¿Alguna vez has tenido la desagradable sensación de estar perdiendo el tiempo con alguien o con algo que no te aporta nada? Y no hablo de una conversación insustancial con la familia mientras os relajáis tras una perezosa sobremesa veraniega. Ni a prestarle atención a un amigo cuando tiene un problema, aunque sea banal. O dedicarle una tarde de domingo a pintarle las uñas a tu sobrina de 6 años para que sea la más fashion de su clase el lunes. No, me refiero a esas personas o acciones que se llevan tu tiempo sin tu permiso, y en las que las únicas beneficiadas son ellas.
Y es algo imperdonable. El tiempo es valioso y debes pedir respeto para el tuyo y hacer lo mismo con el de los demás. Es el mayor regalo que se le puede hacer al alguien, porque es limitado. Nuestra vida no es infinita, y todos deberíamos utilizar cada minuto como deseemos, sin que nos obliguen a malgastar ni uno sólo, porque no hay posibilidad de que nos los devuelvan.
Por eso en este post quiero darte algunos consejos para evitar a los ladrones de tiempo, o al menos intentarlo. Doy fe de que muchos de ellos funcionan, en el caso de los otros, estoy trabajando en ello, pero tengo esperanza de llegar a dominarlos...
Quiénes son los te hacen perder el tiempo
▣ La persona que más te puede robar tiempo, lamento decírtelo, eres tú mismo. Procrastinar, no delegar, no organizarte adecuadamente en tu día a día, no enfocarte, tomar malas decisiones o dejarte llevar por la pereza son algunas de las formas en las que cualquiera de nosotros puede perder el tiempo.
▣ Aunque aparte de ti, también hay otros que te robarán tu tiempo. Y muchos de ellos no lo hacen de forma consciente ni malintencionada. De hecho, con frecuencia pueden ser personas simpáticas (a veces demasiado) y amables. Otros no, son agresivos y desagradables en distintos grados.
▣ Son aquellos que siempre necesitan tu ayuda y consejo, que te llaman con frecuencia (sin tener en cuenta si el momento es el oportuno), que te envían mensajes sin parar, que te visitan en tu despacho (o en tu casa) sin avisar, que hablan y hablan sin medida... Dos ejemplos: los teleoperadores que intentan venderte cualquier cosa a cualquier hora y los comerciales insistentes.
▣ Muchos ladrones de tiempo son aquellos que únicamente se acuerdan de ti cuando necesitan algo, pero que nunca responden cuando eres tú el que requiere ayuda.
▣ Y también lo son los clientes que piden imposibles o que tienen quejas o peticiones injustificadas, y que te harán perder tiempo, prestigio y dinero.
▣ Estas personas suelen vivir parte de su día de manera improductiva, y consiguen que los demás también lo hagan gracias a su ayuda.
▣ Y no sólo te hacen perder el tiempo a ti, además pierden también el suyo.
En qué te perjudica
▣ Te roban el tiempo que podrías dedicar a tareas más productivas o gratificante, incluso esos momentos que deberías tomarte para descansar y relajarte.
▣ Cuando te hacen malgastar el tiempo, te hacen perder dinero. Únicamente tienes que traducir las horas que has desperdiciado en lo que cobras por el tiempo equivalente por tu trabajo.
▣ El hecho de caer en la trampa de estos ladrones transmite el mensaje (a todos) de que el tiempo no es importante para ti ni para tu empresa, que siempre estás desocupado, y eso es sumamente negativo para tu imagen personal y profesional.
No tengas miedo de evitar a estos ladrones
▣ Pararles los pies o minimizar sus efectos en tu vida no significa que renuncies al placer de contacto humano, desde luego, sino que seas tú el que decidas con quién, cuándo, cuánto, cómo y dónde interaccionas con los demás.
Lo básico para establecer límites
▣ Procura establecer límites, tanto para ti como para los demás, y oblígate a cumplirlos (y a hacerlos cumplir a los demás) en la medida de lo posible. Y comunica a todos los interesados cuáles son.
▣ Aprende a decir no de forma asertiva y firme. Ya sé que no es fácil, pero es importante para ti llegar a lograrlo.
▣ Aprende a priorizar en qué ocupas tu tiempo, al fin y al cabo tú deberías ser su único dueño.
▣ No tienes porqué estar siempre disponible para todo y para todos. Interiorízalo y actúa en consecuencia.
▣ Si estableces límites a los ladrones de tiempo es muy probable que te tachen de desagradable, poco empático o egoísta.
▣ Se les puede neutralizar de una forma eficaz pero amable y educada, al menos en buena parte de las ocasiones.
▣ Utiliza el lenguaje gestual, tu tono de voz y tu vocabulario para indicarle claramente que la conversación ha terminado.
▣ No hagas el trabajo de los demás. Ayúdales cuando sea necesario, pero que sean ellos los que analicen sus problemas, que tengan las herramientas necesarias para solucionarlos y que se esfuercen para hacerlo por sí mismos.
▣ Si son personas que únicamente se quejan de algo de forma obsesiva y egocéntrica, céntrate (y céntrales) en los motivos, pero sobre todo en las soluciones, en qué pueden hacer ellos para solventar su problema. Y no les des consejos, porque no eres su terapeuta. No les permitas que entren en un círculo interminable de lamentos y reproches que lo único que hacen es robar tu tiempo... y tu energía.
▣ En algunos casos es mejor alejarse de forma temporal de esas personas, o incluso descartarlas para siempre. Soy consciente de que esto no es posible en muchos casos, pero en otros puede ser una solución.
▣ Cuando sea necesario y puedas hacerlo, aíslate físicamente para evitar distracciones innecesarias. Dentro de ese aislamiento puede estar poner el móvil en silencio o cerrar la puerta del despacho.
