Para no encontrarte con más un disgusto en el desarrollo de tu actividad comercial electrónica, a continuación te comento algunas de las obligaciones fiscales más importantes que debes cumplir.
Esta información también te será útil como consumidor, puesto que te despejará ciertas dudas acerca de si puedes exigir factura o un duplicado si lo necesitas.
Requisitos
Generales
Lo primero que debes tener en cuenta es que una tienda física y on-line se consideran a efectos fiscales el mismo negocio.
Se debe poder emitir facturas con el IVA correspondiente a cada tipo de producto o servicio. Esto implica que sus responsables, ya sean personas físicas o jurídicas, deben estar identificadas como tales ante la Agencia Tributaria.
Si vendes a clientes finales, no tienes que aplicarles ninguna retención en concepto de IRPF.
Seas autónomo o empresario, debes tener presentes los impuestos (al comprar y al vender) a la hora de calcular tus precios finales de venta. Te pongo un ejemplo: si estás en recargo de equivalencia, tendrás que pagar dicho recargo al comprar, pero no lo aplicarás al vender, por lo que si tus márgenes son pequeños, puedes acabar perdiendo dinero en el camino.
Si no has abierto todavía la tienda, pero vas a hacer gastos inmediatamente (diseño y desarrollo del sitio, gastos de constitución y puesta en marcha, compra de mercancía...), puedes hacer un alta previa.
Como empresa
Si vas a comenzar con tu negocio de comercio electrónico como sociedad, tendrás que constituirla y cumplir con todos los trámites necesarios: definir la forma de la sociedad, solicitar un nombre en el Registro Mercantil, preparar una escritura de constitución, pedir el NIF provisional, abrir una cuenta para la empresa...
Las empresas que realicen negocios de ecommerce deben estar dados de alta en el IAE (Impuesto de Actividades económicas) en las actividades y productos que comercialicen. Deberás darte de alta en tantos epígrafes como sea necesario para identificar correctamente tu negocio ante la Agencia Tributaria.
En caso de que ya tengas una tienda física y vayas a ofrecer tus productos o servicios on-line complementarios o diferentes a los que ya tienes off-line, tendrás que darte de alta en un nuevo epígrafe del IAE que refleje la nueva actividad, no por el canal a través del que los comercializas, sino porque son otros diferentes a los de tu negocio físico.
Las sociedades anónimas y limitadas se encuadran dentro del régimen general del IVA.
Es recomendable darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) si vas a comprar a proveedores y vas a vender a clientes dentro de la UE. En ese caso las facturas, tanto de compra como de venta intracomunitaria se emitirán sin IVA. Debes solicitarlo en la AEAT y ten presente que en algunos casos irá un inspector a tu domicilio fiscal para comprobar que la actividad es real y te pedirá documentación que lo acredite.
Las sociedades deben presentar el Impuesto de Sociedades, que grava el beneficio que haya obtenido el negocio de ecommerce en el ejercicio anterior.
Como autónomo
Tendrás que comunicar el alta censal a Hacienda a través del modelo 036, salvo que ya estés dado de alta como autónomo.
También tendrás que darte de alta como autónomo en la Seguridad Social. Ten cuidado con este punto, porque si la tienda tiene actividad y constituye una fuente de ingresos (algo vago y que en muchos casos queda a criterio del funcionario), tienes obligación de darte de alta en el Régimen General de Trabajadores Autónomos (RETA). Si no lo haces y la Seguridad Social considera que se trata de una actividad habitual (una tienda on-line está abierta 7x24) y ganas más del salario mínimo, puede exigirte el alta y el pago de las cuotas pendientes.
Si eres autónomo o la forma jurídica de tu negocio no es ni la sociedad limitada ni la anónima y te dan de alta en el IAE en el epígrafe de Venta al menor, por correo o catálogo, podrás acogerte al recargo de equivalencia (no se presenta IVA y se declara el total en el IRPF)., siempre que el total de tus ventas a consumidores finales no alcance el 80% (el resto de las ventas tendría que hacerse a autónomos, profesionales o sociedades) y que si se venden productos, estos no se sometan ni a transformación ni a montaje. Ojo con esto, porque Hacienda puede reclamarte el IVA que no hayas presentado, así que es mejor corregir la situación censal lo antes posible en caso de que veas que vas a vender principalmente a particulares.
