Respecto a la redacción
- Cuida la ortografía y la gramática. Hay personas que piensan que un correo electrónico es, poco más o menos, un sms... con la ortografía y la gramática de este tipo de mensajes. Verídico: he llegado a recibir un email solicitando trabajo escrito como un sms adolescente. ¡Increíble!
- Utiliza los párrafos para separar conceptos, igual que en una carta. Un párrafo de 50 líneas es bastante difícil de leer, por lo que lo habitual es que no se lea hasta el final.
- El correo debe ser breve y conciso como norma general. Eso sí, es imprescindible ser prudente y no escribir correos del estilo: OK, Vale, Dalo por hecho o Yo, sí. Sobre todo si la respuesta no es inmediata, porque el receptor puede no saber de qué estás hablando.
- Recuerda que la redacción debe ser similar a la de una carta convencional, aunque más escueta. El saludo, el cuerpo y la despedida son necesarias. Que sea un medio distinto al correo postal, no significa que debamos dejar de lado la corrección en las formas.
- Evita las expresiones demasiado coloquiales, que pueden dar lugar a malos entendidos.
En cuanto a las formas
- Se educado tanto en la forma como en el contenido. Trata a los demás como te gustaría que te tratasen a ti.
- Revisa lo que has escrito antes de enviarlo. Si dudas acerca de si darle al botón de enviar, guárdalo, revísalo más tarde y, cuando estés seguro, mándalo.
- Ten precaución con el humor y el sarcasmo. A través de la red se pueden malinterpretar porque no se cuenta con la ayuda del lenguaje gestual, que es el que ayuda a contextualizarlos. En mensajes personales te puedes ayudar (con mesura) de los emoticones, en mensajes profesionales, no.
- Si los adjuntos que debes enviar son muy pesados, intenta colocarlos en un sitio web e incluye la URL en el email para que, quien lo desee, pueda descargárselo.
- Incluir el acuse de recibo en algunos mensajes es apropiado, incluirlo en todos no. No marques esta opción por defecto, utilízala sólo cuando sea estrictamente necesario o molestarás a tus receptores. Experiencia personal: conozco a una persona que pide confirmación hasta para los correos con chistes que envía.
- Evita los correos con gracietas y cadenas en el terreno profesional, es de muy mal gusto y puedes perder credibilidad ante el receptor del mensaje.
- Cuando respondas a un email de otra persona, deja la cita de su mensaje en tu respuesta para que pueda contextualizarla. Puedes dejar la cita completa o sólo las primeras líneas si el muy larga. Si la conversación deriva a otro tema, cambia el asunto y elimina las citas anteriores.
En cuanto a la seguridad
- No compres ni vendas listas de correos electrónicos, nos perjudica a todos.
- No generes spam (correo no deseado), es negativo para ti y para quien lo recibe. Piensa que si emites mucho spam, al final te pondrán en la lista negra.
- No respondas a emails que no has solicitado. Una respuesta con un simple Baja o Unsuscribe está informando al emisor de spam que puede estar detrás de estos correos de que tu dirección es válida. Y ya sabes lo que significa eso: montones de correos no deseados que saturarán tu bandeja de entrada.
Respecto a la ley
- Respeta la propiedad intelectual. No sólo te evitarás problemas legales, también demostrarás que tienes estilo.
- No incluyas datos personales innecesarios en tus correos electrónicos, en internet no hay privacidad que valga. Y, por supuesto, tampoco facilites datos personales de terceros sin su autorización.
- Ya hemos hablado antes de las copias ocultas para mantener la privacidad de tus destinatarios aunque, no sólo debes hacerlo por respeto a ellos, tienes que mantenerla porque la Agencia Española de Protección de Datos sanciona con multas muy cuantiosas a quien no respeta la LOPD, además de vulnerar la LSSI. También deberás cumplir estas leyes incluyendo los correspondientes avisos legales, no lo olvides.
En un próximo post, hablaremos de la netiqueta aplicada a las listas de discusión y foros, muy necesaria también.
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