jueves, 20 de abril de 2017

Trucos para Ahorrar en la Oficina

Si te has decidido a emprender o tienes una pequeña empresa, sabrás que el ahorro es fundamental, porque cada euro gastado de más cuenta. 


Para ayudarte a ahorrar un poco más, a continuación encontrarás algunos consejos sencillos y útiles. Muchos de ellos, incluso, los podrás poner en práctica en casa.


Vamos con ellos...


Trucos para ahorrar en la oficina


El espacio


Busca un local apropiado para tu actividad y a un precio razonable. En caso de no encontrar un sitio con un buen precio y unas buenas condiciones, puedes optar por un espacio de coworking o incluso trabajar desde casa.


Si es posible, procura que la ubicación del espacio te ayude a ahorrar. Una buena orientación puede reducir la factura de luz, calefacción y aire acondicionado.


Elige un lugar que tenga luz natural. Además de ser más saludable para los trabajadores, es mucho más económico.  


Sala de reuniones
En la oficina, mejor luz natural


Los proveedores


Elige a los proveedores de suministros que te ofrezcan mejores tarifas y condiciones de servicio. Y si es necesario ir cambiando cada cierto tiempo, no dudes en hacerlo. Electricidad, gas y telefonía pueden suponer un buen pico en tu presupuesto mensual, así que debes elegir a la compañía que te sea más rentable a ti.


Revisa cuidadosamente las facturas de los proveedores de suministros, porque te puedes encontrar con más de una sorpresa... siempre a su favor. Reclama cualquier cantidad cobrada de forma indebida y pide explicaciones si hay algo que no te cuadra.


Escoge los bancos que te cobren menos comisiones y que te ofrezcan un mejor servicio. Las cantidades que te puedes ahorrar al cabo del año en este concepto son realmente importantes, así que te conviene invertir algo de tiempo en buscar a los que más te convengan. Y no seas tímido y pide que te mejoren las condiciones estándar, en la mayor parte de los casos en las oficinas tienen cierto margen para reducir (o eliminar) ciertas comisiones y gastos. Incluso pueden ofrecer servicios extras gratis o a buen precio.


Ten más de un proveedor de referencia, así podrás comprar en el que mejor precio te ofrezca y podrás cambiar sin problemas en caso de que te suban los precios o te cambien las condiciones de servicio sin previo aviso. Lo agradecerá tu bolsillo... y tus propios clientes.


El mobiliario


Elige un mobiliario adecuado para la actividad que desarrolles, pero sin derrochar. En caso de que quieras ahorrar puedes recurrir a tiendas low cost, a la segunda mano o incluso al alquiler.


Oficina


Energía


Elige iluminación LED o lámparas de bajo consumo en lugar de bombillas de incandescencia o fluorescentes. Su consumo es menor y tienen una mayor vida  útil.


Mantén las lámparas y bombillas limpias. Aunque parezca una tontería, una lámpara sucia ilumina mucho menos que una impoluta.


Pon sensores de presencia en las zonas de paso, para que no se queden las luces encendidas sin que haya nadie en el espacio. 


Apaga las luces que no se utilicen. Tener las lámparas de la sala de reuniones permanentemente encendidas, sin que se use el espacio, es un gasto ridículo y que nadie agradece... salvo la compañía eléctrica.


Pon reguladores para adaptar la cantidad de iluminación según necesites. También es una buena idea tener lámparas indirectas que puedas usar de forma puntual cuando la precises.


Bombilla


En caso de tener varios interruptores juntos, etiqueta a qué sala pertenecen, para que no haya que ir probando hasta que se acierta, encendiendo y apagando luces de forma innecesaria.


Si tienes electrodomésticos en la oficina, procura que sean eficientes. Es mejor gastar un poco más en la adquisición y ahorrar mes tras mes en la factura eléctrica.


Utiliza regletas de las que tienen interruptor para poder apagar varios dispositivos de una sola vez, así no se te olvidará ninguno.


Usa el modo de ahorro de energía de impresoras y otros dispositivos mientras no los uses. 


