11.- Hazte con tres elementos que te harán la vida más fácil y te evitarán problemas de salud: una silla cómoda y regulable, un buen reposapiés y un ratón que no te obligue a forzar demasiado la postura de tu mano y tu muñeca.
12.- Te aconsejo que busques distintos proveedores de material de oficina entre la gran oferta que hay en el mercado. Después de varios años de experiencia, he de decir que las grandes marcas que venden por catálogo son mucho más caras que muchas papelerías de barrio.
13.- Coloca cerca de ti los elementos que vayas a necesitar con frecuencia para no tener que levantarte o hacer contorsionismo para acceder a ellos. Debes levantarte de tu silla cada cierto tiempo para despejarte y mover las piernas, pero eso no significa que tengas que ponerte de pie para atender el teléfono al otro lado de la habitación cada vez que suena.
14.- Intenta disponer de alguna pizarra y de un corcho para poder tener información útil a la vista. Te servirá para organizarte mucho mejor.
16.- Pon alguna planta, es una forma de darle vida al despacho. Busca alguna que te resulte fácil de mantener y que sea decorativa.17.- Si la música te gusta y te ayuda a concentrarte, ten a mano todo tu arsenal musical. Te hará sentir mucho más a gusto. Pero, ojo, intenta que no se escuche la música cuando hables con tus clientes por teléfono.
18.- Si vas a recibir clientes o colaboradores, procura que haya sitio para recibirles. Ten a mano unas sillas (sin papeles y manuales encima) donde se puedan sentar cómodamente. También te hará falta un perchero y un paragüero para que dejen sus abrigos y paraguas. Si no tienes sitio en el despacho, deberás tenerlos en la zona de paso hasta llegar a él.
19.- Hablando de clientes: si vas a abrir al público tu despacho, debes tener en cuenta que debes cumplir con la Ley de prevención de riesgos laborales. Es decir, aunque sea tu casa y seas autónomo, tendrás que tener uno o varios extintores, señalizar el cuadro eléctrico, tener un botiquín, etc. Si no tienes el título básico de PRL, tendrás que externalizar el servicio, por lo que te recomiendo que los obtengas por tu cuenta. Seguir las recomendaciones básicas y hacer las cosas bien, no cuesta tanto. Por cierto, ten en cuenta que si quieres accede a algunas ayudas y subvenciones, deberás cumplir con tus obligaciones en este sentido.
20.- Y, por supuesto, si vas a abrir tu despacho al público, deberás solicitar en tu ayuntamiento las correspondientes hojas de reclamaciones (oficiales).
21.- Procura separar los gastos que te genere el despacho diferenciados de los generales de la casa. No sólo te ayudará a administrarte mejor, además ayudarás a clarificar la contabilidad y fiscalidad de tu actividad profesional.
22.- Consulta con tu asesor si puedes declarar la parte proporcional de tu despacho como zona dedicada a actividad profesional, quizás te interese a nivel fiscal.
Habrá conceptos que te podrás desgravar sin problema como son la parte
proporcional de los impuestos locales o del seguro de la vivienda. Lo
que seguro no te podrás desgravar serán los suministros como el agua o
la luz. En cuanto al teléfono fijo y móvil, para podértelo desgravar
tendrías que poder justificar que tienes unos destinados únicamente al
trabajo, y no es fácil. Espero haberte sido de ayuda. Si tienes algún consejo o experiencia que compartir, por favor, siéntete libre para hacerlo.
Hasta pronto...
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Ley orgánica de protección de datos de carácter personal (LOPD)
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