Qué Es una Propuesta de Proyecto y cómo Redactarla

Hay una cosa que tienen en común los que emprenden, los que tienen un negocio ya consolidado y los que trabajan por cuenta ajena: tienen ideas que quieren proponer a alguien con poder de decisión (un cliente, una institución, una entidad financiera, un jefe...), con la finalidad de convencerle para que sean aceptadas y que éstas se materialicen. ¿Y quién no necesita que un cliente se enamore de un proyecto? ¿O conseguir financiación para poner en práctica un plan prometedor? ¿O hacerse con una subvención? ¿O lograr que el jefe acepte innovar en el proceso productivo?

 

Y para presentar estas propuestas, hay un documento que debes conocer y redactar correctamente: la propuesta de proyecto. A continuación de doy todas las claves para que las tuyas sean un éxito.

 

 

Qué es una propuesta

 

▣ Es un documento que comunica una idea de proyecto a los responsables de la toma de decisiones, con toda la información que estos necesitan acerca del mismo, resumida y de la forma más convincente posible. 

 

▣ No es un contrato vinculante (sí una futura referencia para elaborarlo), tampoco un plan detallado o un presupuesto. Todos estos documentos tienen otras funciones.  

 

Cuál es su objetivo

 

▣ Lo primero que debe conseguir con este documento es captar la atención del interesado, ya sea interno o externo. Una vez logrado esto, finalidad última de la propuesta es que el proyecto se apoye y/o se acepte.

 

Cuándo se presenta

 

▣ Este documento se elabora justo al inicio del proyecto, como primera fase, puesto que si no tiene éxito no tendrá más recorrido. 

 

 

Tipos de propuestas

 

Hay diferentes tipos de propuestas de proyecto:

 

▣ Solicitadas: son las que se elaboran como respuesta a una solicitud de propuesta (RFP). En este caso el cliente pide que los proveedores hagan ofertas para proporcionar productos o servicios que ellos no pueden generar o conseguir por ellos mismos. 

 

▣ No solicitadas: se trata de aquellos documentos que no responden a una solicitud previa, y en los que no se compite con otros equipos o empresas, pero en los que tampoco sabes si lo que propones será del interés del destinatario. 

 

▣ Informales: en este caso el cliente solicita de manera no formal una propuesta de proyecto. 

 

▣ Seguimiento o continuación: para informar a las partes del progreso del proyecto.

 

▣ Complementaria o suplementaria: una vez comenzado el proyecto, se preparan estas propuestas para justificar que se necesitan más recursos.  

 

▣ Renovación: se utiliza este tipo de propuesta cuando ya tienes un cliente y pretendes que éste siga trabajando contigo.  

 

Antes de comenzar

 

▣ Plantéate qué es lo que quieres conseguir con la propuesta (haz un esquema que te sirva como guía), por qué quieres que sea exitosa, a quién va dirigida y cómo vas a lograr tus objetivos.

 

▣ Una vez hecho esto, investiga y documéntate exhaustivamente. 

 

▣ Después de estos primeros pasos, planifica cómo será el documento Y ahora ya puedes comenzar a redactarla.  

 

 

Cómo redactarla 

 

Partes de la propuesta

 

▣ Resumen ejecutivo. Es un resumen del proyecto, en el que no pueden faltar el problema, lo que se ha investigado antes sobre el mismo, la solución y los beneficios. El resumen ejecutivo lo puedes presentar al principio o como cierre del mismo.  

 

▣ Contexto. Problema detectado y que justifica el proyecto, investigación al respecto, antecedentes, oportunidades, metas, objetivos y alcance del proyecto.

 

▣ Cómo vas a solucionar el problema, incluidos los beneficios para el cliente. Añade el calendarios y cronograma del proyecto, detalle de los implicados y sus responsabilidades, entregables del proyecto....  Tanto este apartado como el anterior, el de Contexto, los puedes unir en uno con el epígrafe de Justificación.

 

▣ Riesgos. Estimación realista de los posibles riesgos y cómo abordarlos.  

 

▣ Presupuesto inicial, con el detalle de los recursos que se emplearán y sus costes.

 

▣ Conclusión. En este punto tendrás que reafirmar tu propuesta.

 

 

La extensión

 

▣ Dependerá de la complejidad del proyecto que debas presentar, aunque te aconsejo que ronde las 10-20 páginas de media.

 

▣ Es recomendable incluir siempre un índice, para que el lector pueda conocer y localizar rápidamente los contenido. Y si es muy extensa, además deberás incluir un resumen ejecutivo (objetivos, descripción, plazo y presupuesto). 

 

 Estilo

 

▣ Ajusta el estilo del documento al público y sector al que va dirigido.

 

▣ Procura utilizar un lenguaje claro y sencillo, que pueda comprender el público al que diriges la propuesta.  

 

▣ Cuida al máximo la gramática y la ortografía del texto.

 

▣ Incluye gráficos e imágenes que apoyen tu propuesta.  

 

Plantillas

 

▣ Si no tienes claro cómo comenzar a redactar una propuesta de proyecto, no te preocupes, porque puedes recurrir a plantillas que te serán muy útiles. Las tienes de pago, pero también las hay gratuitas, como las de Adobe Express, Canva, Flipsnack, Hubspot, PandaDoc o Smartsheet.

 

Revisa y corrige

 

▣ Antes de entregar la propuesta al destinatario revísala varias veces y corrige lo necesario. Tanto el éxito de esa propuesta como tu imagen profesional están en juego.  

 

¿Te ha sido útil esta información? ¿Añadirías algo que puedan ampliarla? 

 

 

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La primera vez que apareció el post Qué Es una Propuesta de Proyecto y Cómo Redactarla fue en el blog de Todos Somos Clientes.  

 

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