Una autorización es uno de esos documentos que todos, en uno u otro momento de nuestra vida, vamos a necesitar. ¿No me crees? Pues los motivos por los que tendrás que redactar o presentar por actuar en nombre y representación del alguien son muchos: autorizar a tus hijos para acudir a una excursión, autorizar a alguien en una cuenta bancaria, retirar o presentar documentos en una empresa o ante la Administración, encargar o realizar trámites, recoger cartas o paquetes...
Por eso es conveniente saber cómo redactar y utilizar una autorización para que no la rechacen y que no te acarree algún que otro disgusto más.
Qué es
▣ Es un documento que sirve para acreditar a otra persona para que pueda realizar alguna acción o trámite en tu nombre o con tu permiso.
▣ El destinatario puede ser otra persona, una empresa, una institución, un organismo oficial o las Administraciones Públicas.
Formato
▣ Título. Si quieres puedes comenzar el escrito con la palabra Autorización, aunque personalmente no lo considero necesario. Si tiene formato de autorización y se menciona en el texto que autorizas a alguien, está bastante claro el tipo de documento que es.
▣ Datos del autorizante. Puedes comenzar el texto con el pronombre personal Yo, si lo deseas, seguido de tu nombre, apellidos, documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte), cargo y compañía (en caso de que sea una autorización por parte de una empresa, puedes describir esto con la frase en calidad de -cargo- de la empresa -nombre de la misma-) y domicilio (sólo si es necesario). La manera formal de escribir los nombres, tanto de otorgante y de autorizado, es poner delante de ellos el D./Dª o Don/Doña.
▣ Autorizo a. Esta frase es imprescindible, puesto que es la que le da sentido al documento. Mi consejo es que la separes (con un párrafo entre medias) de tus datos y de los del autorizado. Aunque también es correcto colocarla, separada con una coma, una vez finalizado el párrafo de los datos del autorizante, seguido de dos puntos.
▣ Datos del autorizado. Consigna los datos de la persona a la que autorizas con su nombre, apellidos, documento de identidad, cargo y compañía (en caso de que sea necesario) y domicilio (si es pertinente).
▣ Motivo de la autorización. Es fundamental que indiques de forma lo más clara y precisa aquello que la otra persona va a realizar en tu nombre. En algunos casos incluso puedes especificar la validez de esa autorización.
▣ Cierre. Termina el documento con una frase que refrende su validez. Algunos ejemplos: "Firmo la presente autorización en -ciudad- a -fecha completa- para que conste a los efectos oportunos", "Y para que conste y surta los efectos oportunos firmo esta autorización en -ciudad- a -fecha completa-".
▣ Firma. Para que tenga validez es imprescindible que firmes la autorización de forma manuscrita. En muchos trámites, concretamente con la Administración y con entidades bancarias, será necesario que también firme el autorizado.
▣ Sello. En el caso de que se trate de una autorización de empresa es conveniente que estampes el correspondiente sello.
▣ Formato de carta. También puedes autorizar a una persona mediante una carta, con el formato habitual: datos del remitente, datos de la empresa u organismo para el que se dirige la autorización, fecha (y ciudad si es diferente a la del destinatario), encabezado, cuerpo (en el que se menciona el autorizado con sus datos personales, la acción para la que te representará, la validez de la autorización, la firma del otorgante y del autorizado (en caso de que sea pertinente).
Consejos
▣ Procura que el texto ocupe una sola cara, para que pueda ser leído de forma más sencilla por la persona que tenga que verificar la autorización.
▣ El texto debe ser legible, por lo que es importante elegir una tipografía adecuada y sencilla, o que escribas con claridad si lo haces de manera manuscrita.
▣ El autorizado debe aceptar tanto la autorización como el encargo recogido en ella.
▣ Para autorizaciones formales es conveniente que acompañes una copia de tu documento de identificación para que pueda verificarse la autoría con mayor fiabilidad.
▣ En trámites con las Administraciones Públicas es mejor utilizar los modelos que cada una de ellas requiere para las autorizaciones. Aunque podrías utilizar una redactada por ti, es mejor seguir sus criterios para evitar la posibilidad de que no te la admitan.
▣ En las autorizaciones para las Administraciones Públicas es importante indicar a qué Administración, organismo o institución se dirige.
▣ Para trámites con la Administración y ciertos organismos oficiales conviene llevar un duplicado, porque pueden quedarse con una copia para el expediente.
▣ Es recomendable que indiques la validez que tiene la autorización, de esa forma evitarás que el autorizado pueda actuar en tu nombre más adelante sin que tú lo sepas.
▣ Si ha pasado un tiempo desde que has otorgado la autorización y el momento de ejercerla, es conveniente redactar otra con una fecha más reciente, porque es posible que la rechacen.
Ejemplos
Yo, (nombre y apellidos), con (DNI/NIE/pasaporte y domicilio) en (ciudad), (domicilio), (C.P.).
AUTORIZO a:
D./Dª, (nombre y apellidos), con (DNI/NIE/pasaporte) y (domicilio) en (ciudad), (domicilio), (C.P.), (acción para la cual está facultado el autorizado a realidad en nombre del otorgante).
Y para que así conste firmo la presente autorización en (ciudad), a (fecha completa).
Firma del autorizante Firma del autorizado
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D./Dª, (nombre y apellidos), con (DNI/NIE/pasaporte), como (cargo) de la empresa (nombre de la compañía) y (domicilio en ciudad, domicilio), (C.P.), AUTORIZO a:
D./Dª, (nombre y apellidos), con (DNI/NIE/pasaporte) y (domicilio) en (ciudad), (domicilio), (C.P.), en representación de la empresa (nombre de la compañía) a (acción para la cual está facultado el autorizado a realidad en nombre del otorgante).
Firmo la presente autorización en ciudad, a fecha completa, para que así conste.
Firma del autorizante Firma del autorizado
- Se acompaña de copia del DNI/NIE/pasaporte del autorizante y deberá ser requerida la documentación del autorizado para su verificación.
- La validez de esta autorización se limita a: fecha o número de días.
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(Empresa/Nombre y apellidos del otorgante)
(Domicilio)
(C.P.)
(Empresa/Nombre y apellidos del otorgante)
(Domicilio)
(C.P.)
(Estimados señores, Estimado/a señor/a, Muy señores míos, Señores/as, Señor/a, etc.)
Por esta carta AUTORIZO a D./Dª (nombre y apellidos), con (DNI/NIE/pasaporte), con domicilio en (ciudad), (dirección), a (acción para la cual está facultado el autorizado a realidad en nombre del otorgante).
La presente autorización estará en vigor hasta que no sea revocada (indicar el medio por el que se comunicará dicha revocación).
Para que conste a todos los efectos firmo la presente en (ciudad), a (fecha completa).
(Nombre y apellidos)
(DNI/NIE/pasaporte) (Nombre y apellidos)
Firma del autorizante Firma del autorizado
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Espero que este post te sea útil a la hora de redactar tus próximas autorizaciones.
¿No sabes cómo comenzar a redactar un documento? Pues no dejes de pasar por la pestaña de modelos de documentos de nuestro blog.
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La primera vez que apareció el post Qué Es y Cómo Redactar una Autorización fue en el blog de Todos Somos Clientes.
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