sobre tus cosas.


¿Cómo organizas tú tu espacio de trabajo?






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Consigue un Espacio de Trabajo Eco-Friendly

Cada vez estamos más concienciados de que el cuidado del medioambiente nos concierne a todos, por suerte. Aunque todavía nos queda un largo camino para ser todo lo responsables que deberíamos ser con este asunto. 

 
Unas veces por falta de información y otras por exceso de ella, no atinamos con lo que debemos hacer (y lo que no) para tener una actitud realmente eco-friendly. Y en la mayor parte de los casos lo único que hace falta es sentido común. 

 
Para que puedas ejercer esta actitud respetuosa con el ser humano y el medioambiente en tu espacio de trabajo, a continuación encontrarás algunos consejos. Estos tips no tienen la intención de sentar cátedra medioambiental, sólo de contribuir con nuestro pequeño granito de arena a cuidarnos más a nosotros mismos y a nuestro planeta. 

En el trabajo diario


La actitud eco-friendly afecta a todos: empresarios, autónomos y trabajadores. Sin el concurso de todos, no se pueden llevar a cabo buenas prácticas en este sentido... bueno, ni en ningún otro. Se conscientes de ello es el primer paso.


No imprimas nada salvo que sea estrictamente necesario. Todavía hay quien necesita tocar los documentos para saber que son reales, pero debería ser una práctica a extinguir... lo antes posible. Tenemos a nuestro alcance cada vez más dispositivos que nos permiten llevar nuestros documentos encima sin necesidad de tenerlos en papel: portátiles, tablets, teléfonos móviles, etc. Ahora incluso hay herramientas que permiten validar documentos sin necesidad de estampar la firma en papel, así que habrá que aprovecharlos.  


Utiliza las opciones de vista previa en los documentos antes de darle a la opción de imprimir. Son bastante fiables y evitarás eso de imprimir para ver cómo queda.

 
Recicla el papel. Salvo en el caso de documentos confidenciales o con datos de carácter personal que deban ser destruidos, recicla los documentos que ya no necesitas como papel de notas. 

 
Seguro que tienes mil cuadernos y libretas sin usar en la oficina. Utilízalos para tomar notas, hacer listas o plasmar ideas. Yo misma he utilizado uno de los cuadernos que me suelen dar en cursos de formación o como regalo promocional para tomar notas y ordenar mis ideas a la hora de escribir este post.

 
Instala contenedores para separar los distintos residuos. Así facilitarás la separación y posterior reciclaje de los mismos. Estos contenedores deben estar identificados y ser fácilmente accesibles.

 
Recicla de forma adecuada los aparatos eléctricos y electrónicos, los cartuchos de tinta y tóner, los fluorescentes, las baterías de móviles o las pilas. Ten un contendor específico para ellos y luego llévalos al punto limpio o a los lugares de recogida habilitados.

 
Emplea el transporte público siempre que puedas. No sólo ahorrarás energía y dinero, incluso a veces ahorrarás tiempo. Los atascos a determinadas horas, la dificultad de encontrar aparcamiento y demás sospechosos habituales del día a día, se evaporan cuando se toma el metro, el tren o el autobús.

 
Evita las reuniones innecesarias. Siempre que puedas sustituye una reunión no imprescindible por una llamada, un e-mail o una videoconferencia. No sólo ahorrarás en tiempo y en dinero, también lo harás en desplazamientos.


El espacio


Procura que las paredes estén pintadas o recubiertas con productos no tóxicos, puesto que pueden ir liberando poco a poco compuestos volátiles en el ambiente, malos para la salud y malos para el medioambiente. Importante: lee cuidadosamente las composiciones y pide consejo en las tiendas especializadas.


Utiliza materiales sostenibles y libres de tóxicos en los muebles de la oficina. 

 
El mobiliario no sólo debe ser estético, sino también funcional. La mejor opción: los muebles modulares. De esa forma podrás adaptarlos a las nuevas necesidades y trasladarlos sin problemas. Eso evitará que tengas la tentación de tirarlos.


Evita las moquetas y alfombras de fibras artificiales, porque son muy nocivas para la salud. Y también para el medioambiente durante sus procesos de fabricación.


Si utilizas textiles en la decoración (cortinas, estores, tapizados...), procura que sean de fibras naturales y sostenibles. Y que se puedan lavar fácilmente. Así evitarás tener que utilizar la limpieza en seco, que no es lo más recomendable, salvo que se haga en establecimientos verdes o con productos respetuosos para la salud y el entorno.

 
Recicla todos los elementos decorativos que puedas. Dales una nueva vida con una mano de pintura o una pequeña dosis de DiY.

 
Si tienes que librarte de muebles o decoración, opta por revenderlos o donarlos. Y, en último extremo, utiliza los sistemas de recogida gratuita de trastos viejos que suelen tener los ayuntamientos.


Siempre que puedas, opta por la iluminación natural. De ese modo ahorrarás energía y, además, el ánimo de todas las personas que estén en la oficina mejorará. 

Apuesta por la iluminación LED

Para aprovechar la iluminación natural, por estores, cortinas o persianas de colores claros. De esa forma reflejarán la luz y tendrás que utilizar menos iluminación artificial. 


