Cada vez hay más emprendedores y eso es una buena señal.
Pero, que seamos muchos, no garantiza que la mayoría seamos expertos en protocolo
empresarial (ni siquiera neófitos). Bastante tenemos con aprender a marchas forzadas cosas tales como
la mejor forma de conseguir una subvención sin perecer en el intento, presentar una plan de empresa
ganador o reducir costes de forma radical sin reducir la calidad de
nuestros productos.
Pero el protocolo empresarial es importante en el desempeño
de nuestra actividad, aunque no lo creamos. A la hora de establecer relaciones
comerciales con clientes y proveedores, tanto nacionales como extranjeros, es
necesario conocer los códigos de comportamiento en el mundo empresarial. De
ello depende muchas veces que nos elijan a nosotros en lugar de a otro que
ofrece los mismos productos o servicios y en las mismas condiciones. Por no hablar de que el protocolo en el mundo de los negocios también forma parte de la atención y orientación al cliente.
El protocolo empresarial es una de esas disciplinas que
antes se conocían y se respetaban en la mayor parte de las empresas, era algo
que nadie se cuestionaba. Jefazos, jefes, jefecillos, secretarias o
administrativos de cualquier empresa, manejaban esas normas con la misma
soltura con la que se tomaban un café en la maquina: sabían cuál era la
jerarquía, quien saludaba a quién, cómo se recibía en un despacho, quién entraba primero en un ascensor... La
democratización de la empresa (emprendedores, autónomos, micropymes, etc.) ha
hecho pensar, erróneamente según mi criterio, que el protocolo empresarial no
iba con ellos, que eso era cosa de los peces gordos. |
| Protocolo: jugar todos con la misma baraja |
Pues no, el protocolo aplicado a la empresa es para todos.
Es una forma de conducirse en las relaciones internas o externas dentro de la
empresa que ayudan a que todos juguemos con la misma baraja. Y, como todos
los pequeños, de una forma o de otra, acabamos (o queremos acabar) teniendo
relación con esos peces gordos, debemos saber cómo y cuándo aplicar esas normas
de cortesía.
De hecho, saber cuáles son las normas generales de protocolo
empresarial, nos darán una idea bastante clara, por ejemplo, del aprecio que
nos tiene un cliente, la consideración que le merecemos a ese proveedor que
tanto nos interesa o, incluso, si el director del banco tiene querencia a concedernos
ese crédito que tanto deseamos para poner en marcha nuestro proyecto.
El protocolo es un lenguaje y, si no lo conocemos, no sabremos interpretar qué nos está diciendo el otro ni podremos transmitir lo que queremos. Una gran cantidad de malentendidos en el mundo empresarial parten precisamente de esta incomprensión.
Por ejemplo, te ayudará a entender algunas situaciones y a actuar en consecuencia; situaciones como las que siguen: 1) Si alguien no se levanta de la mesa para saludarnos cuando
entramos en el despacho, pongamos por caso, deberás interpretar que es un
maleducado (una información valiosa de por sí) y que, probablemente, no le
interesas en absoluto (más valiosa aún) 2) Si vas a entrar en un ascensor con una persona con mayor rango en el organigrama empresarial, él entrará el último, así que no debes cederle el paso; el de mayor rango es el que más tarde entra y más pronto sale del cubículo, porque es el que menos debe permanecer allí (por comodidad y por seguridad) 3) Si contratas a una secretaria profesional, no esperará que le cedas
el paso cada vez que coincidís en una puerta, porque sería poco operativo andar
con cortesías sociales en el ambiente laboral 4) Si llamas señorita a la
directora del banco, porque parece jovencita, lo más probable es que ya tengas
un punto negativo, porque en el mundo empresarial todas las mujeres son
señoras, independientemente de su edad o estado civil.Si bien es cierto que, cuando haya cierta confianza y otros casos muy concretos, las relaciones son y deben ser mucho más fluidas y relajadas. Precisamente el conocimiento del protocolo empresarial te dirá cuándo y con quién aplicar un estilo más relajado, sin miedo a equivocarte.
También me gustaría dejar claro que, cuando hablo de mayor rango, no quiere decir que la otra persona sea más válida o mejor que otra de menor rango, simplemente ocupa un lugar más elevado en un organigrama jerárquico; cuestión de orden. Esto es como dejar el asiento libre a una señora mayor en el metro, puede ser que la persona no lo merezca o tú estés más cansado o enfermo, pero se hace para demostrar un respeto; no hacia esa persona en concreto, si no a todas las personas de más edad y a la sociedad en la figura de esa anciana anónima.
Por todo esto, te recomiendo que busques información acerca
del protocolo empresarial, que leas todos los libros que tu tiempo te permita y
que recibas cursos sobre el tema (también los hay online e, incluso,
gratuitos). Comprobarás que no es tiempo perdido. Y, por supuesto, también te
invito a que leas los artículos que iré incluyendo en el blog.
Aquí tienes algunos libros sobre el tema:
- "Protocolo y comunicación en la empresa". Carmen Cuadrado Esclápez
- "Manual básico de protocolo empresarial y social". María del Carmen Martínez Guillén
- "Guía de estilo, protocolo y etiqueta en la empresa". Pilar Benito Sacristán
- "El protocolo y la empresa". Montse Solé
Y también algunos enlaces que te pueden interesar:
Comunicación global, imagen y protocolo
Revista Protocolo.com
Galicia Protocolo
