A continuación encontrarás 40 consejos sencillos para organizar tu despacho y comenzar a ser más eficiente.
1.- Antepón siempre la funcionalidad sobre la estética. Aunque lo ideal es que aúnes ambas, porque la estética también tiene importancia, por ti y por los clientes que visiten tu despacho.
2.- Opta por un mobiliario que sea multifuncional, que se pueda mover y adaptar a las diferentes necesidades que te puedan surgir.
3.- Elimina todo mobiliario superfluo. Recíclalo, véndelo o llévalo a punto limpio. Todo lo que no tenga una función robará espacio a los elementos realmente útiles o contribuirá a crear un espacio abigarrado y poco profesional.
4.- Si vas a manejar documentos confidenciales, ten previstos distintos espacios de almacenaje con llave.
5.- La mesa de trabajo debe ser amplia, con una superficie agradable y una altura acorde a tu fisionomía. Pasarás muchas horas trabajando en ella, así que debe ser cómoda.
6.- Si es posible, ten alguna superficie más alta, para que puedas trabajar sentado o de pie con tu ordenador, tomando notas o haciendo llamadas. Es una manera de luchar contra el sedentarismo.
7.- Ten siempre una cajonera para poder almacenar material de oficina y tenerlo a mano, así no estará sobre la mesa. Eso sí, evita llenar los cajones, especialmente si se trata de objetos inútiles. Debes poder encontrar cualquier cosa sin tener que rebuscar.
8.- Organiza muy bien los cajones del escritorio para que sean eficientes. Emplea organizadores, separadores y cajas para tener todo bien ordenado.
9.- La silla de trabajo debe ser cómoda y funcional. Es una de las inversiones más importantes, puesto que pasarás mucho tiempo sentado sobre ella y tu salud te lo agradecerá. Si no inviertes en tu silla, lo harás en la consulta del fisioterapeuta.
10.- Utiliza un reposapiés. De ese modo podrás mantener tus pies a una altura correcta para mejorar tu circulación sanguínea y evitarás el cansando y la hinchazón, al menos en parte.
11.- Pon un protector para la silla, sobre todo si el suelo es de madera o de materiales delicados. Al cabo del día moverás las ruedas de tu silla decenas de veces sobre él, lo que terminará rayándolo y dañándolo de forma irreversible. Los tienes disponibles por poco dinero en el mercado.
12.- Si tienes espacio, ten una pelota de Pilates para alternarla con la silla. Sentarte en estas pelotas relajará tu espalda, al mismo tiempo que fortalece tus piernas y tu abdomen, puesto que tendrás que hacer fuerza para mantener una postura erguida.
13.- Si el despacho es pequeño, prefiere los armarios y archivadores con correderas o persianas en lugar de puertas, de ese modo no restarás espacio al abrirlas y cerrarlas.
14.- Elige los armarios y archivadores teniendo en cuenta el tipo de material que vayas a guardar en ellos y su volumen. Procura que sean capaces de sostener su peso y que aguanten que guardes y saques constantemente archivadores, carpetas y cajas.
15.- Procura que armarios y estanterías estén correctamente asegurados a la pared. Imagina lo que puede suceder si se te viene encima un mueble de grandes dimensiones lleno de archivadores... De hecho, es uno de los puntos que te obligará a respetar la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
16.- Presta especial atención a la iluminación, porque es fundamental para llevar a cabo tu trabajo de forma cómoda y saludable para tu visión. Siempre que puedas elige la luz natural. Procura que la luz no moleste ni haga sombra. Lo ideal es contar con iluminación general y con focos que puedas dirigir sobre tu zona de trabajo según tus necesidades, preferentemente con reguladores de intensidad. Para que el contraste entre la pantalla de tu ordenador y el ambiente no sea excesivo, al menos debe haber 500 lux de iluminación.
17.- Organiza tu material por categorías: archivos, manuales, libros, CDs... Así será más fácil encontrar lo que buscas.
18.- Ten bandejas para documentos que necesiten tu atención. Lo ideal es tener únicamente 2 ó 3 bandejas. Una para salida, otra para entrada y otra para documentos que necesiten otro tipo de tratamiento (correo postal, entrega en otros departamentos, etc.).
19.- Ten a la vista únicamente lo que requiera tu interés inmediato. Si dejas sobre tu mesa, las sillas o los muebles auxiliares multitud de documentos y material prescindible o que no vayas a utilizar en un futuro cercano lo único que conseguirás es quitar espacio para lo realmente importante y crear un ambiente agobiante.
20.- Evita almacenar documentos uno sobre otro encima de la mesa. Si quieres encontrar lo que necesitas rápidamente o tener sitio para poder tomar notas, hacer consultas o trabajar sobre algún plano o documento, lo que menos necesitas son pilas de papeles sobre tu mesa.
21.- Procura eliminar de tu mesa aquello que no utilices. No es un bazar oriental, es una superficie de trabajo, tenlo siempre presente.
