¿Y cuántas veces has tenido que reclamar la factura por esas compras o servicios prestados? ¿Y cuántas veces te han dado todo tipo de excusas para no cumplir con su obligación? Por cierto la respuesta a estas preguntas también es que muchas.
En la mayor parte de los casos, por pereza o desconocimiento, aceptamos esa mala práctica empresarial.
Para que la próxima vez que no te quieran entregar factura sea por pereza, en lugar de por falta de información, a continuación te intentaré despejar algunas de las dudas más frecuentes sobre las obligaciones de facturación de los empresarios y profesionales. No te las pierdas...
¿Quién está obligado a entregar factura?
Los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta cuando se tratan de entregas y prestaciones de servicios desarrollados dentro de su actividad, incluso las no sujetas y las sujetas pero exentas del IVA, incluso los empresarios y profesionales que están acogidos a los regímenes especiales del impuesto.
En cualquier caso, es obligatorio expedir factura:
- Cuando el destinatario es empresa o profesional o cuando lo pida para poder ejercer sus derechos de naturaleza tributaria.
- Cuando el destinatario sea una persona jurídica no empresario o una Administración pública.
- En las ventas a distancia en España.
- En las entregas de bienes localizados en España.
- En las entregas de bienes intracomunitarias.
- En las exportaciones (menos en el caso de las tiendas libres de impuestos).
También deben generar factura y copia por los pagos a cuenta (anticipos) o los realizados antes de que nos entreguen los bienes o nos presten los servicios.
Hay muy pocas excepciones a esta obligación. Si quieres puedes consultar los artículos 2 y 3 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (RD 1619/2012).
¿Cuáles son los plazos para emitir las facturas?
- Particulares: se deben remitir en el momento en el que se realiza la operación.
- Empresas o profesionales: se deben remitir antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se haya producido el devengo del impuesto.
- Entregas comunitarias de bienes: antes del día 16 al mes siguiente al de expedición o transporte de esa mercancía.
¿Cómo deben hacérmela llegar?
La factura se puede remitir por correo postal o por medios electrónicos. En este segundo caso, el destinatario debe haber dado su consentimiento para que se le envíe por esa vía y tanto la generación como la transmisión deben garantizar su autenticidad y su conservación durante el período obligatorio.
Esta autenticidad se garantiza con firma electrónica avanzada, con intercambio electrónico de datos (EDI), controles que permitan auditar de modo fiable la factura o aquellos que valide la AEAT.
¿Me puedo desgravar la factura que no me han entregado?
Pues no, lamentablemente debes tener la factura en tu poder para podértela deducir, y ésta debe cumplir todos los requisitos necesarios.
Y, además de para poder ejercer tus derechos y obligaciones tributarias, y para poder llevar tu contabilidad la factura es necesaria para poder reclamar.
¿Qué ocurre si se niegan a darte factura?
Lo mejor es solicitarla primero de manera amistosa. Pero, ojo, amistosa no implica que no se documente. Procura pedirla por correo electrónico o mensaje de WhatsApp en lugar de por teléfono. Hazlo con un lenguaje firme pero amable.
En caso de que no te respondan, lo ideal es recurrir a una carta certificada o, mejor todavía, un burofax o e-mail certificado. Los términos de esta comunicación, aunque educados y respetuosos, deben dejar la amabilidad al margen, puesto que ya es una petición formal.
Si has solicitado la factura y no te ha entregan, puedes poner una reclamación económico-administrativa.
Normalmente te la terminarán facilitando, pero si no lo hacen en el plazo legalmente establecido, puedes expedir tú mismo la factura en nombre del reclamado para documentar la operación. Para ello debes comunicarlo por escrito al Tribunal Económico-Administrativo que se haya encargado del procedimiento señalando que no se ha cumplido su fallo y anunciando que vas se emitir la factura. También tendrás que comunicárselo al proveedor que se ha negado a facturarte y enviarle copia de la factura que has generado tú en su nombre (el original te lo quedarías tú). Recuerda que debes enviar copia también a la Agencia Tributaria junto con el escrito del Tribunal Económico-Administrativo.
Y, además de la reclamación económico-administrativa, también conviene hacer una denuncia tributaria ante Hacienda. También te servirá para solicitar la devolución del IVA. Aunque no siempre tiene efecto y en muchas ocasiones se retrasa mucho en el tiempo, te lo aviso de antemano, lo cierto es que hay que denunciar a quien no cumple con sus obligaciones fiscales, porque nos repercute a todos; como consumidores, como empresarios y como sociedad en general.
¿Me sirve una factura simplificada?
Si eres empresario o profesional y necesitas deducirte el impuesto, a los datos obligatorios de la factura simplificada que son:
- Número y serie (si procede).
- Fecha de expedición.
- Fecha de la operación (si es diferente de la de expedición).
- Nombre, apellidos, razón o denominación social del expedidor.
- Domicilio del expedidor.
- NIF de quien expide la factura.
- Identificación de los bienes entregados o los servicios prestados.
- Tipo impositivo (IVA, IRPF si procede, retenciones por módulos, retenciones por alquileres...).
- Importe total
- Si se trata de una factura rectificativa, el número de factura que se rectifica.
- Otras circunstancias especiales (facturación por el destinatario, inversión del sujeto pasivo, régimen especial para Agencias de viajes, etc.)
Habrá que añadirle de manera obligatoria:
- Nombre, apellidos, razón o denominación social del destinatario.
- NIF del cliente.
- Domicilio del destinatario.
- Cuota repercutida, que se indicará por separado.
Si no se incluyen estos últimos datos, no podrás deducirte el IVA de la factura simplificada. Por cierto, esto también es aplicable si no eres empresario o profesional, pero tienes que ejercer algún derecho de naturaleza tributaria.
¿Puedo pedir que me canjeen una factura simplificada por otra completa?
Puedes solicitar que te cambien una factura simplificada en una plazo de 4 años a contar desde que se producto el devengo del IVA de la operación que se documenta en la simplificada.
En la factura completa resultante del canje deben aparecer los datos de la simplificada, incluso su fecha de expedición y una descripción de la operación documentada.
Para realizar el canje deberás entregar la factura simplificada original o el documento que resulte de su digitalización certificada.
No hay ninguna normativa respecto al IVA que exija que se acredite que la persona que solicita el canje de la factura simplificada por una completa sea el destinatario efectivo del bien o el servicio, por lo en caso de controversia habrá que seguir lo que dictamine la Ley General Tributaria, el Código Civil y en la Ley de Enjuiciamiento Civil.
Espero que estas respuestas te ayuden (y te animen) a ejercer tus derechos a la hora de solicitar factura. Incluso aunque finalmente no lo consigas, el mero hecho de intentarlo es una forma de presionar a los proveedores incumplidores y de crear una cultura de responsabilidad social ante las obligaciones fiscales y administrativas.
Información de interés:
Factura-e - Factura electrónica - Ministerio de Hacienda
Obligaciones de facturación - Agencia Tributaria
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La primera vez que apareció el post Dudas Frecuentes a la Hora de Solicitar una Factura fue en el blog de Todos Somos Clientes
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