Las Centralitas Virtuales también Son para Autónomos y Pymes

¿Eres autónomo o tienes una pyme? Pues aunque no te lo parezca, puede que necesites una centralita virtual. Porque aunque solemos asociar el uso de centralitas, tanto analógicas como digitales a grandes empresas, los pequeños negocios también se benefician de su implantación.

 

Si quieres saber qué es realmente una centralita virtual, qué ventajas e inconvenientes tiene y cómo elegirla, acompáñame...

 

Qué es una centralita digital 

 

Es una herramienta digital inteligente, que usa un sistema de telefonía IP, concretamente VoIP (Voice over Internet Protocol). Y esta tecnología, aunque parezca moderna. existe desde los años 70.

 

Este sistema telefónico permite realizar, recibir y gestionar llamadas, como en el caso de las centralitas físicas, además de disfrutar de otro tipo de servicios que las hace muy atractivas, tanto para las grandes empresas como para autónomos y pymes.   

 

Qué necesitas

 

Lo único que necesitarás es una conexión a Internet y contratar el servicio.  Para usar la centralita sólo tendrás que conectarte con un smartphone, una tablet o un ordenador para manejar tu centralita. También puedes usar teléfonos IP o usar uno convencional con un adaptador si lo deseas. 

 

También necesitarás el software VoIP con el que controlarás la centralita virtual en tu ordenador, tu tablet o tu smartphone.

 

Qué ventajas tiene

 

▣ A diferencia de una centralita física, la digital se aloja en los servidores del proveedor del servicio, en lugar de ser uno de dispositivos complejos que todos tenemos en mente cuando se menciona una centralita. 

 

▣ Puedes tener varias líneas sin necesidad de alquilarlas por separado al proveedor de telefonía, lo que reduce los costes.

 

▣ Las llamadas son más baratas que en el caso de la telefonía tradicional, puesto que se hace a través de Internet. Convierte la voz en paquetes de datos que se envían por la red y luego son descodificados por el receptor también en voz. Al ser un proceso más sencillo y que necesita menos capacidad e infraestructura, lo abarata. 

 

▣ El proveedor es el que se encarga de ofrecer el servicio y el mantenimiento.  

 

▣ La puedes configurar según tus necesidades.

 

▣ Podrás hacer llamadas, recibirlas, desviarlas, hacer videollamadas, enviar SMS, tener fax o chat virtual... 

 

 

▣ Tendrás la posibilidad de recibir las llamadas realizada a tu oficina en tu móvil, aunque estés fuera. Y podrás hacer llamadas con el número de tu empresa desde tu móvil, como si estuvieses sentado en la mesa de tu despacho. 

 

▣ La calidad de las llamadas es excelente. Son nítidas, claras y sin interrupciones o problemas de latencia.

 

▣ Podrás tener varias extensiones.

 

▣ Te permitirá pasar la llamada a otros trabajadores o colaboradores, si los tienes. Podrás condicionar esta transferencia, de modo que según el tipo de llamada se pase a un trabajador o a otro dependiendo del cliente o de las opciones que escoja el emisor en un menú. O puede ser incondicional, transfiriendo la llamada a la primera extensión que esté libre.

 

▣ Puedes dejar las llamadas en espera o habilitar un contestador.

 

▣ Mantiene un registro de las llamadas, con el número, la fecha y la hora. Así puedes devolverás si no te ha sido posible atenderlas.  

 

▣ Podrás contar con un identificador de llamadas, lo que es muy útil a la hora de priorizar a tus clientes sobre otro tipo de contactos.  

 

▣ Te permitirá grabar un mensaje de saludo como bienvenida.  

 

▣ Puedes grabar la conversación de manera automática.

 

Cómo se benefician tus clientes

 

▣ Con una centralita las llamadas no se pierden, sino que se manejan de una manera más eficiente. 

 

▣ Te permitirá ofrecerle una mejor atención a tus clientes, porque no les dejarás desatendidos.

 

▣ Se puede integrar con un CRM (Customer Relationship Management), de modo que puedes optimizar la información sobre tus clientes. 

 

Cómo te beneficia a ti o a tus colaboradores 

 

▣ Es una buena solución para el teletrabajo, puesto que se puede usar el teléfono del negocio mientras trabaja desde casa o desde cualquier otra ubicación. De modo que se pueden recibir llamadas, pero también hacerlas con el número de cabecera de la empresa, así el receptor no diferenciará si se le llama de las instalaciones de la misma o desde otro lugar. 

 

▣ Tanto tú como tus colaboradores podréis trabajar desde cualquier ubicación geográfica, incluso fuera del país.

 

 

▣ Podrás tener un informe del uso de la centralita. Número de llamadas recibidas y emitidas, quién las ha atendido o las ha hecho, tiempo de respuesta...

 

Inconvenientes

 

▣ Tu conexión a Internet debe ser adecuada. No requiere un ancho de banda muy grande, pero sí mayor que el de una navegación web al uso. Si no lo es, el servicio ser verá afectado.

 

▣ Si no se configura adecuadamente, no podrás sacarle todo el partido.

 

▣ Si el factor humano detrás de la centralita no se compromete con una atención eficiente, incluso puede perjudicarte ante tus clientes. Porque a nadie le gusta estar esperando indefinidamente mientras escucha una melodía irritante o que le estén pasando de una extensión a otra como si fuese una pelota de ping pong.  

Cómo elegirla

 

▣ Analiza cuáles son tus necesidades reales y si te compensa contar con una centralita digital. En algunos casos te convendrá elegir otras opciones. Valóralo cuidadosamente antes de decidirte. 

 

▣ Cerciórate de que el proveedor es de confianza y que cuenta con unos protocolos de seguridad adecuados.

 

▣ Elige al proveedor teniendo en cuenta tus requerimientos y los servicios y funciones que te ofrece. O, mejor todavía, busca un consultor que te ayude a analizar tus necesidades y a buscar la mejor solución de centralita virtual para ti. 

 

▣ Hay proveedores especializados en soluciones para grandes empresas. Si tú eres un autónomo o tienes un pequeño negocio, puede que no sean los más apropiados para ti, puesto que sus precios para soluciones más modestas no están justificados. Pide varios presupuestos y busca opiniones de otros usuarios antes de decidirte.

 

▣ Es importante que puedas conservar tu número de empresa, así que verifica su portabilidad antes de darles el sí, quiero. Cambiar un número que tienen todos tus clientes y proveedores desde hace años, que aparece en tu web, en tus redes sociales o en tu publicidad supone un problema de imagen, además de ser de lo más incómodo.

¿Pondrás una centralita virtual en tu negocio?

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La primera vez que apareció el post Las Centralitas Virtuales también Son para Autónomos y Pymes fue en el blog de Todos Somos Clientes

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