Cambia las bombillas incandescentes y fluorescentes por iluminación LED, porque es mucho más eficiente. Y, como norma, procura que la iluminación artificial imite a la natural (evitando las luces frías), de esa forma todas las personas que trabajen en el espacio se sentirán mucho más confortables.


Mantén las lámparas y sus pantallas protectoras bien limpias. Así la suciedad no bajará la intensidad de la iluminación. Parece una obviedad, pero es algo que se nota... y mucho. 


Apaga todas las luces y dispositivos (ordenadores, impresoras, escáneres...) cuando no los utilices. Es más eco-friendly y más seguro.

Este es mi miniventilador...

Racionaliza el uso del aire acondicionado. No sólo a la hora de conectarlo sólo cuando sea estrictamente necesario, también en cuanto a la temperatura adecuada. En muchas oficinas es habitual que en verano haya una parte de los trabajadores encantados con un frío polar, mientras que otros tienen que estar toda la temporada con chaquetas de lana. Esto no es ni de lejos una buena política, ni por economía, ni por ecología ni por lo que deteriora el ambiente de trabajo. Esto también es válido para las calefacciones. Recuerda que las temperaturas recomendadas son de 26º en verano y de entre 19 y 21º en invierno. 


Una sugerencia: en verano utiliza pequeños ventiladores para refrescar cada puesto de trabajo. Parece mentira, pero son de lo más útil y evitan en muchas ocasiones tener que poner en marcha el aire acondicionado.   

 
No tapes las salidas de la climatización con objetos o mobiliario, porque estarás tirando la energía.

 
En el WC


Instala en los baños herramientas para hacer un uso más sustentable del agua. Hablo de los dispositivos que se suelen colocar en las griferías e inodoros para ahorrar agua. No es una gran inversión, pero que sí implica un ahorro considerable de agua.

 
Utiliza jabones de manos respetuosos con el ser humano y con el medioambiente.

 
En cuanto al secado de manos, es más eco-friendly el uso de secamanos eléctricos, sobre todo si son de aire frío. La única pega es que las manos no siempre se quedan completamente secas con estos dispositivos. Para optimizar su trabajo, te aconsejo que una vez que te hayas lavado las manos, las sacudas enérgicamente unas cuantas veces sobre el lavabo y luego te las seques. De ese modo eliminarás una gran parte de la humedad y el secado por aire será más eficiente. Y un consejo extra: los secamanos por aire resecan mucho la piel, así que no te olvides de aplicarte crema hidratante con frecuencia. 

 
La limpieza


Utiliza productos de limpieza respetuosos con la salud de las personas y el medioambiente. Es importante que no liberen sustancias nocivas en el entorno una vez aplicados y que no contengan productos que contaminen los acuíferos. 

 
Como medida higiénica, barata y tradicional, procura ventilar siempre que se pueda la zona de trabajo. 


Evita los ambientadores químicos tradicionales. Los quemadores de aceites esenciales bio, las bolas de maderas impregnadas de estos mismos aceites, las hierbas aromáticas o las cáscaras de cítricos son alternativas más saludables y efectivas.

   
Comida y bebida


Utiliza botellas reciclables para el agua, así evitarás consumir más envases innecesarios. Y cuando digo reciclables, no me refiero a reutilizar mil veces las botellas de plástico en las que viene envasada el agua mineral, puesto que no es una práctica saludable. Esas botellas acumulan todo tipo de bacterias, puesto que no podemos lavarlas y desinfectarlas como en el caso de otros materiales: cristal, aluminio, etc. Y, por supuesto, es mejor con contribuir a que se evite el consumo indiscriminado de plásticos.

 

No utilices tazas de cartón o plástico para tomarte tus cafés e infusiones. Es mejor tener una taza de loza o de cristal que puedas reutilizar constantemente. No sólo es una actitud más eco-friendly, tu salud te lo agradecerá y tu paladar también. Porque un café sabe mil veces mejor en una taza de porcelana que en una de plástico y ésta no libera compuestos tóxicos en la bebida. 

 
Restringe las peticiones de comida a domicilio a un mínimo razonable. No sólo por tu salud, sino porque suelen generar una multitud de residuos: bolsas, envases, cartonaje, folletos publicitarios... Es más económico y eco-friendly llevarse la comida de casa.

 
Hablando de la comida, te recomiendo que utilices envases reutilizables. Son más económicos y tu comida se mantendrá en perfectas condiciones más tiempo. No sólo están los típicos tupper o tarteras, cada vez hay más oferta para que puedas llevarte cualquier tipo de comida al trabajo: envases especiales para bocadillos o sandwiches, recipientes con múltiples separaciones para distintos platos o para contener caldos o cremas, etc.

 

Evita los envases monodosis

Llévate servilletas de tela, así no gastarás tanto papel. Son fácilmente lavables y, no nos engañemos, son más agradables de usar que las de papel.

 
Evita los envases monodosis: café, azúcar, edulcorantes, leche, galletas... No sólo son mucho más caros, además requieren envases más numerosos y elaborados. Es mejor comprar envases más grandes, aunque requieran que toda la oficina haga un uso más responsable y escrupuloso de ellos. 





Información de interés:

10 leyes ambientales que toda empresa debería conocer (Blog Comunidad ISN)
Manuales de buenas prácticas ambientales en las familias profesionales (Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medioambiente)


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