Ventajas y Desventajas de los Mensajes de Voz

Creo que hay dos tipos de personas: a las que les entusiasman los mensajes de voz y las que los aborrecen (como yo). Ahora hablando en serio, lo cierto es que los mensajes de voz son realmente binarios. Tienen defensores y detractores. Pueden considerarse anticuados o de lo más actual. Y tienen ventajas e inconvenientes.

 

Y precisamente de las ventajas e inconvenientes de los mensajes de voz quiero hablarte en este post.

 

 

 

Empezamos...

 

Qué son

 

▣ Este tipo de mensajes te permiten dejar una nota de voz a alguien en su línea fija, móvil o en una aplicación de mensajería instantánea. 

 

▣ En los dos primeros casos, el mensaje se deja porque la otra persona no está físicamente cerca del terminal, está comunicando, ha apagado el móvil o no tiene cobertura. En el tercero, el mensaje de voz sustituiría al mensaje de texto.

 

Ventajas

 

▣ Se envían más rápido que los mensajes de texto o los correos electrónicos y no necesitan que el emisor toque el teclado. Esto último es decisivo para muchas personas, que odian escribir en el minúsculo teclado de un terminal móvil o que no son muy rápidas con ello. 

 

▣ El que los recibe también puede escucharlos sin necesidad de estar prestándole demasiada atención a una pantalla.

 

▣ Hay quien piensa que este tipo de mensajes son más humanos, más cercanos a la comunicación personal. Por otra parte, permiten utilizar la voz para matizar y reforzar el mensaje, algo que en el caso del texto únicamente puede recurrir a la palabra escrita y a los emoticonos y stickers en el caso de las apps de mensajería instantánea.  

 

▣ Y no hay que olvidar que hay cierta tendencia a anteponer el audio y el vídeo sobre la comunicación escrita en todos los sectores.

 

▣ En el caso de los mensajes dirigidos a los buzones de voz, es una forma de no perder ninguna llamada. 

  

Desventajas

 

▣ Hay muchas personas que prefieren comunicarse mediante una llamada, un correo o incluso un mensaje de texto antes que por uno en audio.

 

▣ Muchas personas que consideran una molestia escuchar los mensajes de voz, incluso llegan a ser fuente de estrés. 

 

▣ Hay muchas personas (entre las que me encuentro) a las que les da pereza revisar los mensajes de voz, sobre todo los de las herramientas de mensajería instantánea. Tendrás notificaciones de los mensajes (algo que incomoda y estresa) hay que llamar al buzón de voz (introduciendo la sempiterna contraseña) o hay que consultar la app... y luego ponerse a escuchar con paciencia. La consecuencia de todo ello: hay mensajes de algunas personas que ni siquiera  se llegan a escuchar.

 

▣ No todo el mundo que deja un mensaje de audio lo hace correctamente, lo que dificulta todavía más la tarea de escucharlo al receptor. Contenidos de larga duración en los que se habla mucho y se dice poco, grabarlos en unas condiciones en las que luego es difícil entender nada de lo que se dice, titubeos, carraspeos, toses, silencios inútiles, muletillas o mensajes que carecen de la información necesaria (números de teléfono, direcciones, datos...) son algunos de las deficiencias de estas comunicaciones. 

 

▣ Cuando se trata de mensajes en un buzón de voz, hay a muchos usuarios a los que no les gusta demasiado dejarlos. El consabido temor-odio que muchos tienen y han tenido a los contestadores automáticos, ya sabes.  

 

 

▣ Implementar un buen buzón de voz no es sencillo cuando se trata de una empresa. Es importante que el sistema esté bien diseñado y gestionado.

 

▣ Los clientes que quieren dejar un mensaje en el buzón de voz y se encuentran con que éste está lleno, reciben una malísima impresión de la empresa y/o el profesional al que llaman. Pensarán que no revisan el buzón, lo que indica el poco aprecio que tienen a los clientes. O que se dejan llevar por la desidia y no los borran. Incluso puede parecerles que su volumen de trabajo es tan grande que puede que no les presten la atención debida si se les acumula de tal forma que el buzón de voz se colapsa.

 

Consejos para el emisor

 

▣ Deja mensajes de voz únicamente cuando sea necesario.

 

▣ Valora si es más apropiado hacer una llamada cuando la persona esté disponible, dejar un mensaje de texto o incluso enviar un correo electrónico. 

 

▣ Procura que sean cortos y simples, sobre todo si están dirigidos a clientes.

 

▣ Si no tienes mucha práctica a la hora de dejar buenos mensajes de audio, procura escribirte un pequeño guion en el que incluyas un resumen de lo que quieres transmitir y de la información básica que necesita tu interlocutor. Poco a poco irás mejorando y podrás prescindir de este paso en los mensajes más sencillos.  

 

▣ No te fíes de que el teléfono del receptor está encendido o que en su estado aparece como disponible, porque pueden ocurrir muchas cosas que impedirán que escuche el mensaje: se ha dejado el móvil en el despacho, no va a aparecer por la oficina en todo el día y no puede consultar su buzón de voz en el terminal fijo, no tiene cobertura, no puede escuchar mensajes porque no tiene privacidad suficiente... o sencillamente no le apetece escuchar una larga perorata de alguien con tiempo y con ganas de escuchar su propia voz. 

 

▣ No dejes mensajes de voz relativos a asuntos importantes o urgentes, porque nunca tendrás la seguridad de que la otra persona los escucha inmediatamente. Si quieres cerciorarte de ello, es mejor que hagas una llamada telefónica cuando tu contacto esté disponible o que le envíes un breve mensaje de texto preguntándole si está disponible y avisándole de que le vas a enviar un audio importante. 

 

Consejos para el receptor 

 

▣ Si tienes algún contacto, tanto profesional como personal, excesivamente aficionado a los mensajes de voz y te cuesta escucharlos, coméntale educadamente que prefieres que se comunique contigo de otra forma. 

 

▣ En caso de que quieras facilitarte las cosas a la hora de escuchar audios, puedes utilizar los trucos para acelerar su reproducción. Esto lo puedes hacer de varias maneras, desde el apartado de Ajustes de tu propio terminal a trucos y aplicaciones para algunas herramientas de mensajería instantánea como Telegram o WhatsApp. 

 

▣ Si el mensaje de audio no contiene información que necesitas o prefieres que esté por escrito, pídele al emisor que te envíe otro mensaje con los detalles. Esto es importante en el caso de nombres, direcciones, teléfonos, fechas y horas, enlaces, etc. 

 

▣ Tienes a tu disposición herramientas para pasar audios a textos o notas, tanto para aplicaciones de mensajería instantánea como para otro tipo de audios, incluidos podcasts o audiolibros. 

 

¿Qué opinas tú de los mensajes de voz?

 

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La primera vez que apareció el post Ventajas y Desventajas de los Mensajes de Voz fue en el blog de Todos Somos Clientes.

 

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