Se recomienda apagar los ordenadores cuando no se usan, aunque el ahorro es pequeño. Para que te hagas una idea, un servidor gasta unos 17 € al mes encendido las 24 horas; un ordenador gasta algo menos. Lo ideal es apagarlo para períodos largos sin actividad. Para períodos cortos sin uso, es mejor suspenderlos o hibernarlos, asi también reduces el consumo en la pantalla y en el disco, aunque ganas tiempo a la hora de volverlo a poner en marcha. Así que si te vas a comer o a visitar a un cliente, te compensa más suspender o hibernar tu PC antes que apagarlo.


Calefacción / Aire acondicionado


Utiliza reguladores de temperatura para mantener la sala confortable. Se considera que los 23-25º C son los más confortables para el verano y los 21-23º C en invierno.


En el caso del aire acondicionado, lo ideal es que no esté a menos de 26º C. Cada grado de menos incrementa el consumo de forma importante. Un gran error es pensar que los grados que elegimos en el regulador son los que saldrán por el aparato de aire acondicionado, cuando no es así, puesto que los 25-26º C son los que queremos que tenga la sala, mientras que el aire que sale por la rejilla puede rondar los 12º C.


Si se trata de calefacción, lo mejor es que el espacio de trabajo tenga entre los 19 y los 23º C.


También es importante mantener un buen grado de humedad, porque influye en el bienestar de los trabajadores y en su percepción de la temperatura. Se recomienda que esté entre el 40 y el 60%.


Si se regula adecuadamente la temperatura no será necesario abrir las ventanas teniendo la calefacción puesta o tapar las rejillas del aire acondicionado, como es muy habitual en los lugares de trabajo y que supone un gasto innecesario e irresponsable. 


Apaga la calefacción y el aire acondicionado en los espacios que no estés utilizando, siempre que sea posible.


Prueba los ventiladores de uso individual. Los hay muy eficientes y que evitan encender el aire acondicionado si no hace muchísimo calor. Doy fe de que son de lo más útil.


Ventilador


Aseo


Coloca difusores de agua en los grifos de los aseos y la cocina, así ahorrarás agua sin apenas darte cuenta.


Pon sistemas de ahorro de agua en las cisternas de los inodoros, si no puedes, al menos coloca una o dos botellas de agua en el interior para evitar que se llene al máximo.


Instala secadores de manos o coloca toallas individuales en lugar de toallas o rollos de papel.


Utiliza botes rellenables para el jabón de manos en lugar de comprar un nuevo dispensador cada vez que tengas que reponerlo.


Papel


Apuesta por el formato electrónico en lugar del papel para enviar y recibir documentos, siempre que se pueda. Se ahorra papel, tinta y espacio.


Si es necesario imprimir, hazlo siempre por ambas caras.


Recicla el papel usado para tomar notas, por ejemplo.


Elige la impresora que más se adapte a tus necesidades y que sea más eficiente. Ni te imaginas las diferencias que puede haber entre los diferentes proveedores y modelos.


Impresora


Aprovecha los cuadernos que suelen regalar en conferencias y cursos para tomar notas o apuntar ideas, así evitarás tener que comprarlos.


Material de oficina


Comparte todo el material de oficina posible. En la mayor parte de los casos no tiene sentido tener una grapadora, un quitagrapas, unas tijeras, una taladradora o un dispensador de papel celo por cada trabajador.


Recicla los clips, sobres y carpetas siempre que te sea posible. Incluso los que tienen membretes de clientes o proveedores pueden utilizarse de nuevo, siempre que no se reenvíen a un tercero.


Recicla las carpetas y archivadores.


Más


Opta por el transporte público siempre que puedas, tanto para ir y volver del trabajo como para ir a visitar clientes. Si eres muy deportista (y no te importa llegar bañado en sudor a visitar a tus clientes 😉), siempre puedes utilizar la bicicleta.


Utiliza aplicaciones y herramientas gratuitas, cuando tus necesidades se puedan cubrir con la versión free en lugar de la pro.


Si tienes cafetera en la oficina, es mejor que sea de goteo o exprés en lugar de las de cápsulas. El precio de las cápsulas es mayor y su reciclaje más complicado.


¿A qué esperas para ahorrar?





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La primera vez que apareció el post Trucos para Ahorrar en la Oficina fue en el blog de Todos Somos Clientes


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