Si te encuadras dentro del recargo de equivalencia, debes tener en cuenta que a la hora de comprar tú, tendrás que pagar el recargo, además del IVA; pero a la hora de vender a tus clientes, únicamente les aplicarás el IVA.
Si eres autónomo y vas a llevar tu tienda on-line desde casa, recuerda que debes declarar en el modelo 036 los metros cuadrados que vas a dedicar a la actividad, puesto que de esa declaración dependerá el porcentaje de gastos que te puedas deducir.
Contratación / venta
La información
Al vender o formalizar un contrato con un cliente debes informar de manera general de:
- Nombre o razón social.
- Domicilio fiscal completo.
- NIF.
- Nº de inscripción del Registro en el que se haya inscrito la empresa (en caso de sociedades).
- Datos del Colegio profesional, nº de colegiado, título profesional, etc. (en el caso de que los responsables deban estar colegiados para prestar un servicio o vender determinados productos).
Al cliente hay que solicitarle:
- Nombre y apellidos o razón social.
- Domicilio fiscal completo.
- NIF.
En cuanto a los productos o servicios:
- Precio de los productos o servicios (especificando si los impuestos y tasas están incluidos o no).
- Impuestos aplicables y tipo de gravamen.
- Gastos (envío, manipulación, etc.).
- Trámites que debe realizar el usuario para celebrar el contrato.
- Si se va a archivar el documento electrónico del contrato o la compra y si será accesible.
- Los medios técnicos que se ponen a disposición del cliente para identificar y subsanar los errores al introducir los datos antes de su confirmación.
- La lengua o lenguas en las que se puede formalizar el contrato.
- Condiciones de contratación on-line (condiciones de uso del sitio, condiciones de compra, derechos y obligaciones del usuario, formas de pago, política de devoluciones, propiedad intelectual, política de privacidad...).
- Medios de pago admitidos.
- Modalidades de pago.
Tras el pago
Tras recibir el pago, debes enviar a tu cliente la confirmación de la compra (con un acuse de recibo mediante comunicación electrónica) en las 24 horas posteriores a la compra.
La obligación de facturar
Tanto los autónomos como las sociedades que gestionen una tienda on-line deben facturar siempre a sus clientes. Estas facturas deberán ser completas y no simplificadas, puesto que se trata de contratos de venta o servicios celebrados a distancia, en los que no hay encuentro personal entre el vendedor y el comprador. Por lo tanto, las facturas deben contener los datos fiscales de ambas partes, los productos o servicios con sus precios y la cuota repercutida.
En el caso de que tu negocio de ecommerce tenga que ver con los servicios sociales y de asistencia sanitaria, con juegos de azar, con productos financieros, con propiedades inmobiliarias y alquiler de viviendas, con viajes combinados, con multipropiedad, con transporte de pasajeros, con contratos con funcionarios públicos o con alimentos o bebidas suministradas a domicilio; no tendrán consideración de ventas a distancia, por lo que deberás consultar con la AEAT o con tu asesor fiscal la fiscalidad aplicable.
También existe la obligación de generar una factura completa en entregas intracomunitarias de bienes (EIB), en operaciones localizadas en el territorio de aplicación del impuesto en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador; y en las operaciones no localizadas en el territorio de aplicación del impuesto si el proveedor o prestador está establecido y la operación se realiza fuera de la UE o cuando ésta se realice en otro estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
Tienes la obligación de expedir un duplicado de la factura en caso de que la original se pierda o si hay varios destinatarios de la misma. En este caso tendrás que generarla con la indicación de que es un duplicado de forma clara y visible. Si hay varios destinatarios, tendrás que indicar tanto en el original como en los duplicados la porción de base imponible que corresponde a cada uno.
Es importante que tanto proveedores como consumidores colaboremos para que las obligaciones tributarias se cumplan. Esto garantiza que como profesionales y empresarios, todos jugamos con las mismas reglas y no hay nadie que obtiene mayores beneficios porque no paga sus impuestos. Y como consumidores, exigir que todo se haga como es debido, protege nuestros derechos.
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La primera vez que apareció el post Obligaciones Fiscales de las Tiendas On-Line fue en el blog de Todos Somos Clientes.
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