22.- Coloca cerca de ti lo que necesites constantemente: teléfono, bolígrafos, notas... Al resto vete dándole su espacio más o menos lejos de tu mesa, dependiendo de cuánto lo usas.
23.- Sitúa la pantalla de tu ordenador una distancia adecuada. Lo ideal es que estires tu brazo y tomes como medida el lugar al que llegan tus nudillos. En cuanto a la altura, toma como referencia la línea superior de los textos y procura que esté a la altura de tus ojos o ligeramente más abajo.
24.- Si trabajas con muchos documentos abiertos a la vez en tu ordenador, te aconsejo que te plantees el uso de las pantallas múltiples. Aunque pueda parecerte muy friki, es realmente cómodo poder consultar y trabajar con muchos documentos y datos al mismo tiempo, sin necesidad de cambiar de ventanas cada dos por tres.
25.- Busca sistemas de almacenamiento apropiado a los documentos o soportes con los que trabajes: papel, CDs, vídeos... Los documentos requerirán archivadores en forma de carpetas o cajas, los CDs cajas apropiadas para ellos, etc.
26.- Los documentos siempre se organizan mejor con un almacenamiento vertical (carpetas colgantes, cajas archivadoras, carpetas de anillas..). Es un método que facilita la consulta y suele ocupar menos espacio que el horizontal.
27.- Etiqueta siempre los contenedores para saber qué contienen. Si no están identificados de algún modo, perderás tiempo buscando lo que necesitas.
28.- Acostúmbrate a tirar lo que no sea imprescindible, no insistas en acumular lo que no vas a utilizar más. Guarda los documentos que necesites para el desarrollo de tu trabajo o los que sean obligatorios legalmente, el resto destrúyelos o búscale un almacenamiento externo.
29.- Digitaliza todo lo que puedas. Cuantos más documentos estén digitalizados, menos espacio necesitarás para archivar, estarán más seguros y los podrás consultar de una forma más rápida y cómoda.
30.- Archiva con frecuencia. Es mejor archivar una o dos veces por semana, incluso todos los días, que tener montañas de documentos para almacenar por todas partes.
31.- Ten una destructora de documentos. Es imprescindible. Por un parte es más seguro, porque podrás deshacerte de documentos con datos personales delicados con seguridad; y por otra te dará menos pereza eliminar material inservible. Importante, colócala en un lugar accesible por todos, si no no la utilizaréis ninguno.
32.- Ten contenedores y elementos de almacenaje para el material de oficina. Sobre todo para los que tengan pequeño tamaño, como los bolígrafos, lápices, clips, grapas, etiquetas, sobres, etc.
33.- Los cables deben estar bien organizados con bridas y preferentemente fuera del paso y de la vista. Es más seguro para todos los que circuléis por el despacho, y también por estética.
34.- Utiliza las paredes como forma de almacenamiento: revisteros, colgadores, pizarras, corchos, estanterías... Así podrás aprovechar el espacio sin quitarle metros cuadrados al despacho.
35.- Pon plantas que limpien el aire y aproten un toque fresco y green al espacio. Es un pequeño detalle que crea ambientes más agradables.
36.- Coloca un perchero. Tú, tus colaboradores o tus clientes necesitaréis un lugar en el que colocar los abrigos, las chaquetas o los bolsos, por lo que es mejor tener un lugar adecuado en el que colgarlos, que dejarlos sobre cualquier silla o mesa. Procura que no ocupen demasiado espacio y que estén en la zona de acceso, no cerca de las mesas de trabajo.
37.- No te olvides de tener un paragüero. Parece un detalle sin importancia, pero realmente útil. Un paraguas empapado puede estropear el suelo, además de convertirse en un peligro, porque cualquiera puede patinar sobre un suelo mojado. Por no hablar de la incomodidad de los clientes que llegan con su paraguas chorreando al despacho y que no saben qué hacer con él.
38.- Permítete tener algunos elementos personales para decorar: marcos de fotos, dibujos de los niños, regalos importantes...Te ayudarán a humanizar tu espacio de trabajo y a darte ánimos cuando te sientas decaído y cansado. Eso sí, siempre en una cantidad moderada, para no sobrecargar el espacio y para transmitir una imagen profesional.
39.- Busca un sitio para tus cosas personales. Reserva un cajón o un espacio en un armario o estantería para dejar tu bolso, tu maletín o tu neceser. No los dejes por medio, por comodidad y por seguridad, sobre todo si recibes clientes en el despacho.
40.- Recoge a diario. Reserva unos minutos al final de tu jornada para dejar tu mesa limpia y recogida. Al día siguiente comenzarás la jornada con más ganas, el personal de limpieza podrá realizar mejor su labor y evitarás miradas indiscretas sobre tus cosas.
¿Cómo organizas tú tu espacio de trabajo?
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La primera vez que apareció el post 40 Consejos para Organizar Tu Despacho fue en el blog de Todos Somos Clientes
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