El correo y el teléfono
▣ Utiliza el correo electrónico o la mensajería instantánea para lidiar con las personas muy conversadoras. Puedes justificar el hecho de emplear estas vías de comunicación con el consabido "cuéntamelo por escrito, que así no se me olvida" o con un "mándame un correo, que entro en una reunión y no sé cuándo voy a terminar", por ejemplo.
▣ En el caso de que tengas que vértelas con personas que tienen tendencia a bombardearte con mensajes y/o que exigen respuestas inmediatas (sin motivos objetivos), con aquellas que son obsesivas, ansiosas o que se preocupan por nimiedades, la mejor opción es retrasar la respuesta. Puede parecer una contradicción, pero con ese gesto se suele desarmar un comportamiento obsesivo o exigente en exceso con tu tiempo y atención. En muchos casos les da tiempo para reflexionar y darse cuenta de que su actitud no es razonable. O ese lapso les permite dirigir su atención hacia otra cosa y otra persona... Piensa que si entras en la dinámica de que te envíen un email o un mensaje y requieran un respuesta casi en tiempo real, el bucle puede llevarte horas y horas, y todo ello sin alcanzar ningún objetivo.
▣ Gestiona con eficiencia tu correo electrónico para que no te haga perder el tiempo.
▣ Crea diferentes direcciones de correo para usarlos en diferentes situaciones. De esa forma podrás priorizar mejor unos sobre otros.
▣ Utiliza filtros antispam para evitar que tu bandeja se llene de correos inservibles, que te impedirán que de un sólo vistazo puedas identificar aquellos que debes revisar y contestar.
▣ Si te llaman por teléfono y no puedes o no quieres atender a esa persona, envíale un mensaje diciendo que en ese momento no puedes hablar. Si quieres y lo consideras oportuno, puedes indicarle el plazo en el que podrás ponerte en contacto con él.
La agenda
▣ Lleva siempre una agenda actualizada y consúltala con frecuencia. Si la llevas en formato electrónico, aprovecha las alertas para que te avisen con antelación.
¡Ay, las reuniones!
▣ Procura que las reuniones, tanto on como offline sean las justas y necesarias, y que siempre tengan un motivo que las justifique realmente y un objetivo claro.
▣ Elabora listas y/o guiones para las reuniones. Es una forma de mantener un orden y tratar todos los asuntos importantes.
▣ Elige bien a las personas que van a formar parte de la reunión. Evita a aquellos que hablan mucho y no aportan nada, o a quienes no tienen motivo real para estar presentes.
▣ Pide a todos los participantes que vayan preparados a la reunión, con toda la información y datos necesarios.
▣ Marca límites de tiempo para las reuniones, y procura que se respeten. Si finalizado el plazo establecido siguen asuntos por tratar, se puede fijar una nueva cita. De ese modo se pueden preparar con más tiempo, con mayor información y con los participantes más frescos y receptivos.
▣ En las reuniones y entrevistas que no estén fijadas de antemano, procura informar al otro de cuánto tiempo dispones. Si es necesario, antes de comenzarla ponte una alarma o pide a alguien que te llame cuando haya pasado el tiempo que te has marcado.
Las citas
▣ Confirma tus citas con antelación, para evitar que te den plantón. Hazlo unos pocos días antes, pero también el mismo día. Hay personas con mala memoria o sin agenda, que tienen cierta costumbre de faltar a sus citas, por lo que conviene ayudarles a recordar.
▣ Marca límites de tiempo para las citas y respétalos.
▣ Una vez pasado plazo de tiempo límite que le has dado a esa persona, y que le has comunicado de antemano, márchate, porque en caso contrario te quedarás a su merced y la conversación se alargará indefinidamente.
▣ Si el asunto que te está planteando alguien prevés que va a requerir una buena parte de tu tiempo, díselo al otro y fija una cita para poder tratarlo mejor y con más calma. Ya sabes, ese tipo de personas que te arrincona en las escaleras o el ascensor con el típico "¿tienes un momentito?".
Comunicación y delegación
▣ Procura darle a las otras personas instrucciones claras y lo más explícitas posibles para que las cosas se hagan bien a la primera, así no perderéis tiempo ninguno si hay que repetirlas o asumir las consecuencias de que se hayan hecho mal.
▣ Aprende a delegar, porque si no lo haces no podrás abarcar todas tus responsabilidades y te ahogarás en tareas poco productivas que, aunque son necesarias, no te permitirán desarrollar todo tu potencial.
▣ Utiliza herramientas que faciliten la comunicación con el resto de tu equipo, así como la realización de las tareas que tengáis encomendadas.
▣ Pide a los demás digan claramente si se comprometen a algo o no lo hacen, y exige que luego actúen en consecuencia. La indecisión siempre acarrea problemas y pérdidas de tiempo para todos los implicados.
Cuidado con las redes sociales
▣ No permitas que las redes sociales se conviertan en ladrones de tiempo. Restringe su uso a determinados momentos del día y, si es necesario, utiliza una aplicación para poder controlar el tiempo que pasas en ellas.
▣ Silencia las notificaciones en el móvil y el ordenador cuando necesites estar concentrado, porque si las atiendes perderás mucho más tiempo del que crees.
▣ No procrastines ni aplaces tus decisiones, porque retrasarás lo inevitable y las consecuencias de hacerlo son siempre negativas.
No permitas que otros decidan sobre tu tiempo, o al menos procura intentarlo.
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La primera vez que apareció el post Cómo Evitar a los Ladrones de Tiempo (o al Menos Intentarlo) fue en el blog de Todos Somos Clientes.
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