Cómo Confeccionar un Manual de Protocolo para Tu Empresa (I)

Si te hablo de establecer normas y llevar a cabo actuaciones que contribuirán al buen desarrollo de las relaciones interpersonales y profesionales dentro y fuera de la empresa, de tal forma que la imagen de la marca y la de cada profesional se vea reforzada... ¿En qué piensas? ¿En una estrategia empresarial novedosísima diseñada por un grupo de expertos de la Universidad de Winsconsin? ¿En una técnica revolucionaria de psicología aplicada a los negocios? Pues no, my friend, se trata de protocolo empresarial.

 

El protocolo ayuda a que las relaciones sean más sencillas

A pesar de la percepción rancia e inútil que tiene parte de la población sobre el protocolo y las normas de cortesía, realmente nos sirven para hacernos la vida mucho más fácil, tanto a título personal como profesional. Y no son una imposición, porque podemos saltárnoslas cuando queramos, aún a riesgo de equivocarnos y sufrir las consecuencias. 


Pongo un ejemplo: el protocolo empresarial (y el organigrama) dicta que el presidente de una compañía tiene un nivel jerárquico superior (no estoy hablando de calidad humana, ni siquiera de valía, ojo), por lo que tiene precedencia a la hora de colocarse en la mesa presidencial en un acto. Si el becario que acaba de llegar a la empresa quiere sentarse en el sitio del presidente, saltándose el protocolo, puede hacerlo... aunque deberá hacer frente a lo que venga después. Otro ejemplo: ese mismo presidente, el del ejemplo de antes, llama de tú a sus empleados, mientras que exige que ellos le llamen de usted. También estará cometiendo un error, porque el hecho de que un superior demuestre respeto (y lo sienta) por sus subordinados, es imprescindible para la buena marcha de la empresa. 

 
Está claro que según el tipo de empresa, el protocolo aplicar será más o menos complejo, aunque siempre es conveniente tenerlo presente, sobre todo las normas de cortesía básica, que nos afectan a todos. 


Pero la definición y aplicación de ese protocolo y esas normas de cortesía no se pueden dejar a discreción de cada cual, porque cada persona los interpretará de una manera. Y si el protocolo debería ser un idioma común, si queremos entendernos todos, es importante definir su vocabulario y su gramática. 

 
Para eso es necesario contar con un Manual Interno de Protocolo que sirva de referencia a todos los integrantes de la compañía. No debe confundirse con el Libro de Estilo o el de Identidad Corporativa, aunque este último complementa en cierto modo al protocolo.

Precisamente por la importancia que tiene esta herramienta, quiero darte algunas pautas para confeccionar un Manual de Protocolo útil para tu empresa. A continuación encontrarás algunas recomendaciones generales que debes tener presentes a la hora de su planteamiento, de su redacción y de su uso. En la segunda parte del post, compartiré contigo lo conceptos que debería incluir el manual.


Cómo deber ser el Manual de Protocolo

• Accesible a todos los empleados, puesto que su finalidad es que se conozca y se aplique. No puede ser un documento que esté bajo llave en el despacho del presidente, sino que se debe poder consultar fácilmente: constituir parte del kit de bienvenida para cada empleado, estar accesible en la intranet de la empresa...

El Manual debe ser accesible y comprensible para todos

• Comprensible, para todos los empleados, no sólo para el departamento de protocolo y comunicación. Si lo que queremos es que todo el personal se involucre en su implantación, deberán entenderlo. 

• Coherente. Debe recoger todas las situaciones que se puedan dar en el desarrollo normal de las actividades de la compañía. De nada sirve establecer cómo se debe llevar a cabo una Junta de Accionistas, si nuestra empresa es una sociedad limitada, aunque sí sería interesante definir cómo atender el teléfono o llevar a cabo una reunión.

• Flexible, para adaptarse a los cambios que experimente la propia empresa y el entorno que la rodea. 

• Actualizado. Si no recoge los cambios que pueda haber, no cumplirá su propósito.

• Basado en el sentido común. Si la finalidad es facilitar la interacción entre las personas, no puede ser un conjunto de excentricidades y tonterías que la dificulten. 

 
Y hasta aquí llega la primera parte. Te espero en la segunda, en la que encontrarás los puntos que recoger en el manual.




      

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La primera vez que apareció este artículo fue en el blog de Todos Somos Clientes. 

 

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