Una Carta Comercial no es un Texto Web

Este post surge de la cantidad de cartas comerciales que recibo últimamente y que adoptan el mismo estilo que tienen algunas páginas web de mala calidad.


No se si os habéis fijado, pero hay empresas que envían cartas con un mensaje confuso, sin márgenes, sin un estilo definido, con varios tipos y tamaños de letra en el mismo texto, con todo tipo de colores... como os decía, como una mala web. Por supuesto, ofrecen una pésima imagen de la empresa que las remite y suelen acabar en la letra "P" del archivo vertical: la papelera. 


Hay quien entiende que las técnicas SEO para posicionar una página web se pueden utilizar al diestro y siniestro en una carta comercial, deben pensar que con ellas posicionarán mejor la carta... en la "P" del archivo, claro ;) Y no, no es así. Evidentemente, todos recibimos multitud de correspondencia, lo que hace necesario llamar la atención del destinatario; pero no así. Debemos captar el interés de quién recibe nuestro mensaje por el contenido, por la presentación, por la brevedad y por la calidad. Creedme, según lo que se ve actualmente, una carta bien escrita y perfectamente presentada llama la atención, vaya que si la llama.

 
Durante varios años he sido secretaria de dirección y también he impartido formación sobre este tema, así que es un tema que me interesa especialmente. Soy especialmente consciente de la importancia de la carta comercial como medio de transmitir tanto el mensaje que se quiere transmitir como la imagen de la compañía. 


Para redactar y presentar una carta comercial correctamente y que no parezca un texto para una mala web, aquí tenéis unos cuantos consejos útiles y fáciles de llevar a la práctica:

• Recordad: una carta no es un contenido web, es una comunicación comercial sujeta a ciertas reglas.

• Antes de escribir, ordenad vuestras ideas y definid el mensaje central, lo que queréis decir, a partir de ahí debéis construir la carta.

• Importante: la carta comercial debe tener las cuatro partes indispensables: saludo, cuerpo, cierre y despedida. 

• La ortografía y la redacción deben ser excelentes. Si no se os da muy bien, siempre están los correctores ortográficos, manuales de estilo y diccionarios que prestan una ayuda inestimable.

• El tipo de letra debe ser único y, a ser posible, el mismo en todas las comunicaciones comerciales de la empresa. En algunos casos, se pueden usar dos si se considera estrictamente necesario para destacar o diferenciar alguna parte del mensaje.

• El tamaño de la letra debe ser el mismo en la fecha, saludo, cuerpo, cierre, despedida y antefirma. Sólo debería variar, si lo hace, en los datos del remitente o del destinatario y en las referencias o asunto.

• El color de la letra debe ser el mismo para toda la redacción. El color se debe dejar únicamente para el diseño del material corporativo. Un exceso de color en una carta comercial despista la atención del mensaje y da imagen de una empresa infantil y poco seria.

• Las negrillas, subrayados y cursivas se deben usar únicamente para señalar partes de texto muy concretas y sólo cuando sea adecuado. Si se abusa de estos recursos, cuya misión es llamar la atención sobre algo en concreto, se consigue el efecto contrario porque el destinatario no sabe qué es lo importante y lo que no.

• Es necesario respetar unos márgenes mínimos en todo el documento. Una referencia sería un mínimo de 2,5 cm. para todos los márgenes en vertical y horizontal, a partir de ahí, la legibilidad, la armonía y el gusto personal son los que mandan.

• También es importante separar los párrafos con un espacio suficiente para facilitar la lectura de la carta. Si se utilizan sangrías, el espacio puede ser menor; si se utiliza el estilo bloque (todo el texto alineado a la izquierda), es más conveniente usar espacios más amplios entre párrafos.

• Se debe emplear un estilo coherente aunque no tengamos conocimientos administrativos o de secretariado, es decir, si empleamos sangría en un párrafo, debemos utilizarlo en el siguiente. Si justificamos una parte de la carta, debemos hacerlo con el resto. 

• El papel debe ser de una calidad media-alta. Ya no se envían tantas cartas, así que no escatiméis en papel. Si os supone un gasto muy elevado, es mejor enviar un email (ojo, siempre respetando la LOPD y la LSSI y evitando el spam).

• Otro punto importante a tener en cuenta es la calidad de impresión. Debe ser de una calidad buena que facilite la lectura y que ofrezca un buen aspecto. Si la tinta se está acabando en nuestra impresora, lo mejor es cambiar el cartucho para este tipo de comunicaciones externas y acabar el anterior para textos internos o borradores.

• Por supuesto una carta bien redactada debe incluir alguna palabra o expresión clave, marcada por el objetivo de la misma... pero una o dos veces, no quince, en negrilla y con letra extragrande. Como ya he dicho, aquí no hace falta hacer SEO. 

Os agradezco vuestro tiempo y aprovecho para enviaros un cordial saludo,


:)