Trucos para Organizar y Gestionar el Correo Electrónico

Revisar el correo electrónico, en muchas ocasiones, da hasta miedo. Y es que cada vez recibimos más comunicaciones vía email. Al abrir tu correo por la mañana, probablemente te encuentres con decenas (sino centenares) de emails que abarrotan tu bandeja de entrada. Y lo mismo ocurrirá cuando llegues a tu puesto de trabajo después de comer o darle un último vistazo al finalizar el día.


Clientes, proveedores, candidatos, amigos, conocidos, saludados, desconocidos varios, spammers... todos quieren contarte o pedirte algo, y lo hacen a través del email. Esto implica que a menos que te organices muy bien, tu programa de correo electrónico puede resultar un verdadero desastre en el que no encuentres lo que necesitas y pierdas comunicaciones importantes. Por no hablar de que echarle un vistazo a la bandeja de entrada y encontrarla tan atestada que la rueda de scroll de tu ratón acaba pidiendo clemencia cuando intentas llegar al final de la lista, puede resultar realmente estresante.


Como quiero evitarte esos problemas y ese estrés derivado de la desorganización, a continuación quiero compartir contigo unos cuantos consejos para organizar y gestionar de forma eficiente tu programa de correo electrónico. ¿Te los vas a perder?

Conoce tu programa de correo


Aprende a usar las utilidades de tu programa de correo. En muchas ocasiones nos limitamos a las funciones más básicas y perdemos la oportunidad de gestionar nuestros emails de una manera más cómoda y eficiente. De hecho, para poner en práctica muchos de los consejos que verás a continuación necesitarás conocer un poco más a fondo tu herramienta de correo electrónico.


Organización


Si recibes correos personales y profesionales, lo más recomendable es tener dos direcciones de correo electrónico separadas, para evitar que se mezclen ambas facetas. Además, al ser diferentes, te permitirá organizar mucho mejor la bandeja de entrada.


Organiza tu bandeja de entrada por los criterios que más se adapten a tus necesidades: que aparezcan primero los más recientes, procedentes de las direcciones más habituales o importantes, las comunicaciones no leídas antes de las que ya hayas revisado...

Utiliza etiquetas y estrellas para identificar los emails que recibas. Es un método para identificar de un vistazo qué tipo de mensaje es y la acción que requiere. Utiliza diferentes colores para cada tipo de etiqueta y de estrella, así de un único vistazo valorarás de qué tipo de comunicación se trata. Cuando cambie el estado del mensaje, tendrás que cambiar la etiqueta, si es que lo vas a archivar en las carpetas del programa de correo. Por ejemplo si le has puesto la etiqueta de "por hacer" y lo dejas solucionado, deberías reetiquetarlo con un "hecho" o borrarlo definitivamente si no lo vas a necesitar más.


Crea filtros por dirección, por palabras clave o por reglas que te ayuden a gestionar los correos entrantes. Así podrás derivar los mensajes entrantes a determinadas carpetas, reenviarlos automáticamente, etc.


Crea varias carpetas y subcarpetas para dirigir los correos según su temática y su importancia. Según sean tus necesidades, tendrás que abrir más o menos. Si en tu correo recibes correos de trabajo y personales, puedes abrir dos carpetas principales, una para cada faceta. Si controlas varias cuentas de correo, lo ideal sería abrir una carpeta por cada cuenta. Otra opción es crear una carpeta por cada cliente o cada proveedor, si estos no son muy numerosos. Incluso puedes abrir carpetas principales para archivar los emails que debes leer o responder hoy, los que tienes que gestionar a lo largo de la semana o a lo largo del mes. En fin, eres tú quien debe decidir qué sistema de organización es el más apropiado para ti.  


Gestiona tu correo eficazmente


Aprovecha tus dispositivos móviles y los tiempos muertos para consultar el correo tranquilamente e ir realizando las acciones que requiera cada email: archivar, responder o borrar. Los trayectos en transporte público y las esperas para realizar trámites o visitas son ideales para ello.  

No acumules mensajes sin leer en tu bandeja de entrada, porque te abrumarán y terminarás por no localizar los emails realmente urgentes o importantes. Derívalos a las carpetas que te he comentado anteriormente para dejar la bandeja de correos entrantes lo más despejada posible.


Ponte un plazo para leer, responder y borrar los correos que tengas archivados. No los dejes eternamente en sus carpetas. Por ejemplo, si te ha llegado un email el 1 de febrero invitándote a asistir a una conferencia que tendrá lugar el día 3 de marzo y todavía no tienes claro si ir o no ir, pero quieres dejar la comunicación a la vista por si te animas, acuérdate de borrarla si llega el día 4 de marzo y no has acudido al evento.


Borra los correos innecesarios desde el principio. Para que no te pases el día borrando emails no deseados, lo ideal es consultar la bandeja de entrada cada cierto tiempo y aprovechar para eliminar lo que no te sirva. Puedes marcarte como momentos para consultar el correo el principio del día, antes de irte a comer y al finalizar la jornada, por ejemplo. Aunque hay quien dice que no hay que consultar el correo a primera hora, para no engancharse con él y dejar tareas más importantes de lado, allá cada cual. Cada actividad y cada profesional necesitan una frecuencia de consulta concreta, averigua cuál es la más eficaz para ti.


No te dejes llevar por los impulsos. Si eres de esas personas que siempre van aceleradas, haciendo mil cosas a la vez y rápidamente (me incluyo en este perfil), probablemente acabes borrando correos que son realmente importantes junto con los que son inútiles. Aprende a cribar de un sólo vistazo lo que te interesa de lo que no. Para ello necesitas fijarte en el remitente, en el asunto, en la fecha y hora y hacer memoria para discriminar si es un tema importante o no lo es. Ante la duda de si borrar o no, arrastra ese email a una carpeta específica y déjalo reposar antes de realizar ninguna acción.


Crea filtros para marcar el spam y educa a tu programa de correo para que cada vez sea más eficiente a la hora de librarte de este tipo de comunicaciones basura.


Acostúmbrate a revisar la carpeta de spam para comprobar que no se ha colado ningún mensaje importante. Si es así, deberás revisar los filtros y reglas con ese remitente o ese asunto.


Quien evita la ocasión...


Antes de suscribirte a una newsletter, piénsatelo dos veces. ¿Te interesa realmente la información que te van a enviar o no? En muchas ocasiones esta suscripción es algo compulsivo y lo único que conseguimos con ellos en aumentar la cantidad de correo inútil.

Date de baja en todas las newsletters o boletines que no te interesen, porque ensucian el correo, agobian y no permiten identificar rápida y claramente los mensajes importantes. Con la entrada en vigor del RGPD nos está resultando más fácil a los usuarios detectar cuáles son estas newsletters, puesto que al enviarnos el correo de consentimiento del tratamiento de los datos podemos aprovechar para darnos de baja.


Si sueles utilizar alertas para encontrar información, revísalas periódicamente para eliminar las que no te sirvan o reformular las que sean necesarias.


Hablando de alertas y notificaciones, reduce las que procedan de redes sociales y comentarios en publicaciones, dejando únicamente las realmente importantes. 


Espero haberte ayudado a tener un correo más organizado y eficiente. ¿Tienes algún truco infalible que añadir a estos?




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La primera vez que apareció el post Trucos para Organizar y Gestionar el Correo Electrónico fue en el blog de Todos Somos Clientes.



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